HR คืออะไร? ทำอะไรบ้าง? มาไขข้อสงสัยกัน 2
ตำแหน่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลหรือ HR
งาน HR อาจจะแบ่งออกเป็นกลุ่มใหญ่ๆได้ประมาณ 4 กลุ่ม
1. งานด้านสรรหาหรือ Recruitment
2. งานด้านฝึกอบรม Training
3. งานด้าน Administration ทั่วไป
4. งานด้านความสัมพันธ์กับพนักงานในองค์กร
📢2. งานด้านฝึกอบรม
งานด้านฝึกอบรมเป็นงานที่เกิดขึ้นใน 2 ขั้นตอนใหญ่ๆ คือ ในขั้นตอนของการรับพนักงานเข้ามาใหม่ เป็นการฝึกอบรมเพื่อปูพื้นฐานให้พนักงานสามารถจะเข้าใจวัฒนธรรมขององค์กร และฝึกอบรมในพื้นฐานการทำงานในตำแหน่งงานนั้น ก่อนที่เข้าสู่การทำงานจริง ซึ่งการฝึกอบรมนี้สำคัญมาก เนื่องจากการทดลองงานนั้น มีเวลาประมาณ 3 เดือน แต่การทดลองงานของพนักงานนั้น จะมีโอกาสสำเร็จหรือไม่ ไม่ใช่อยู่ที่ความรู้ความสามารถของพนักงานอย่างเดียวเท่านั้น แต่จะรวมไปถึง ความรู้ความเข้าใจในหน้าที่การงานในเบื้องต้นผ่านการฝึกอบรมของหัวหน้างานโดยตรง เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าใจและทำงานได้อย่างถูกต้องได้รวดเร็วที่สุด และสร้างผลงานได้เร็วที่สุดในช่วง 3 เดือนแรก ซึ่งจะส่งผลกับการพิจารณาผ่านทดลองงานของพนักงานได้
ในความเป็นจริงนั้น หากพนักงานไม่ผ่านทดลองงาน จะมีข้อเสียมากมาย ทั้งตัวพนักงานเองและองค์กร
👥ในส่วนของพนักงาน คือ พนักงานจะสูญเสียโอกาสในการทำงานและตกงานได้ในที่สุด เนื่องจากไม่ผ่านทดลองงาน หลังจากที่ลาออกไปจากที่เก่าแล้ว แต่มาทำงานที่ใหม่ได้เพียง 3 เดือน แล้วไม่ผ่านทดลองงาน จึงต้องหางานใหม่ทำ ให้พนักงานสูญเสียรายได้ และสูญเสียโอกาสในการทำงาน
🏢ส่วนองค์กร ก็จะสูญเสียโอกาสในการได้ผลงานพนักงาน และทำให้งานดำเนินการอย่างต่อเนื่องราบรื่น เพราะองค์กรต้องเริ่มขั้นตอนในการรับพนักงานใหม่อีกครั้ง ซึ่งกว่าจะได้พนักงานใหม่มาทดแทน ต้องใช้เวลาอย่างน้อยอีก 30-60 วัน มันจึงเป็นการดีที่การฝึกอบรมพนักงานจะต้องทำให้มีคุณภาพถูกต้องแม่นยำและช่วยพนักงานทำงานได้สำเร็จในช่วง 3 เดือน และการทดลองงานให้สามารถดำเนินงานต่อไปได้ราบรื่นทั้งสองฝ่าย
หลังจากนั้นจะเป็นขั้นตอนต่อไปของการฝึกอบรม ที่เรียกว่า การฝึกอบรมเพื่อพัฒนาพนักงาน ที่ทำงานอยู่แล้วให้มี คุณสมบัติความรู้ ความสามารถ ความเข้าใจ ที่ดีมากขึ้น ซึ่งงานส่วนนี้ จะเป็นการฝึกอบรม อีกลักษณะหนึ่งซึ่งแตกต่างไปจากการฝึกอบรมของการเข้ามาทำงานในช่วงการทดลองงาน 3 เดือนแรก เพราะการฝึกอบรมในลักษณะที่ 2 นี้จะเป็นการฝึกอบรมในลักษณะของการเน้นเฉพาะเจาะจงลงไปในสิ่งที่ต้องการเพิ่มขึ้นให้กับพนักงาน เพื่อนำไปสู่เป้าหมายปลายทางในการโปรโมทงาน หรือขยายงาน หรือเพิ่มศักยภาพให้กับพนักงานที่ทำงานอยู่แล้ว ให้มีคุณสมบัติและมีศักยภาพสูงขึ้น เพื่อช่วยให้บริษัทพัฒนาและมีความก้าวหน้าและมีประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างราบรื่นและมีคุณภาพมากขึ้น
📄3. งานด้าน Administration ทั่วไป
งาน Administration ทั่วๆไป เป็นงานที่เกี่ยวกับงานเอกสาร เช่น การดำเนินงานเกี่ยวกับประกันสังคม การดำเนินงานเกี่ยวกับเรื่องเงินเดือน การดำเนินงานเกี่ยวกับเรื่องการเบิกจ่ายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการเบิกเงินทดลองจ่าย งานลงบันทึกประจำวันการมาทำงาน งานฐานข้อมูลพนักงาน งานด้านค่าใช้จ่ายภาษีต่างๆ เช่น ภาษีโรงเรือน ภาษีป้าย ภาษีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการของบริษัท
รวมถึงงานบริการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นงานต่อทะเบียนรถยนต์ งานดูแลความเรียบร้อยของอาคารต่างๆ งานซ่อมบำรุงอุปกรณ์และตัวอาคาร เช่น งานซ่อมบำรุงห้องน้ำ หรือ การซ่อมบำรุงอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ไฟฟ้าเครื่องมือต่างๆ งานเตรียมการสำหรับออฟฟิศใหม่ หรือใช้งานในกรณีที่เป็นลักษณะงานก่อสร้างที่ต้องมีการโยกย้ายพื้นที่บ่อยๆ ในการทำงาน ซึ่งงานในส่วน Administration นี้ แทบจะเรียกได้ว่า เป็นงานอะไรก็ตาม ที่เป็นลักษณะงานของพ่อบ้านแม่บ้าน ในการดูแล ทุกข์สุข ความเรียบร้อยของบริษัท ซึ่งเป็นงานเอกสารเป็นหลัก
💡4. งานด้านความสัมพันธ์กับพนักงานในองค์กร
งานด้านความสัมพันธ์กับพนักงานในองค์กร งานลักษณะนี้จะเป็นงานลักษณะที่ สร้างความสามัคคี สร้างความเข้าใจให้กับพนักงานในองค์กร ให้ทราบถึงเป้าหมาย วัฒนธรรมองค์กร แนวทางการดำเนินงานขององค์กร และการใช้ชีวิตอยู่ในองค์กรอย่างมีความสุข เป็นงานที่สร้าง Mindset ของพนักงานให้ดี ผ่านเครื่องมือต่างๆ เช่น การจัดการกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็น
- การจัดงานปีใหม่ การจัดกิจกรรมภายนอกองค์กร เช่น ไปท่องเที่ยวและมีการจัดกิจกรรมร่วมกันเพื่อสลายพฤติกรรมให้พนักงานมีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
- หรืองานประเพณีต่างๆ ตามเทศกาลต่างๆ เช่น งานวันตรุษจีน งานวันสงกรานต์
- กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับความสูญเสียของพนักงาน เช่น งานบำเพ็ญกุศลของพนักงานในองค์กรเอง หรือครอบครัวของพนักงานในองค์กรที่เกิดการเสียชีวิตและบริษัทได้จัดกิจกรรม หรือเข้าร่วมแสดงความเสียใจกับพนักงานในนามบริษัท
ซึ่งงานนี้ จะเป็นงานลักษณะของการสร้างความรู้สึกที่ดีร่วมกัน รวมไปถึงงานที่เกี่ยวข้องกับความดูแลความปลอดภัยของพนักงานที่ทำงานอยู่ในองค์กรด้วย
นอกจากนี้ยังมีอีกงานหนึ่งที่เกี่ยวข้องก็คือ งานเกี่ยวกับคณะกรรมการสวัสดิการของบริษัท ซึ่งจะต้องมีบทบาทหน้าที่ในการดูแล ถึงความต้องการของพนักงานภายใต้ขอบเขตของกฎหมายแรงงาน หรือนโยบายบริษัทที่อนุญาตให้ทำได้ หรือนโยบายบริษัทที่สนับสนุนให้มีกิจกรรม หรือแนวทางในการสร้างกิจกรรมที่ทางคณะกรรมการสวัสดิการของบริษัทเรียกร้อง ในฐานะตัวแทนของพนักงาน เพราะ บางอย่างอาจจะทำได้บางอย่างอาจจะไม่ได้ ดังนั้น หน้าที่หนึ่งของฝ่ายบุคคลในเรื่องของความสัมพันธ์กับพนักงานในองค์กรนั้น จึงมีหน้าที่จะต้องพยายามทำความเข้าใจในสิ่งที่มองเห็นไม่เหมือนกัน หรือเกิดความขัดแย้งกันในองค์กรกับความเชื่อ หรือความคิดของพนักงานที่อาจจะยังไม่ถูกต้องตามนโยบายบริษัท หรืออาจจะอยู่นอกเหนือขอบเขตของกฎหมายแรงงาน จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายบุคคลที่จะต้องมีความเข้าใจอดทน และประสานงาน เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ดีต่อกัน เข้าใจตรงกันและทำงานร่วมกันอย่างมีความสุขในระยะยาว
ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว สำหรับงานใน 3 ส่วนนี้ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานด้านการสรรหาหรือ Recruitment นั้นเป็นลักษณะงานที่ต้องใช้บุคลากร ที่มีความละเอียดรอบคอบในการทำเอกสาร ต้องมีความสามารถในการวิเคราะห์ความต้องการในการฝึกอบรมได้อย่างดี ต้องเป็นคนที่มีความสามารถในการประสานงานกับฝ่ายต่างๆอย่างดี เพื่อให้การฝึกอบรมนั้นเป็นไปตามเป้าหมายถูกต้องและมีประสิทธิภาพทันเวลา
ส่วนในเรื่องของพนักงานที่เกี่ยวกับเรื่องของงาน Administration นั้น ก็จะต้องเป็นบุคลากร ที่มีความเชี่ยวชาญในการจัดการเอกสาร มีความเข้าใจในระบบงานที่ดี และมีความอดทนในการที่จะประสานงาน หรือแก้ไขข้อมูลต่างๆ หรือแก้ไขระเบียบต่างๆให้ถูกต้องทันสมัย และใช้งานได้จริง เพราะเป็นลักษณะงานที่ต้องมีการอัพเดทข้อมูลตลอดเวลา และต้องประสานงานอยู่ตลอดเวลา
ส่วนสุดท้ายที่เป็นงานต้องการสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานในองค์กรนั้น ต้องการบุคลากร ที่มีความรักและมีความเมตตาต่อเพื่อนร่วมงาน ต้องการเห็นเพื่อนร่วมงานมีความสุข มีความปลอดภัยในการทำงาน แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องเข้าใจในตัวของบริษัทด้วยว่ามีข้อจำกัดในการสนองความต้องการของพนักงานอย่างไร ดังนั้น พนักงานที่จะทำงานอยู่ในส่วนนี้ จึงต้องเป็นพนักงานที่มีความอดทนสูง มีความเข้าใจในความหลากหลายของความต้องการ มีความสามารถในการประสานงานได้อย่างดี และต้องมีความสามารถในการโน้มน้าวพนักงานให้เข้าใจ และดำเนินการตามนโยบายบริษัท ในขณะเดียวกัน ก็ให้พนักงานทำงานอย่างมีความสุข จึงเปรียบเสมือนเป็นคนกลางที่ต้องมีความสามารถสูงมาก ในการที่ประสานงานในทุกทิศ ให้ได้บรรลุเป้าหมายรวมของทุกฝ่ายได้อย่างลงตัวและเหมาะสมที่สุด
สำหรับเรื่องเงินเดือนของพนักงานฝ่ายบุคคลในตำแหน่งต่างๆ นั้นอาจจะไม่มีความแตกต่างกันมากนัก เนื่องจากสังกัดอยู่ภายใต้ฝ่ายบุคคลเหมือนกัน หรือฝ่าย HR เดียวกัน เพียงแต่หน้าที่ในการทำงานที่แตกต่างกัน แต่ไม่ได้หมายความว่า ผลตอบแทนจะต้องแตกต่างกันจนเห็นได้ชัดหรือมีนัยยะสำคัญ
จึงสรุปว่าลักษณะงานทั้ง 4 อย่างของฝ่ายบุคคลหรือ HR นั้นจะมีผลตอบแทนที่ใกล้เคียงกัน ขึ้นอยู่กับว่าพนักงานอยากจะทำงานในส่วนไหนเป็นหลัก หรือต้องการประสบการณ์ในส่วนใดเป็นหลัก จึงจะสมัครงานในแผนกนั้น ในลักษณะงานนั้น ตามที่ต้องการ
