ประเมินผลงานปลายปี ทำอย่างไรให้บทสนทนา One on One กับหัวหน้าไม่กลายเป็นฝันร้าย!
การประเมินผลงานปลายปี หมายถึง การรักษาผลประโยชน์ของผู้ถูกประเมิน ภายใต้การโต้แย้งกับผู้ประเมิน ซึ่งเป็นผู้บังคับบัญชา ปัญหาส่วนใหญ่มักจะเกิดจาก
- ผู้บังคับบัญชามักจะประเมินลูกน้องต่ำกว่าความเป็นจริงในมุมมองของลูกน้อง ในขณะที่
- ลูกน้องมักจะประเมินตัวเองสูงกว่าความเป็นจริงในสายตาของผู้บังคับบัญชา
ปัญหาจึงเกิดขึ้น เนื่องจากต่างคนต่างมองในมุมที่ไม่เหมือนกัน และเป็นเรื่องของผลประโยชน์ของการได้เสีย กับการปรับเงินเดือน การพิจารณาโบนัสประจำปี ซึ่งสุดท้าย มักจะจบกลายเป็นฝันร้ายของทั้งสองฝ่าย แล้วเราจะทำอย่างไรดีที่จะป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น
1. ต้องเข้าใจในหลักการที่ใช้ในการประเมินผลงานอย่างชัดเจน และเข้าใจตรงกัน
ซึ่งสิ่งเหล่านี้ จะต้องเกิดขึ้นตั้งแต่ต้นปีที่ผู้ประเมินและผู้ถูกประเมินจะต้องร่วมกันทำความเข้าใจ
- ในการกำหนดกฎเกณฑ์ต่างๆที่จะใช้ในการประเมินในปลายปีล่วงหน้า
- มีการถกเถียงกันอย่างถูกต้องและชัดเจน
- เข้าใจตรงกันว่าจะใช้หลักการใดในการประเมิน
- ทั้งสองฝ่ายจะต้องยอมรับและเห็นพ้องต้องกันว่าจะใช้วิธีการดังกล่าว หรือหลักการดังกล่าวในการประเมิน
- ทำความเข้าใจซึ่งกันและกันอย่างถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเข้าใจตรงกันในทุกเรื่อง ในทุกหัวข้อที่จะนำมาใช้ในการประเมินปลายปี
2. ต้องกำหนดกติกาในการประเมินให้ชัดเจนว่าจะใช้กติกาอย่างไรในการประเมิน เช่น
- พนักงานจะเป็นผู้ประเมินตัวเองก่อน แล้วส่งให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา แล้วผู้บังคับบัญชาเป็นคนสรุปลงมาว่า สิ่งที่พนักงานประเมินนั้น ข้อใดถูกต้อง ข้อใดเกินความเป็นจริง ข้อใดต่ำกว่าความเป็นจริง และผู้บังคับบัญชาเป็นคนตัดสินใจในขั้นสุดท้ายในการสรุปผลการประเมิน
- ผู้บังคับบัญชาเป็นคนที่ประเมินจากมุมมองของผู้บังคับบัญชา และตั้งเป็นตุ๊กตา ส่งให้ผู้ประเมินรับทราบ เพื่อให้ผู้ประเมินสามารถเตรียมตัวที่จะเข้ามาอธิบาย หรือโต้แย้งเกี่ยวกับผลการประเมินในแต่ละเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาได้ทำการประเมินและสรุปมาให้ในเบื้องต้นแล้ว
- พนักงานและผู้บังคับบัญชาทำการประเมินไปพร้อมๆ กัน แบบไม่มีใครประเมินล่วงหน้ามาก่อน หมายถึง เอาหลักการที่ใช้ในการประเมิน วางบนโต๊ะ แล้วผู้บังคับบัญชาและผู้ถูกประเมิน นั่งประเมินร่วมกันในแต่ละหัวข้อว่า ผลลัพธ์ในหัวข้อเหล่านั้น จะออกมาเป็นอย่างไรในสายตาของผู้ประเมินและในสายตาของผู้ถูกประเมิน และมีการถกเถียงกัน เพื่อหาข้อสรุปร่วมกันว่า แต่ละข้อนั้น จะจบลงที่การยอมรับอย่างไรของทั้งสองฝ่าย
3. ข้อมูลต้องแน่น จากทั้งผู้ถูกประเมิน และผู้ประเมิน
เนื่องจากการประเมินผลงานนั้น จะต้องเป็นสิ่งที่เป็นรูปธรรม จับต้องได้ และวัดผลได้อย่างชัดเจน ไม่ใช่ ใช้ความรู้สึกในการประเมินอย่างนามธรรม ซึ่งไม่สามารถจับต้องได้หรือวัดผลได้อย่างชัดเจน เพราะสิ่งที่เป็นนามธรรม ไม่สามารถหาข้อสรุปได้ ดังนั้น การเตรียมข้อมูลจากทั้งสองฝ่ายที่จะต้องใช้ในการมาถกเถียงกัน โต้แย้ง และหาข้อสรุปร่วมกัน จึงจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้อง ชัดเจน วัดผลได้ มีหลักการคิด คือ หลักการนำมาซึ่งข้อมูลเหล่านั้นอย่างเปิดเผย ตรวจสอบได้ เข้าใจได้ และตอบคำถามได้
4. การตอบคำถามในการประเมิน จะต้องตอบให้ตรงคำถาม
เช่น ถูกหรือผิด ได้หรือไม่ได้ ใช่หรือไม่ใช่ เพราะการประเมิน จะต้องมีคำตอบที่ชัดเจนและได้ข้อสรุปที่ชัดเจน ดังนั้น การตอบคำถาม จะต้องตอบแบบตรงไปตรงมา และตอบให้ตรงคำถามในการเริ่มต้นของการประเมินเพราะจะนำไปสู่ การสรุปผลลัพธ์ของการประเมินในแต่ละหัวข้อ หรือ การประเมินในแต่ละครั้ง เช่น ข้อไหนทำได้สำเร็จ ข้อไหนล้มเหลว หรือข้อไหนทำได้เพียงบางส่วน จะต้องเริ่มต้นด้วยการตอบคำถามตรงนี้ให้ตรงกันก่อน ถ้าหากข้อใดที่ผู้ประเมินพิจารณาว่าล้มเหลว แต่ผู้ถูกประเมินมองว่าสำเร็จ ต้องใช้ข้อเท็จจริงทั้งหลายมาโต้แย้งกัน และหาข้อสรุปให้ได้ว่า คำตอบของคำถามนั้น คือ สำเร็จ ล้มเหลว หรือ พอใช้ได้
5. ท่าทีการนำเสนอ
ต้องยอมรับความเป็นจริงว่าหัวหน้าหรือผู้ประเมิน คือ ผู้ที่มีศักดิ์และสิทธิ์สูงกว่า เป็นผู้ที่จะพิจารณาเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการตัดสินว่า ผลการประเมินนั้น จะออกมาเช่นไรตามอำนาจหน้าที่ และ ความรับผิดชอบ และดุลพินิจของหัวหน้าเป็นหลัก แต่ไม่ได้หมายความว่า หัวหน้าจะตัดสินใจทุกอย่างได้ตามใจชอบ ซึ่งผู้ถูกประเมินเอง ก็ต้องยอมรับกติกาข้อนี้ก่อนเพื่อกำหนดท่าทีในการนำเสนออย่างสุภาพ นอบน้อม และอดทน ในความพยายามที่จะอธิบายทุกสิ่งทุกอย่าง เพื่อแก้ต่างในสิ่งที่ผู้ประเมินมองว่า ไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดี หรือ ล้มเหลวในการปฏิบัติงาน
หากผู้ถูกประเมินมีท่าทีก้าวร้าว จะไม่เป็นผลดีต่อการประเมิน เพราะในสุดท้ายที่สุดแล้ว หากหาข้อยุติไม่ได้ ผู้ประเมินย่อมสามารถใช้สิทธิ์ในการเป็นผู้บังคับบัญชา ตัดสินใจผลการประเมินที่จะออกมา เพราะอยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้า หรือผู้ที่ทำหน้าที่ประเมินและการตัดสินใจนั้น อาจจะผิดพลาด แต่ก็ต้องอยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้าผู้ประเมิน ในท้ายที่สุด ไม่ว่าผลการตัดสินใจจะถูกหรือผิดก็ตาม เป็นอำนาจและความรับผิดชอบของผู้ประเมินหรือหัวหน้าโดยตรง
6. การเจรจาต่อรองในขณะการประเมิน
แน่นอนที่สุดว่า ผู้ประเมินย่อมไม่มีสิทธิ์ที่จะใช้อำนาจเผด็จการทันที ด้วยการสั่งให้ผู้ถูกประเมินยอมรับผล โดยที่ไม่สามารถโต้แย้ง หรือ แสดงความคิดเห็นได้เลย ซึ่งจะเป็นลักษณะของการประเมินแบบเผด็จการ ซึ่งเป็นสิ่งที่จะเกิดความล้มเหลวในการประเมินแน่นอน แต่ในขณะเดียวกัน ก็ไม่ได้หมายความว่า ผู้ถูกประเมินจะไม่ยอมรับการพิจารณาของผู้ประเมิน หรือหัวหน้า หรือไม่ยอมรับดุลพินิจจากหัวหน้าผู้ประเมินเลย และคิดว่าทุกอย่างผิดหมด นั่นจะจบลงด้วยการเจรจาต่อรอง
ซึ่งผู้ถูกประเมิน จะต้องวางแผนการเจรจาต่อรองให้ดีว่า ข้อใดที่ยอมรับได้ หากผู้ประเมินประเมินว่าผลลัพธ์ออกมานั้น ต่ำเกินไป และข้อใดที่ยอมรับไม่ได้เด็ดขาด กรณีที่ ผู้ประเมินผลงานตนเองว่า ต่ำเกินไป และ ผู้ถูกประเมินจะต้องทำการเจรจาต่อรอง เพื่อแก้ไขผลลัพธ์นั้น ให้ออกมาให้ดีขึ้นตามความต้องการของผู้ถูกประเมิน นั่นหมายความว่า ในระหว่างการประเมิน จะมีทั้งสิ่งที่ยอมได้ และ สิ่งที่ยอมไม่ได้ภายใต้การเจรจาอย่างมีเหตุผล และมีข้อมูลประกอบอย่างชัดเจนอ้างอิง ซึ่งสามารถโต้แย้งได้อย่างมีหลักการ มีความเป็นธรรม และพิสูจน์ข้อเท็จจริงได้
7. การโต้แย้ง
ในการประเมินผลงานประจำปีย่อมหนีไม่พ้น เรื่องของการโต้แย้ง แต่เรื่องของการโต้แย้งนั้น จะต้องโต้แย้งภายใต้กรอบกติกาที่ถูกกำหนดไว้ ไม่ควรนำสิ่งภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประเมิน หรือเชื่อมโยงกับการประเมินอย่างตรงไปตรงมาอย่างชัดเจน แล้วนำมาเป็นข้อมูลประกอบ หรือนำมาเป็นประโยชน์ในการโต้แย้ง ซึ่งลักษณะการโต้แย้งแบบนี้ จะยิ่งนำไปสู่ความขัดแย้งจากการประเมินมากยิ่งขึ้นไป เนื่องจากจะเริ่มเข้าสู่การโต้แย้งแบบไม่ใช้เหตุผล แต่มุ่งเอาชนะอย่างเดียว โดยนำทุกสิ่งทุกอย่างที่นึกได้เข้ามาสู่กระบวนการโต้แย้ง ซึ่งสิ่งเหล่านี้ จะทำให้เกิดความล้มเหลวในการประเมิน และเปรียบเสมือนการโต้แย้งแบบคนที่ไม่มีความเป็นมืออาชีพ หรือ พูดง่ายๆ เถียงไปเรื่อยๆ เถียงทุกอย่างเพียงเพื่อเอาชนะ แต่ไม่อยู่ในกรอบของกติกาที่ควรจะเป็นอย่างแท้จริง
สุดท้ายแล้ว แม้จะพยายามทำทุกสิ่งทุกอย่างตามที่กำหนดมาในหัวข้อข้างบน 7 หัวข้อแล้ว แต่หากหัวหน้า ยังยืนยันผลลัพธ์ที่เป็นไปตามความคิดของหัวหน้า นั่นหมายถึง หัวหน้าเชื่อมั่นในวิจารณญาณและดุลพินิจของตนเองว่า มีความถูกต้อง เป็นธรรม และเห็นว่าผลการประเมินควรต้องเป็นอย่างนั้นแน่นอน แม้จะมีการนำข้อมูลต่างๆ กติกาต่างๆ หลักการต่างๆ มาโต้แย้งกันอย่างมีเหตุผลแล้ว แต่สุดท้ายหัวหน้าก็ยังยืนยันผลลัพธ์ที่จะออกมาตามที่หัวหน้ามีความคิดและพิจารณาให้ผลสรุปออกมาเป็นเช่นนั้น ผู้ถูกประเมินก็ต้องยอมรับสภาพและนำทุกสิ่งทุกอย่างไปปรับปรุงแก้ไข ต่อไปในปีหน้าเพื่อให้การประเมินได้ผลดีขึ้นกว่าปัจจุบัน
การมีโอกาสในการชนะการประเมิน สิ่งที่ต้องเตรียมตัว ก็คือ
1. เข้าใจหลักการที่ต้องใช้ในการประเมินอย่างชัดเจน
2. เตรียมข้อมูลทุกอย่างทั้ง ที่เป็นตัวเลขภาพประกอบ ไว้สำหรับชี้แจง
3. เตรียมบทสนทนา และวางแนวทางในการเจรจา ถึงความหนักเบาของหัวข้อแต่ละหัวข้อที่จะต้องเจรจา เพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งที่ต้องการและได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเท่าที่เราต้องการได้.
