fbpx
26ก.ค.

ปัญหาที่เราเห็นกันบ่อยๆ หลังจากที่องค์กรรับพนักงานใหม่เข้ามา ก็คือการลาออกหรือทิ้งงานไปอย่างรวดเร็ว  ทั้งที่กระบวนการสรรหาก็ยากลำบาก กว่าจะได้คนเข้ามาทำงาน ซึ่งสาเหตุก็อาจจะเป็นเพราะพนักงานใหม่รู้สึกผิดหวังกับองค์กรที่เลือกเข้าไปทำงาน คำถามก็คือ แล้วมันผิดพลาดที่ตรงไหน? ทำไมพนักงานใหม่เข้ามาได้แป๊บเดียวก็ลาออก วันนี้เราจะมาเจาะลึกถึงสาเหตุที่หลายองค์กรกำลังเผชิญอยู่ นั่นก็คือ กระบวนการ onboarding ล้มเหลวนั่นเอง

              จากประสบการณ์ที่ผ่านๆ มา การรับพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน องค์กรส่วนใหญ่มักใช้วิธี “sink or swim” คือจับโยนลงน้ำเลย ช่วยตัวเองได้ก็รอดไป ดูงานเอง เรียนรู้เอง ไม่มีการสอนงานให้ เพราะอ้างว่าไม่มีเวลาสอนบ้าง หรือต้องการคนเก่งที่ดูแลตัวเองได้บ้าง สิ่งเหล่านี้แหละที่ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกผิดหวังและอยากลาออก HR เองก็ต้องสูญเสียเวลา สูญเสียต้นทุนในกระบวนการสรรหา เพื่อหาคนใหม่มาทดแทน และยังทำให้องค์กรสะดุดเพราะไม่มีคนทำงานด้วย

              การ onboarding ที่มีประสิทธิภาพ คือองค์กรจะต้องสร้าง ส่งเสริม และสนับสนุน ช่วยเหลือให้พนักงานใหม่ ปรับตัวเข้ากับงานของเขาได้เร็วที่สุด ได้ทำความรู้จักกับองค์กร ได้รับความชัดเจนในวัตถุประสงค์ของงาน และได้สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานคนอื่นๆ กระบวนการ onboarding ไม่เพียงช่วยสร้างประสิทธิภาพให้พนักงานใหม่ แต่ยังสร้างความประทับใจ และยังช่วยลดภาระงานของทีม HR ได้มากขึ้นด้วย เพราะการลาออกจะลดน้อยลง ส่วนระยะเวลาของโปรแกรมก็จะขึ้นอยู่กับเป้าหมายของการ onboard ว่าบริษัทหวังผลแค่ไหน เช่น ต้องการให้พนักงานใหม่ทำงานได้เองภายในเวลากี่เดือน หรือปรับตัวเข้ากับเพื่อนร่วมงานหรือตัวงานได้ภายในกี่เดือน เป็นต้น

1. Confirm the offer ฝ่าย HR ส่งอีเมลต้อนรับอย่างอบอุ่นพร้อมเอกสารสำคัญบางอย่าง เช่น จดหมายตอบรับ ลิงก์สำหรับกรอกแบบฟอร์มต่างๆ เช่น กรอกข้อมูลส่วนตัวเข้าระบบ กรอกข้อมูลกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ส่ง link การใช้งานระบบของบริษัท ช่องทางการติดต่อกับ HR รวมทั้งการเข้าสู่ online onboarding portal เป็นต้น

2. Build relationship ก็คือการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงาน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ HR จะต้องทำให้พนักงานรู้สึกคุ้นเคยและคิดว่าพวกเขามีคุณค่าต่อบริษัท การสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีอาจเป็นการส่งข้อมูลต่างๆ ให้พนักงานใหม่ เช่นภาพแสดงการต้อนรับจากองค์กรหรือทีมงาน, onboarding agenda, การส่ง VDO แนะนำบริษัท, คลิปเพื่อนร่วมงานกล่าวต้อนรับ หรือคู่มือพนักงาน กำหนดการ onboard วันแรก ต้องไปที่ไหน เมื่อไร พบใคร ช่องทางการติดต่อสอบถามเมื่อมีข้อสงสัย

3. First day joining ส่วนใหญ่พนักงานใหม่ที่มาทำงานวันแรก อาจจะมีความรู้สึกกังวล มีความสุข หรือตื่นเต้น ในเวลาเดียวกัน ดังนั้น หน้าที่หลักของ HR ก็คือ ต้องทำให้พนักงานใหม่รู้สึกมั่นใจว่าได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่นและสบายใจ การปฐมนิเทศจะช่วยให้พนักงานใหม่เห็นภาพรวมขององค์กรและวัฒนธรรมองค์กร รวมทั้งข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเป้าหมายของบริษัท และหลังจากการปฐมนิเทศแล้ว ควรมีการพบปะพูดคุยกับหัวหน้าหรือผู้จัดการเพื่อกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการทำงานในช่วง 30 60 และ 90 วัน เพื่อให้พนักงานใหม่เข้าใจถึงบทบาทหน้าที่และความคาดหวังที่จะเกิดขึ้นในแต่ละช่วงเวลา

4. The end of onboarding process เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการ onboard จะต้องมีการพูดคุย ติดตามงาน ทบทวนเป้าหมาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง รวมถึงประเมินความเป็นไปได้ในการทำงานร่วมกันต่อไป

Onboarding ถือเป็นโปรแกรมสำคัญ ที่ทำให้องค์กรสามารถดูแลและสร้างความประทับใจให้แก่พนักงานได้ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามา การ Onboarding ที่ดีและมีประสิทธิภาพจะทำให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์กรได้เร็วขึ้น เข้าใจการทำงานเร็วขึ้น ซึ่งก็จะส่งผลดีทั้งตัวพนักงานเองและกับองค์กรด้วย