Sales Admin ทำอะไรบ้าง? ต้องมีคุณสมบัติอย่างไร?

Sales Admin ทำอะไรบ้าง? ต้องมีคุณสมบัติอย่างไร?

Sales Administrator หรือ ที่เรียกกันสั้น ๆ กันติดปากว่า Sales Admin คืออะไร

Sales Admin มีหน้าที่สนับสนุนการทำงานของเซลล์ในส่วนต่างๆ ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการขายโดยตรง ที่เป็นลักษณะการเข้าไปพบปะลูกค้าหรือพูดคุยกับลูกค้าโดยตรงแบบ face to face หรือทางโทรศัพท์

ดังนั้น ตำแหน่ง Sales Admin จึงมีความจำเป็นต่อองค์กร หรือฝ่ายขายอย่างแน่นอน เพราะเวลาของพนักงานขายมีค่ามากที่จะใช้ในการติดต่อลูกค้า โน้มน้าวลูกค้าให้ซื้อสินค้า ดังนั้น เรื่องการจัดเตรียมเอกสารหรือการประสานงานในส่วนรายละเอียดอื่นๆ จึงควรจะเป็นหน้าที่ของ Sales Admin 

หากบริษัทมีพนักงานขายที่เก่งและมีเซลล์ Admin ที่เก่งด้วยเช่นกัน จะทำให้ประสิทธิภาพในการขายไปถึงขีดความสามารถขั้นสูงได้โดยไม่ยาก เพราะทั้ง 2 ตำแหน่งนี้ ต้องทำงานร่วมกันอย่างเข้าใจ หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่มีประสิทธิภาพ จะทำให้ภาพรวมของการขาย หรือความสามารถในการแข่งขันต้องด้อยลงไปทันที ไม่สามารถแข่งขันได้

👤หน้าที่ของ Sales Admin

1. สนับสนุนฝ่ายขายในเรื่องของการทำ แคตตาล็อก ใบปลิว โบรชัวร์ของบริษัท และรวมไปถึงคู่มือการใช้งานสินค้าต่างๆ

2. มีหน้าที่ประสานงานระหว่าง งานฝ่ายขาย กับแผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างละเอียดและถูกต้อง

3. มีหน้าที่รับเรื่องจากลูกค้าเป็นด่านแรก ไม่ว่าเป็นกรณีของ การติดต่อเพื่อขอซื้อสินค้า หรือการติดต่อเพื่อติดตามสถานะการขนส่งสินค้า รวมไปถึงการติดต่อเพื่อตำหนิติเตียนสินค้าหรือบริการที่ไม่มีคุณภาพจากการขาย

4. ช่วยสนับสนุนหาข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งต่างๆ เพื่อนำมาเป็นข้อมูลให้กับทางฝ่ายขาย ใช้ประโยชน์ในการปรับตัวหรือปรับกลยุทธ์เพื่อใช้ในการแข่งขันกับคู่แข่งให้ได้

5. ทำหน้าที่สื่อสารไปยังลูกค้าต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมล หรือส่งข้อมูลต่างๆ ทางไปรษณีย์ให้กับลูกค้า

6. ทำสรุปรายงานความต้องการของลูกค้าที่มีเข้ามา แล้วจัดแบ่งเป็นกลุ่มสินค้า หรือกลุ่มของเซลล์ที่ต้องดูแลสินค้านั้นๆให้ถูกต้อง

7. ทำรายงานสรุปถึงสถานะของการรับความต้องการของลูกค้า การบันทึกข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับลูกค้า สถานการณ์ปัจจุบันของขบวนการผลิต สถานการณ์ปัจจุบันของสต๊อกสินค้า สถานะการปัจจุบันของการเตรียมจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า สถานการณ์ปัจจุบันของการจัดส่งสินค้าไปเรียบร้อยแล้ว สถานการณ์ของการรับเรื่องการร้องเรียนจากลูกค้าในเรื่องของคุณภาพการขายหรือสินค้าบริการ

8. ทำรายงานเกี่ยวกับผู้มุ่งหวังหรือ Prospect ที่จะใช้เป็นฐานข้อมูลในการขยายตลาด เพื่อสร้างโอกาสในการขายต่อไปให้กับทีมฝ่ายขาย

9. ทำการสรุปเกี่ยวกับลูกค้าต่างๆ ที่มีอยู่ในปัจจุบัน แยกตามเขต แยกตามประเภทสินค้าแยกตามยอดขายที่เกิดขึ้นจริง และอาจสามารถแยกตามประเภทของกำไรเบื้องต้นจากการขายของสินค้าแต่ละตัว แยกตามกลุ่มของลูกค้าแต่ละประเภท แยกตามกลุ่มของเซลล์ที่ดูแลลูกค้าและสินค้านั้นๆ จะช่วยทำให้การวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆมีความละเอียดแม่นยำ เจาะลึกและสามารถวางแผนปรับกลยุทธ์ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นทั้งในด้านของฐานลูกค้า สินค้าที่จะขาย ยอดขาย และกำไร

10. วางแผนการประชาสัมพันธ์สินค้าใหม่ๆ หรือการจัดโปรโมชั่น เพื่อส่งไปให้ลูกค้าต่างๆ ให้ได้รับทราบข้อมูลที่ทันสมัย และอยู่ในสถานการณ์ล่าสุด เพื่อช่วยกระตุ้นให้ลูกค้าเกิดความสนใจ หรือเพิ่มการซื้อยอดขายได้จากการประชาสัมพันธ์โปรโมชั่นต่างๆที่บริษัทจัดอยู่ในขณะนั้น

👤คุณสมบัติของ Sales Admin ที่ดี

1. มีหัวใจบริการ

เพราะต้องเป็นคนที่รับภาระความกดดันจากทุกฝ่ายในเวลาเดียวกัน ไม่ว่า จากทางฝ่ายขายเอง หรือจากฝ่ายต่างๆ ภายในองค์กร เมื่อต้องมีการติดตามความคืบหน้าของขั้นตอนการขายในแต่ละขั้นตอนไปจนกว่า จะถึงขั้นตอนของการส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้เรียบร้อยครบจำนวนและทันเวลา ยังไม่รวมถึง การต้องรับภาระกดดันจากการร้องเรียนของลูกค้าในสินค้า หรือบริการที่ไม่สร้างความประทับใจให้กับลูกค้า เพราะลูกค้าจะตำหนิมาที่ Sales Admin เป็นคนแรกในฐานะผู้ที่รับเรื่องของฝ่ายขายทั้งหมดในเบื้องต้น

2. ใส่ใจรายละเอียด

ต้องเป็นคนที่สนใจรายละเอียดต่างๆ ในการทำงาน เพราะเป็นผู้ที่ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆให้ครบและถูกต้อง เพื่อจะนำมาใช้ในการวิเคราะห์วางแผนปรับกลยุทธ์ต่างๆให้ทันเวลา

3. นำเสนอข้อมูล

ต้องมีความสามารถเบื้องต้นในการนำเสนอข้อมูลต่างๆ ในเชิงวิเคราะห์ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ ตารางข้อมูล แผนภาพกราฟต่างๆ หรือหากสามารถมีพื้นฐานความรู้ในการวิเคราะห์ทางด้านสถิติได้ เพื่อให้เกิดการเจาะลึกถึงความสัมพันธ์เชื่อมโยงต่างๆ ของข้อมูลดิบไปสู่ข้อมูลที่ใช้ในการวางแผนปรับปรุงได้จะยิ่งดีมาก แต่อย่างน้อยที่สุด สิ่งที่ควรจะต้องทำได้ คือ การทำตารางสรุปข้อมูลต่างๆ และนำเสนอออกมาในรูปของแผนภูมิ รูปกราฟต่างๆ

4. ควบคุมอารมณ์ได้ดี

ต้องเป็นคนที่ควบคุมอารมณ์ได้ดี เพราะต้องบริการฝ่ายขายพร้อมๆ กันทีเดียวหลายๆ คน ซึ่งส่วนใหญ่ ทุกคนจะมีความเร่งด่วน และความต้องการของตัวเองมาเป็นอันดับ 1 จึงมักจะมีความกดดันในเรื่องของการจัดลำดับความสำคัญในการบริการฝ่ายขายแต่ละคนให้ทันเวลา และถูกต้อง ดังนั้น หากเป็นคนที่ใจร้อน หรือเป็นคนที่ไม่อดทนในการรองรับอารมณ์หรืองานเร่งด่วนจากฝ่ายอื่นๆ ก็จะทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่าง Sales Admin กับทีมขายทันที ซึ่งจะเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

5. ประสานงานเก่ง

ต้องเป็นคนที่มีทักษะการเจรจาประสานงานชั้นเยี่ยม เพราะต้องทำงานกับแผนกต่างๆภายในองค์กร ซึ่งส่วนใหญ่แล้ว มักจะไม่ค่อยมีความเกรงใจกันมากนัก เหมือนกับการประสานงานกับลูกค้าภายนอก เนื่องจากเป็นพนักงานในองค์กรด้วยกัน ดังนั้น เมื่อมีการตามงาน หรือติดตามความคืบหน้าจากประเด็นต่างๆ ในเรื่องต่างๆ จึงมีโอกาสที่จะเกิด ความขัดแย้งภายในองค์กรด้วยกันระหว่างแผนกเดียวกันหรือต่างแผนกกัน

6. ต้องใฝ่รู้เรื่องใหม่ๆ

ต้องเป็นคนที่ศึกษาหาความรู้ใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา ในเรื่องเครื่องไม้เครื่องมือต่างๆ ที่จะนำมาใช้ในการทำงาน เช่น ซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่ต้องใช้ในการทำรายงานตารางสรุป หรือทำแผนภูมิกราฟ หรือแม้กระทั่งซอฟต์แวร์ที่จะช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลดิบต่างๆ ให้กลายเป็นข้อมูลที่สามารถใช้ในการวางแผนได้ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ ต้องอาศัยความกระตือรือร้นในการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆเ ทคโนโลยีใหม่ๆ และฝึกฝนจนชำนาญ เพื่อให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7. ต้องคอยตามงานอย่างต่อเนื่อง

ต้องเป็นคนที่มีหัวใจของการตามงานอย่างใกล้ชิด จนกว่างานในแต่ละขั้นตอนจะเสร็จสมบูรณ์ เพราะถ้าหากเป็นคนที่ไม่มีหัวใจของติดตามการทำงานที่ดี ก็จะทำให้งานไม่เสร็จทันเวลา เพราะแต่ละขั้นตอน ย่อมมีความล่าช้าหรือไม่เป็นไปตามแผน อาจจะมีทั้งจากปัจจัยภายในและภายนอก หาก Sales Admin ไม่ติดตามงานอย่างกระชั้นชิดย่อมทำให้สินค้าไม่สามารถส่งได้ตรงเวลา ครบจำนวนแน่นอน เกิดความเสียหายกับลูกค้าและบริษัท

8. ต้องกล้าพูด

ต้องเป็นคนที่กล้าที่จะพูดคุยในสิ่งที่เป็นอุปสรรคในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ workload ที่มากเกินไป หรือความเร่งด่วนเอาแต่ใจของฝ่ายขาย หรือความเพิกเฉยของแต่ละแผนกในหน้าที่ของเขาในแต่ละขั้นตอน ซึ่งเป็นสาเหตุที่จะนำมาซึ่งความล่าช้าของการจัดส่งสินค้าในขั้นตอนสุดท้าย เพราะหาก Sales Admin ติดตามงานแล้วปล่อยวางไม่ตามต่อจนถึงที่สุดทุ กอย่างก็อาจจะหยุดนิ่งอยู่กับที่ หรือไปอย่างเชื่องช้า ไม่ทันการ เพราะไม่มีคนคอยจี้คอยตามในแต่ละขั้นตอน ดังนั้น Sales Admin ต้องเป็นคนที่กล้าตามงาน กล้าพูดในสิ่งที่ถูกต้อง เพื่อปกป้องผลประโยชน์ของบริษัท แต่ก็ต้องยอมรับว่า อาจจะมีความขัดแย้งระหว่างแผนกเกิดขึ้นมา แต่เป็นความขัดแย้งที่ไม่ใช่มาจากเรื่องส่วนตัวเป็นเรื่องของงานโดยตรง

9. ต้องมีไหวพริบ

ต้องเป็นคนที่รู้ว่า ควรตอบลูกค้าอย่างไรในกรณี ที่มีการร้องเรียนถึงคุณภาพของสินค้าหรือประสิทธิภาพในการบริการของเซลล์หรือของบริษัท เพื่อรักษาภาพพจน์ของบริษัทให้อยู่ในภาพที่ดี แม้ว่าลูกค้าจะกดดันหรือตำหนิอย่างรุนแรงในเรื่องสินค้าและบริการSales Admin ต้องเป็นคนที่รู้ว่า สิ่งที่ตอบได้และควรตอบคืออะไร และสิ่งที่ไม่ควรตอบหรือตอบไม่ได้ จะจัดการกับสิ่งนั้นอย่างไรในสถานที่มีความกดดันเร่งด่วนเพราะเมื่อลูกค้าเกิดการตำหนิมาแล้วนั้น ย่อมมาด้วยความรู้สึกที่แย่ไม่ดี และไม่พร้อมที่จะรับฟัง ซึ่งตรงนี้ Sales Admin ต้องเป็นผู้ที่มีความสามารถที่จะจัดการสถานการณ์แบบนี้ได้ดี ด้วยสติและมีข้อมูลในมือที่ครบถ้วนทันต่อเหตุการณ์เสมอ

10. ต้องมีคุณสมบัติที่เป็นนักขายในตัวด้วยเช่นกัน

ถึงแม้ตำแหน่งที่ทำอยู่จะเรียกว่า Sales Admin ที่ทำหน้าที่ช่วยเหลือฝ่ายขายตัวจริง แต่ในความเป็นจริงแล้ว Sales Admin ก็เป็นเซลล์ในรูปแบบของรูปประธรรม ที่ต้องทำหน้าที่คล้ายๆ กับเซลล์ แม้จะไม่ครบ 100% เหมือนที่เซลล์ทำ แต่หลายสิ่งหลายอย่างที่เซลล์ทำ ก็คือ สิ่งที่แอดมินทำเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น การตอบคำถามลูกค้าที่ทำให้ลูกค้าพึงพอใจจากการประสานงานของsales Admin จากการรับเรื่องการตำหนิร้องเรียนจากลูกค้า ส่วนนี้ ก็ถือว่า เป็นงานของเซลล์ส่วนหนึ่ง เพียงแต่ Sales Admin เป็นด่านแรกที่รับหน้าเรื่องนี้ จึงเป็นผู้ที่ต้องตอบคำถาม เพื่อทำให้สถานการณ์ดีขึ้นหรือไม่เลวร้ายไปกว่าที่กำลังเผชิญหน้าอยู่ในขณะนั้น จากการร้องเรียนหรือตำหนิของลูกค้าในสินค้าและบริการที่ไม่ประทับใจ

กล่าวโดยสรุปแล้ว Sales Admin มีความจำเป็นอย่างยิ่งในฝ่ายขาย เพราะถ้าขาด Sales Admin แล้วกระบวนการขายจะไม่มีวันสมบูรณ์แบบ และจะเกิดความล่าช้าในการประสานงาน แก้ปัญหา ติดตามงานให้สินค้าจัดส่งได้ตรงเวลาและครบตามจำนวนที่กำหนด นับตั้งแต่ เริ่มรับความต้องการจากลูกค้าไปจนถึงการส่งมอบสินค้าให้ถึงมือลูกค้า มีกระบวนการขั้นตอนมากมาย ที่จะต้องทำและไม่ใช่หน้าที่ ที่เซลล์ควรจะต้องมาทำในส่วนนี้ Sales Admin จึงเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นมาก ที่จะทำให้ขบวนการนี้สำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ และให้เซลล์แมนใช้เวลาของเขาไปในการติดต่อประสานงานกับลูกค้า เพื่อสร้างโอกาสในการขายภายนอกบริษัท ส่วนเรื่องการดำเนินการให้การขายสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี เป็นกิจการภายในของบริษัท ซึ่งเป็นหน้าที่ของSales Admin โดยตรง จึงเป็นเหตุผลหลักที่จะยืนยันได้ว่า บริษัทมีความจำเป็นต้องมี Sales Admin ที่มีคุณภาพมีประสิทธิภาพและมีความเข้าใจในบทบาทนี้อย่างแท้จริง

👉ฝากประวัติกับออร์คิดจ๊อบ

👉บริการสรรหาพนักงาน