ทำอย่างไรให้ Training ประสบความสำเร็จและตอบโจทย์องค์กรจริงๆ - ORCHIDJOBS.COM บริการสรรหาบุคลากรครบวงจร รวดเร็ว มีคุณภาพ เราเชี่ยวชาญในการสรรหาบุคลากรให้แก่บริษัทชั้นนำทั่วประเทศ

09ก.พ.

Suphakit Kaewpangkroบทความน่ารู้ในการทำงาน

ความสำเร็จในการ Training ขององค์กรนั้น หมายถึง ความสามารถในการสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นอย่างเป็นรูปธรรมอย่างเห็นได้ชัด หลังจากที่ได้จากการฝึกอบรมไปแล้ว ดังนั้น การฝึกอบรมจึงมิใช่เป็นการจัดกิจกรรมขึ้นมาเพียงเพื่อให้เกิดความรู้สึกว่า ได้ทำอะไรบางสิ่งบางอย่างลงไปแล้ว แต่ไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ หรือวัดผลได้อย่างชัดเจนว่า ได้เกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นหลังจากได้ทำการฝึกอบรมแล้ว เพราะ หากการฝึกอบรมไม่สามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงได้ ย่อมไม่เป็นประโยชน์อะไรกับโปรแกรมการฝึกอบรมในครั้งนั้น ทำให้เกิดการสูญเสีย ทั้งเวลาและทรัพยากรต่างๆ จากกิจกรรมที่ทำลงไป เรามาดูว่า สิ่งที่ต้องคำนึงถึง ในการจัดการฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพ ควรคำนึงถึงสิ่งใดบ้าง

1.ต้องดูถึงความต้องการที่แท้จริงของการฝึกอบรม

โดยตรวจสอบความต้องการของหลักสูตรที่จะจำฝึกอบรมอย่างแท้จริง โดยการ ออกแบบแบบสอบถามความต้องการในการฝึกอบรม

2.ต้องรู้เป้าหมายที่แท้จริงขององค์กรก่อนว่า องค์กรมีเป้าหมายอย่างไรในการสร้างวัฒนธรรมขององค์กรในระยะยาว

เพราะ วัฒนธรรมขององค์กร จะหมายถึง บุคลิกภาพของพนักงาน แนวทางการทำงาน แนวทางการดำเนินธุรกิจ และสิ่งสำคัญที่องค์กรให้กับสังคม ผ่านการทำงานของพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรม ตรงตามหลักสูตร ที่จะนำไปสู่การปรับปรุงและพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรต่อไป

3.ต้องรู้ปัญหาขององค์กร เพราะการฝึกอบรม คือ กิจกรรมที่จัดขึ้นมา

เพื่อแก้ปัญหาขององค์กรได้ถูกต้อง และตรงความเป็นจริงมากที่สุด เพื่อขจัดปัญหาที่เกิดขึ้น หรือ ลดความรุนแรงของผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากปัญหาที่มีอยู่ในปัจจุบัน ให้น้อยลงมากที่สุดในระยะเวลาที่สั้นที่สุด ดังนั้น ปัญหาขององค์กร จึงเปรียบเสมือน จุดเริ่มต้นของการกำหนดความต้องการของการฝึกอบรม จนนำไปสู่ การกำหนดหัวข้อการอบรม และในที่สุดนำไปสู่การจัดกิจกรรมการฝึกอบรมต่างๆเพื่อแก้ปัญหาขององค์กรอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา

4.การจับลำดับความสำคัญของหัวข้อการฝึกอบรมเป็นสิ่งที่ต้องวางแผนอย่างชัดเจน

เพราะ ใช้ทั้งเวลาทรัพยากรทุกอย่างและความสูญเสียโอกาสในการทำงานในขณะที่พนักงานไปเข้าสู่กระบวนการฝึกอบรมระยะยาว ลำดับการฝึกอบรมจะถูกกำหนดขึ้นจากแผนการฝึกอบรม ที่ต้องรู้ความต้องการตั้งแต่ต้น แล้วจัดลำดับ การฝึกอบรมให้ถูกต้องตามความเร่งด่วน และความเหมาะสมของปัญหาในสาขาต่างๆในเวลานั้น

แนวทางในการจัดลำดับการTrainingหรือหัวข้อการอบรม

1.แยกแยะปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นให้ชัดเจนว่าปัญหาเหล่านั้นจะถูกแก้ไขได้ด้วยสิ่งใด

1.1 ปัญหาที่สามารถแก้ไขด้วยระบบ Training

ส่วนใหญ่ จะเป็นปัญหาที่เกี่ยวกับความคิดและแนวทางในการทำงานของพนักงาน ซึ่งเป็นปัญหาที่เป็นนามธรรม สามารถแก้ไขได้ด้วยระบบการฝึกอบรม เพื่อเปลี่ยน mindset ของพนักงานให้เข้าสู่ทิศทางที่องค์กรต้องการ ดังนั้น ปัญหาลักษณะนี้ จะใช้การฝึกอบรมแก้ไขได้ไม่ยาก และสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงได้ที่ตัวบุคคล

1.2 ปัญหาที่สามารถแก้ไขด้วย การปรับปรุงระบบการทำงานเท่านั้น

ลักษณะนี้ จะเป็นลักษณะปัญหาที่ไม่ใช่เกิดจากตัวบุคคลเป็นหลัก แต่เกิดจากระบบงานเป็นหลัก ดังนั้น การฝึกอบรมบางครั้งหรือบางหลักสูตร ไม่สามารถจะแก้ปัญหานี้ได้จนกว่า จะมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขระบบงานให้ถูกต้องเสียก่อน หลังจากนั้น จึงจะเริ่มทำการฝึกอบรมเข้ามาเพื่อให้เรียนรู้ระบบงานใหม่ๆ ที่ได้รับการปรับปรุงพัฒนาแล้ว เพื่อให้พนักงานปรับตัว หรือทำความเข้าใจใหม่ในการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและถูกต้องมากขึ้น

2.กำหนดเป้าหมายของปัญหาที่เกิดขึ้นว่า จะแก้ไขเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ขึ้นอย่างไร แล้วมาเลือกวิธีการที่จะนำไปสู่การแก้ไขปัญหาดังกล่าว ซึ่งต้องแบ่งแยกให้ชัดเจนด้วยว่า จะแก้ไขด้วยการลงทุนในส่วนใด

2.1 การแก้ไขด้วย ฮาร์ดแวร์

เป็นการแก้ไขที่ตรงไปตรงมาและเห็นชัดเจนมาก เช่น ปัญหาขององค์กร อยู่ที่มีฮาร์ดแวร์ หรือเครื่องจักรต่างๆที่เก่าและขาดประสิทธิภาพ จึงทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานด้อยลง หรือไม่เป็นไปตามเป้าหมายดังนั้น การแก้ปัญหาในส่วนนี้ จึงเป็นลักษณะที่ใช้เงินลงทุนในการแก้ปัญหาตรงไปตรงมา และสามารถแก้ปัญหาได้ทันที หากมีงบประมาณเพียงพอในการแก้ปัญหาเหล่านี้

2.2 การแก้ไขด้วย หลักสูตรการฝึกอบรม

ซึ่งเป็นหลักสูตรที่เราได้กำหนดคัดเลือกแล้วว่า จะสามารถส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงพัฒนาทักษะฝีมือในการทำงานให้ดีขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างชัดเจน และวัดผลได้ทันทีหลังจากการฝึกอบรมเนื่องจากสภาพแวดล้อมต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดแวร์ ระบบงาน ได้รับการแก้ไขปรับปรุงและพัฒนาให้อยู่ในสภาวะแวดล้อมที่เหมาะสมแล้ว เพื่อรองรับการฝึกอบรมในการใช้งาน ทำความเข้าใจ และสร้างการเปลี่ยนแปลงจากเครื่องมือต่างๆ ที่มีอยู่

3.การจัดลำดับความเร่งด่วนหัวข้อการฝึกอบรม

หลังจากที่เราได้ทราบปัญหาที่แท้จริงขององค์กรแล้ว แก้ไขระบบสนับสนุนต่างๆ ให้เพียงพอแล้ว การจัดลำดับหัวข้อการฝึกอบรม จึงเป็นเรื่องสำคัญ เพราะเราจะพบว่า มีหลักสูตรฝึกอบรมมากมาย ทั้งภายในแผนกต่างๆ ขององค์กร และการฝึกอบรมข้ามแผนก เพื่อเชื่อมต่อระหว่างแผนก จึงทำให้ประสบปัญหาว่า เราควรจะจัดลำดับการฝึกอบรมอย่างไร

3.1 กำหนดหลักสูตรการฝึกอบรมที่เร่งด่วนที่สุด

โดยวัดจาก ความรุนแรงของปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน ที่ส่งผลกระทบอย่างเห็นได้ชัดเจน และ ผลกระทบที่มีความเสียหายมาก ดังนั้น หลักสูตร การฝึกอบรมสำหรับการแก้ปัญหาเหล่านี้ทันทีจึงเป็นหลักสูตรการฝึกอบรมที่เร่งด่วนที่สุด

3.2 กำหนดหลักสูตรการฝึกอบรมที่ไม่เร่งด่วน แต่มีความสำคัญ

ส่วนใหญ่ มักจะเป็นปัญหาจุกจิกเล็กน้อย แต่ส่งผลกระทบกับองค์กรอย่างชัดเจน

3.3 การฝึกอบรมในหลักสูตรที่มีความสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน

จัดลำดับให้เป็นลำดับหลังๆ ในการจับระดับการฝึกอบรม ซึ่งสามารถจะแบ่งการฝึกอบรมเป็นระยะ 2-3 ระยะได้ เพราะเป็นหลักสูตรที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ดังนั้นจึงยังพอมีเวลาที่จะชะลอการฝึกอบรมไปได้

3.4 การฝึกอบรมในหลักสูตรที่ไม่มีความสำคัญ และไม่เร่งด่วน

จะต้องจัดหลักสูตรให้รวมอยู่ในแผนระยะยาว แต่ต้องกำหนดกรอบเวลาให้

4.การกำหนดงบประมาณการจัดการฝึกอบรม รวมถึง การจัดสรรเวลาสำหรับการฝึกอบรม

เนื่องจากการฝึกอบรมเป็นสิ่งที่ต้องใช้ทั้งทรัพยากรที่เป็นเงิน และเวลาของพนักงานที่จะต้องเข้ามาทำการฝึกอบรมในช่วงเวลาดังกล่าว รวมไปถึงความสูญเสียโอกาสในการดำเนินงานขององค์กร ในช่วงระหว่างที่พนักงานพักงานเข้ารับการฝึกอบรม ดังนั้น การกำหนดงบประมาณจึงเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญมาก ไปจนถึงความสามารถในการวัดผลของการฝึกอบรมได้อย่างชัดเจน

5.กำหนดแผนงานในการทำงาน และการจัดการฝึกอบรม โดยแบ่งแยกด้วยการมี ความสมบูรณ์ของการฝึกอบรมในช่วงระยะเวลาที่กำหนดไว้ เช่น

5.1 จัดการฝึกอบรมให้เสร็จสิ้นสมบูรณ์ภายในครั้งเดียวทันที

หมายถึง การวางแผนการฝึกอบรมไม่ว่าจะมีการฝึกอบรมเพียงแค่หลักสูตรเดียว หรือการฝึกอบรมที่ต่อเนื่องหลายหลักสูตร แต่เป็นการฝึกอบรมที่จำเป็นจะต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์ในครั้งเดียวอย่างต่อเนื่อง

5.2 จัดการฝึกอบรมให้เสร็จสมบูรณ์ภายในระยะเวลาที่กำหนด

แต่แบ่งเป็นการฝึกอบรมเป็นช่วงๆ โดยไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมต่อเนื่องในคราวเดียวกันหมดทุกหลักสูตร ซึ่งส่วนใหญ่ จะเป็นแผนการฝึกอบรมระยะ ที่ต้องเวลาที่ชัดเจนว่า ควรจะต้องฝึกอบรมหลักสูตรทั้งหมดนี้ให้จบสิ้นภายในกรอบเวลาเมื่อใด ส่วนใหญ่การฝึกอบรมรักษาที่จะเป็นลักษณะของการฝึกอบรมเพื่อเตรียมผู้นำหรือเตรียมพนักงานขึ้นไปสู่ตำแหน่งงานในตำแหน่งที่ใหญ่ขึ้นต่อไปในอนาคตในช่วง 2-3 ปีข้างหน้า

5.3 การกำหนดการฝึกอบรม ระยะสั้น ระยะยาว

สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่สำคัญและเกี่ยวพันต่อเนื่องกับหลักสูตรการฝึกอบรมที่ได้กำหนดวางไว้แล้ว เป็นเรื่องของการใช้ทรัพยากรที่เป็นเงินสดและเวลาของพนักงานในขณะการทำงาน ที่ต้องหยุดพักลง เพื่อมาเข้าสู่หลักสูตรการฝึกอบรม ประกอบด้วยเงินสดหรือเงินลงทุนที่ต้องใช้ในการฝึกอบรมต่างๆ จะสัมพันธ์เกี่ยวกับยอดขายและกำไรที่จะเกิดขึ้นในอนาคตระยะยาวด้วยเช่นกัน ดังนั้น จะต้องแบ่งย่อยลงไปอีกว่าการฝึกอบรมในระยะสั้น ระยะยาวนั้น จะต้องแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ

5.3.1 เป็นการฝึกอบรมที่จะต้องทำให้ได้ แม้จะเกิดปัญหาเรื่องสภาวะทางการเงินในอนาคตในช่วงเวลาใดช่วงเวลาหนึ่งที่การฝึกอบรมนั้น ต้องดำเนินการเป็นไปตามเป้าหมายแผนงาน จึงเป็นลักษณะการฝึกอบรมที่จำเป็นจะต้องทำ ไม่ว่าจะอยู่ในสภาวะแวดล้อมอย่างไร

5.3.2 เป็นหลักสูตรฝึกอบรมที่เป็นระยะยาว สามารถเลื่อนออกไปในระยะยาว หรือหยุดพักชั่วคราวเมื่อเกิดปัญหาสภาวะทางการเงินในอนาคตหรือสภาพคล่องไม่ดี แต่ไม่ได้หมายความว่า จะต้องตัดการฝึกอบรมนี้ทิ้งไปในที่สุด เพราะการฝึกอบรมนี้ถูกกำหนดไว้แล้วว่า จำเป็นและสามารถปรับเปลี่ยนยืดหยุ่นได้ แต่ยกเลิกไม่ได้ เพียงแค่ชะลอการฝึกอบรมไปก่อน