ตำแหน่งเลขาผู้บริหาร Secretary กับผู้ประสานงานฝ่ายขาย Sales Coordinator ลักษณะงานมีการแตกต่างกันอย่างไร?
💎ตำแหน่งเลขาผู้บริหาร คือตำแหน่งที่เป็นเสมือน ผู้ช่วยส่วนตัวของผู้บริหาร ในการประสานงานต่างๆและเตรียมการทำงานให้กับผู้บริหารในส่วนที่ได้รับมอบหมายให้ช่วยเหลือ เพื่อทำให้ผู้บริหารมีเวลามากขึ้นในการทำหน้าที่ที่สำคัญ
ตำแหน่งเลขาผู้บริหารมีหน้าที่หลักๆ ที่ต้องทำอะไรบ้าง
1. จัดเตรียมการประชุมทั้งในประเทศและต่างประเทศสำหรับผู้บริหาร
2. จัดเตรียมการประชุมกรรมการบริหารบริษัท
3. จัดทำเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
4. ดูแลความถูกต้องและแม่นยำของเอกสารทั้งหมดที่ต้องใช้ในการประชุม
5. จัดทำบันทึกการประชุมที่ถูกต้อง กรณีที่ได้รับมอบหมายให้เข้าร่วมประชุมและบันทึกการประชุม
6. ประสานงานทำความเข้าใจให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องรับทราบข้อมูลทั้งหมดให้ทันเวลา
7. ดูแลเอกสารที่เป็นความลับ และจัดเก็บอย่างดี ห้ามเผยแพร่สิ่งที่เป็นความลับเด็ดขาด
8. บริหารจัดการการส่งอีเมลต่างๆ ที่ได้รับจากผู้บริหารเป็นรายกรณีไป
9. ช่วยเหลืองานต่างๆ ที่ผู้บริหารมอบหมายให้เป็นครั้งคราว ตามความรับผิดชอบ ที่เหมาะสม
10. จัดเตรียมแฟ้มเอกสาร เพื่อเก็บเอกสารทั้งหมดให้เป็นระเบียบ ค้นหาง่าย
11. มีความรู้เกี่ยวข้องในเรื่องของกฎหมายต่างๆ ที่ต้องสนับสนุนผู้บริหาร เพื่อประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องด้านกฎหมาย
💎ตำแหน่งผู้ประสานงานฝ่ายขาย จะมีหน้าที่คล้ายๆ กับตำแหน่งของเลขาผู้บริหารในบางมิติแต่เรื่องของความเข้มข้นเร่งด่วน และความแม่นยำ อาจจะมีระดับของความเข้มงวดลดน้อยลงไปเนื่องจากเป็นการประสานงานกับทางฝ่ายขายโดยตรง ไม่ใช่การประสานงานกับระดับผู้บริหารสูงสุดขององค์กร จึงทำให้ความกดดันในเรื่องของความรวดเร็ว ความถูกต้อง ความละเอียดและความลับ อาจจะมีน้อยกว่าลักษณะงานของ เลขาผู้บริหาร
ตำแหน่งของผู้ประสานงานฝ่ายขายต้องทำอะไรบ้าง
1. ตรวจสอบเบื้องต้นเกี่ยวกับความต้องการร้องขอของลูกค้าในการสั่งซื้อสินค้า
2. แจกจ่ายความต้องการของลูกค้าไปสู่แผนกต่างๆ หรือพนักงานขายที่เกี่ยวข้องโดยตรง และอยู่ในความรับผิดชอบในเขตพื้นที่นั้น หรือในกลุ่มสินค้าดังกล่าว
3. ประสานงานกับฝ่ายขาย เพื่อสอบถามถึงความต้องการของข้อมูลเพิ่มเติม หรือเอกสารเพิ่มเติมเพื่อให้ฝ่ายขายดำเนินการเสนอราคาได้
4. ทำหน้าที่จัดเตรียมใบเสนอราคา ตามที่ฝ่ายขายได้ให้ข้อมูลมา และตรวจสอบความถูกต้อง
5. ส่งใบเสนอราคาให้กับลูกค้าให้ทันเวลา และติดตามว่า ลูกค้าได้รับใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว
6. ติดต่อกับลูกค้า เพื่อขอทราบผลตอบรับ เกี่ยวกับใบเสนอราคาว่า ลูกค้าติดเงื่อนไขประการใดบ้าง ที่จะต้องนำมาแก้ไขและส่งให้ลูกค้าใหม่อีกครั้ง
7. ทำตารางสรุปถึงใบเสนอราคาต่างๆ ที่ส่งออกไปแล้ว และกำหนดตารางเวลาที่จะต้องติดตามใบเสนอราคาว่าโครงการนี้ ควรจะจบเมื่อไหร่ และ ควรปิดการขายได้เมื่อไหร่
8. สอบถามความคืบหน้าจากกันฝ่ายขาย เพื่อมาอัพเดทข้อมูลว่า สถานะของใบเสนอราคาแต่ละใบ ตอนนี้อยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว เช่น ขั้นตอนเสนอราคา ขั้นตอนการติดตามผล ขั้นตอนการปิดการขาย ขั้นตอนการรับออเดอร์จากลูกค้า เพื่อให้แผนการขายทั้งหมดมีความชัดเจน ตรงกับตารางเวลาที่วางแผนไว้เกี่ยวกับการพยากรณ์ยอดขาย
9. กรณีที่ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้าแล้ว ต้องประสานงานกับฝ่ายต่างๆ ภายในองค์กร และสรุปเงื่อนไขต่างๆ ที่ต้องเตรียมเกี่ยวกับเรื่องของ กำหนดส่งของ เงื่อนไขการชำระเงิน ให้ทุกฝ่ายทราบทั้งฝ่ายบัญชี ฝ่ายผลิต ฝ่ายขนส่ง โดยจะเป็นผู้สรุปข้อมูลทั้งหมดอย่างถูกต้อง ก่อนที่จะส่งต่อข้อมูลทั้งหมด ให้ดำเนินการในขั้นตอนต่อไปของแต่ละแผนก
10. ติดตามผลการปฏิบัติงานของ ฝ่ายผลิตและฝ่ายขนส่ง เพื่อให้ทราบว่า สถานการณ์ของออเดอร์นั้นๆ ไปถึงขั้นไหนแล้ว สามารถส่งได้ตามเวลาที่กำหนด หรือส่งไม่ทัน เพื่อจะได้รีบแจ้งฝ่ายขายให้ประสานงานกับลูกค้า เพื่อปรับเปลี่ยนแผนการจัดส่งสินค้า
11. ติดตามสอบถามลูกค้าถึงความพึงพอใจในสินค้าที่ได้จัดส่งไปแล้ว ว่าถูกต้องทันเวลา และมีคุณภาพตามที่ได้กำหนดไว้ในใบสั่งซื้อหรือไม่อย่างไร
12. สรุปรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับออเดอร์แต่ละออเดอร์ ให้ฝ่ายขายรับทราบถึงความสมบูรณ์แบบ ของการดำเนินการผลิต การจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ว่าเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ฝ่ายขายทราบถึงความสมบูรณ์ของงานขาย เพื่อจะนำไปสู่กำหนดเวลาในการชำระเงินของลูกค้าตามเครดิตเทอมที่ได้ไป
13. กรณีที่สินค้ามีปัญหา ต้องรับเรื่องจากลูกค้าและประสานงานกับฝ่ายขาย เพื่อให้ฝ่ายขายติดต่อลูกค้า เพื่อแก้ปัญหาในเบื้องต้น ก่อนที่จะส่งข้อมูลไปให้ฝ่ายบริการ หรือฝ่ายผลิต เพื่อแก้ไขในรายละเอียดต่อไป
14. ติดตามกับฝ่ายบัญชีว่า ลูกค้าได้ชำระเงินเต็มจำนวนตรงตามกำหนดเวลาในใบเสนอราคา หรือเครดิตเทอมที่ให้กับลูกค้าหรือไม่อย่างไร เพื่อแจ้งให้ฝ่ายขายทราบว่า การชำระเงินถูกต้องสมบูรณ์ครบถ้วน หรือติดขัดอย่างไร เพื่อให้ฝ่ายขายติดต่อลูกค้าอีกครั้ง เพื่อให้สามารถเก็บเงินได้เต็มจำนวนและตรงเวลาที่กำหนดไว้ในใบเสนอราคา
15. สรุปผลการทำงานทั้งหมด ความคืบหน้าในการดำเนินงานในขั้นตอนต่างๆ และปัญหาอุปสรรคที่เกิดขึ้นในแผนกการขาย ให้ฝ่ายขายทราบ ในที่ประชุม เพื่อหาทางแก้ไขและปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นต่อไป
👤คุณสมบัติของทั้งสองตำแหน่งต้องมีอะไรบ้าง?
👤คุณสมบัติของตำแหน่งเลขาผู้บริหาร
1. จบการศึกษาทางด้านบริหาร หรือด้านกฎหมายได้ยิ่งดี ในกรณีที่เป็นตำแหน่งเลขาผู้บริหารในองค์กรระดับสูง อาจจะต้องมีความรู้ด้านกฎหมายด้วย เนื่องจากต้องช่วยผู้บริหารในการประสานงานดำเนินการต่างๆเกี่ยวกับด้านการประชุมหรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ ของทางผู้บริหารที่เกี่ยวข้องกับข้อกฎหมาย ถึงแม้จะมีนักกฎหมายประจำบริษัทก็ตาม แต่เลขาผู้บริหาร ก็ต้องเป็นผู้ประสานงานกับทนายความประจำบริษัทในเบื้องต้นก่อนที่จะนำเสนอผู้บริหารรับทราบ
2. เป็นผู้ที่มีตรรกะที่ถูกต้อง สามารถเข้าใจและจดบันทึกการประชุมได้อย่างถูกต้องครบถ้วน ในกรณีที่ได้รับมอบหมาย ให้เข้าที่ประชุมของผู้บริหารเพื่อทำการจดบันทึกวาระการประชุมและรายงานการประชุม จึงต้องเป็นที่ผู้ที่สามารถฟังทุกอย่างได้อย่างเข้าใจ มีตรรกะที่ถูกต้อง เพื่อจะได้จดบันทึกวาระการประชุมและรายงานการประชุมได้อย่างถูกต้องครบถ้วนเป็นระเบียบ
3. เป็นผู้ที่ต้องมีทักษะในการประสานงานชั้นเยี่ยม เนื่องจากงานเลขาของผู้บริหารจะต้องประสานงานกับระดับผู้บริหาร ซึ่งส่วนใหญ่จะค่อนข้างยุ่ง และมีการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาอยู่ตลอดเวลา แม้จะประสานงานกับเลขาด้วยกันก็ตาม ก็ต้องเป็นผู้ที่มีทักษะในการประสานงานชั้นเยี่ยม เพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผนและปรับแผนได้ทันเวลา
4. เป็นผู้ที่เก็บความลับได้อย่างดี เนื่องจากทุกการเคลื่อนไหวของผู้บริหาร ไม่ว่าจะเป็นการเดินทาง การประชุมวาระการประชุม หรือข้อมูลที่อยู่ในช่วงระยะเวลาของการพิจารณาตัดสินใจเชิงนโยบายซึ่งถือว่าเป็นความลับ ที่ไม่อาจจะเปิดเผยได้ เนื่องจากจะมีผลเสียกับการตัดสินใจหรือการวางแผนขององค์กรในอนาคต
5. เป็นผู้ที่มีทักษะด้านภาษาชั้นเยี่ยม ทั้งภาษาไทยและภาษาต่างๆ แล้วแต่องค์กรที่ทำงานอยู่ เช่นภาษาอังกฤษ ภาษาจีน ภาษาญี่ปุ่น หรือภาใดๆ ก็ตามที่องค์กรนั้น ใช้เป็นภาษาที่ 2 นอกเหนือจากภาษาไทย
6. มีทักษะที่ดีในการใช้คอมพิวเตอร์และโปรแกรมพื้นฐานสำหรับงานเลขาผู้บริหาร
7. มีความอดทนสูงต่อภาวะกดดัน และความเปลี่ยนแปลงกระทันหัน เนื่องจากผู้บริหารแต่ละท่านย่อมมีตารางเวลาที่อัดแน่น และมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ดังนั้น เลขาผู้บริหาร จึงต้องสามารถที่จะปรับตัวให้ทัน และแก้ปัญหาเฉพาะหน้าให้ได้ จากการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาอย่างกะทันหัน ซึ่งเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในตำแหน่งนี้ ที่ทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหาร
8. มีความยืดหยุ่นในชั่วโมงการทำงาน เพราะบางครั้ง อาจมีงานด่วนเข้ามา ซึ่งไม่ได้อยู่ในแผนและอาจตรงกับวันหยุด หรืออาจจะในช่วงเย็น ที่ต้องมีการประชุมด่วน หรือไปพบลูกค้าด่วน และต้องเตรียมเอกสารให้กับผู้บริหาร เพื่อไปประชุมกับลูกค้า หรือไปนำเสนอกับการประชุมของผู้บริหารอื่นๆ จึงต้องมีเวลายืดหยุ่นที่จะต้องพร้อม ที่จะจัดเตรียมทุกอย่างนอกเหนือจากเวลาทำงานปกติเมื่อจำเป็น
9. ต้องมีความตื่นตัวหาความรู้รอบตัวอยู่เสมอในงานที่เกี่ยวข้องกับงานที่ตัวเองรับผิดชอบอยู่ เช่นการเปลี่ยนแปลงข้อกฎหมายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกรรมการบริษัทในรูปของการเปลี่ยนแปลงเอกสารต่างๆ ขององค์กร แม้จะสามารถจ้างบริษัทข้างนอกมาดำเนินการจัดการให้ได้ แต่เลขาผู้บริหาร ก็มีหน้าที่ ที่จะต้องทราบถึงหลักการในเบื้องต้น และสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้เช่นกัน ก่อนที่จะเสนอให้ผู้บริหารเซ็นเพื่ออนุมัติหรือดำเนินการต่อไป
10. ต้องเป็นผู้ที่มีภาวะผู้นำ และมีไหวพริบในการรับมือกับผู้ที่จะเข้ามาพบกับผู้บริหาร เนื่องจากเลขาผู้บริหาร คือด่านแรก ที่จะต้องเป็นผู้กลั่นกรอง หรือรับเรื่องจากผู้ที่มาติดต่อกับผู้บริหาร จึงจำเป็นต้องมีทักษะของความเป็นผู้นำและผู้ประสานงานชั้นเยี่ยม เพราะ เลขาผู้บริหาร ก็เหมือนกระจกสะท้อนถึงบุคลิกของผู้บริหารได้เช่นกัน
11. ต้องเป็นคนที่สุภาพอ่อนน้อม แต่มีความชัดเจนในการทำหน้าที่อย่างถูกต้อง
👤คุณสมบัติของตำแหน่ง ผู้ประสานงานฝ่ายขาย
1. จบการศึกษาทางด้านบริหาร เป็นผู้ที่มีความเข้าใจในขั้นตอนการทำงานของการขายตั้งแต่ต้นจนจบอย่างชัดเจน
2. เป็นผู้ที่สามารถประสานงานกับทุกฝ่ายได้อย่างรวดเร็ว
3. เป็นผู้ที่มีความละเอียดในการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
4. เป็นผู้ที่มีความรับผิดชอบในการติดตามงาน จากทั้งภายในและภายนอก ให้เป็นไปตามแผนงานอย่างถูกต้อง
5. เป็นผู้ที่สามารถทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกันได้ เนื่องจากผู้ประสานงานฝ่ายขายต้องประสานงานกับทุกฝ่ายพร้อมกันในเวลาเดียวกัน จึงต้องเป็นผู้ที่มีทักษะที่ดี ในการประสานงานในงานที่แตกต่างกันในเวลาพร้อมกันได้
6. เป็นผู้ที่มีความละเอียดในเรื่องของการจัดการฐานข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้อง และอัพเดทให้ทันเวลาอยู่เสมอ
7. เป็นผู้ที่เข้าใจเงื่อนไข หรือข้อจำกัดของแต่ละแผนก ที่เกี่ยวข้องกับการขาย เช่น เงื่อนไขข้อจำกัดของฝ่ายบัญชี เงื่อนไขข้อจำกัดของฝ่ายผลิต เงื่อนไขข้อจำกัดของฝ่ายจัดส่ง เงื่อนไขข้อจำกัดของฝ่ายขาย เพื่อให้การประสานงานเป็นไปอย่างเข้าออกเข้าใจและประสานงานได้ดีในเชิงบวก
8. เป็นผู้ที่มีความอดทนต่อการเปลี่ยนแปลงของเอกสารอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงจากเอกสารภายนอกหรือภายใน ต้องพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนให้ถูกต้องและทันเวลา
9. เป็นผู้ที่สามารถควบคุมอารมณ์ และอดทนต่อภาวะกดดันต่างๆ ได้ดี เพราะมีหน้าที่ประสานงานกับทุกฝ่าย ทั้งในสถานการณ์ที่ปกติ และในสถานการณ์ที่กดดันเร่งด่วนที่ต้องส่งสินค้าให้ทันเวลา
10. เป็นผู้ที่เรียนรู้อยู่ตลอดเวลาเกี่ยวกับสินค้าที่บริษัทจัดจำหน่าย เพื่อให้สามารถประสานงานกับลูกค้าได้ในเบื้องต้น ในกรณีที่มีคำถามจากลูกค้ามา ต้องสามารถตอบลูกค้าได้ในเบื้องต้น ก่อนที่จะส่งมอบให้กับฝ่ายขายในลำดับต่อไป เพื่อให้การตอบคำถามรวดเร็วและเกิดความประทับใจกับลูกค้า
11. เป็นผู้ที่มีทักษะเยี่ยมในเรื่องของการใช้คอมพิวเตอร์ หรือซอฟต์แวร์พื้นฐานในการทำงาน
12. เป็นผู้ที่มีทักษะพื้นฐานในการเตรียมข้อมูลในการประชุมกับฝ่ายขาย เพื่อสรุปข้อมูลต่างๆ ทั้งความคืบหน้าในการขาย ความคืบหน้าในการเสนอราคา ความคืบหน้าในการติดตามผลของการเสนอราคา และความคืบหน้าในการจัดส่งสินค้าตามกำหนดเวลา รวมไปถึงความคืบหน้าของ การติดตามการชำระเงินให้ครบจำนวนและตรงเวลา
ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่ง เลขาผู้บริหาร หรือ ผู้ประสานงานฝ่ายขาย ล้วนเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญ และต้องใช้ทักษะความสามารถชั้นเยี่ยมในการประสานงานให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดีจึงมีเส้นทางการเติบโตและความก้าวหน้าที่ไม่แตกต่างกัน เพียงแต่ภารกิจที่ต้องรับผิดชอบนั้นอาจจะมีขอบเขตที่แตกต่างกันบ้างเล็กน้อย แต่อนาคตของการเติบโตนั้น มีได้ดีทั้งสองตำแหน่งแล้วแต่เราถนัดที่จะทำในลักษณะงานแบบไหน
