Onboarding Process ที่ดีไม่ใช่แค่การต้อนรับ แต่ทำอย่างไรให้พนักงานใหม่พร้อมทำงานและรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมตั้งแต่สัปดาห์แรก
📣Onboarding Process คืออะไร และทำไมถึงสำคัญ
Onboarding Process หรือกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ คือขั้นตอนสำคัญที่องค์กรใช้ในการสร้างความเข้าใจ วัฒนธรรม และความมั่นใจให้กับพนักงานที่เพิ่งเข้ามาทำงาน ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งใดก็ตาม หากองค์กรมี Onboarding ที่ดี จะช่วยให้พนักงานเริ่มงานได้อย่างรวดเร็ว คล่องตัว และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพตั้งแต่วันแรก
📣องค์ประกอบของ Onboarding Process ที่ดี
การต้อนรับพนักงานใหม่เข้าทำงาน ไม่ว่าพนักงานคนนั้นจะไม่เคยทำงานมาก่อน หรือเคยทำงานที่อื่นมาก่อน แต่ทุกสถานที่มีความแตกต่างกันไป ทั้งในเรื่องของวัฒนธรรม ระเบียบวินัย ปรัชญาในการดำเนินธุรกิจ และเรื่องของระบบงาน แม้จะเป็นงานสายใกล้เคียงกัน แต่ระบบงานแต่ละที่ย่อมมีความแตกต่างกันไป ดังนั้น การทำ Onboarding Process จะต้องประกอบไปด้วย
แผนการและขั้นตอนที่ชัดเจน
– แผนการที่ชัดเจน มีระเบียบวินัย มีลำดับขั้นตอนในการดำเนินการที่ชัดเจน เช่น ในชั่วโมงแรกจะต้องทำสิ่งใด ในวันแรกที่ จะต้องทำสิ่งใด ในวันถัดๆไป จะต้องมีแผนอย่างไร จนกระทั่งครบจำนวนวันที่มีแผนในการจัดทำ Onboarding Process
การแนะนำบริษัทและปรัชญาองค์กร
– แนะนำบริษัทอย่างชัดเจนถึงธุรกิจของบริษัท ปรัชญาในการทำงานของบริษัท ผู้บริหารระดับต่างๆ ที่สำคัญที่ต้องรับรู้และรู้จัก – เกี่ยวกับปรัชญาในการดำเนินธุรกิจของบริษัทที่บริษัทให้ความสำคัญต่อลูกค้าหรือองค์กรภายนอกของบริษัทที่เข้ามาเกี่ยวข้องหรือติดต่องานกัน เพื่อให้ทราบถึง วัฒนธรรมขององค์กร ปรัชญาในการดำเนินธุรกิจที่ชัดเจนเป็นทางการ เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถที่จะสื่อสารในฐานะส่วนหนึ่งขององค์กรกับภายนอกได้อย่างถูกต้องไปในทิศทางเดียวกัน
การอธิบายหน้าที่งานและโครงสร้างการบังคับบัญชา
– หน้าที่โดยตรงของพนักงานคนนั้น แม้จะรู้อยู่แล้วว่าตำแหน่งงานเขาคืออะไร และต้องทำอะไรในภาพรวมในการสัมภาษณ์งาน แต่เมื่อมาเริ่มงานวันแรก จะต้องทำการแนะนำหน้าที่การงานให้ชัดเจนอีกครั้งอย่างเป็นทางการ รวมไปถึงขอบเขตของอำนาจที่ทำได้ ผู้บังคับบัญชาโดยตรงผู้บังคับบัญชาในสายงานโดยตรงระดับสูง เพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องโดยตรง และลูกน้องที่ต้องรับผิดชอบโดยตรง
การเรียนรู้ Work Procedure ทั้งระบบ
– เกี่ยวกับขบวนการทำงานของบริษัทหรือที่เรียกว่า Work Procedure อย่างละเอียดขององค์กรทั้งระบบ มิใช่เพียงแค่ Work Procedure ของคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงเท่านั้น เนื่องจาก การทำงานจะต้องมองเห็นภาพรวมการทำงานของทั้งระบบอย่างชัดเจนว่า ในหน่วยงานที่ตัวเองรับผิดชอบมีการทำงานอย่างไร และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอื่นๆมีขั้นตอนการทำงานอย่างไร ทั้งนี้ เพื่อให้เกิดความชัดเจนในภาพรวมของการทำงานของบริษัททั้งหมด ทำให้พนักงานใหม่สามารถมองเห็นภาพได้ว่า หากเกิดความผิดพลาดในขั้นตอนใด ไม่ว่าจะเป็นภายในหรือภายนอกแผนกของตนเองจะส่งผลกระทบอย่างไรกับบริษัทในภาพรวมในระยะยาว เป็นการทำความเข้าใจและป้องกันปัญหาระยะยาวที่เกิดขึ้นทั้งภายในและภายนอกแผนก
การเข้าถึงแหล่งข้อมูลและ Training Material
– Presentation ที่เกี่ยวกับ แหล่งข้อมูลความรู้ต่างๆ ที่พนักงานจะสามารถหาได้ด้วยตนเองหรือช่วยเหลือตนเองได้ในการพัฒนาตนเองหรือหาคำตอบพื้นฐานได้ โดยที่ไม่ต้องรบกวนผู้อื่นหรือรบกวนพี่เลี้ยง ไม่ว่าจะเป็น Training Material ต่างๆ ที่เป็นออนไลน์สำหรับทุกคนที่เข้าถึงได้ หรือ Training Material ที่เป็นเฉพาะในแผนกของตนที่จะต้องมี Password หรือรหัสผ่านเฉพาะที่ใช้เฉพาะคนในแผนกเท่านั้น เนื่องจากเป็นการ Training ภายในแผนกของตนเองเท่านั้น รวมไปถึง Training หรือ Presentation ที่บริษัทจัดเตรียมไว้สำหรับลูกค้าหรือบุคคลภายนอกที่จะเข้ามาดูข้อมูลของบริษัท ที่เป็นส่วนหนึ่งของการประชาสัมพันธ์ และสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทผ่านการนำเสนอเหล่านี้ สู่ภายนอกอย่างถูกต้องและเป็นทางการ
📣Onboarding Process ช่วยให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรได้อย่างไร
การมี Mentor หรือพี่เลี้ยง
– จัดเตรียมพี่เลี้ยง Mentor ให้กับพนักงานใหม่ตามกำหนดระยะเวลาที่ได้วางแผนไว้ ซึ่งการจัดเตรียมพี่เลี้ยงนี้ จะเป็นลักษณะการจัดเป็นพี่เลี้ยงห่างๆ ในช่วงเริ่มต้น เช่น ในช่วงวันแรกอาจจะมีพี่เลี้ยงคอยแนะนำ เพื่อให้พนักงานได้เกิดความคุ้นเคยกับสิ่งต่างๆ ในองค์กร และหลังจากนั้น ก็จะมีพี่เลี้ยงที่คอยเป็นผู้ให้คำปรึกษา หรือคำแนะนำเป็นกรณีไป
การฝึกอบรมในช่วงแรก
– จัดหลักสูตรฝึกอบรมพนักงานให้ชัดเจนและดำเนินการฝึกอบรมให้เสร็จสิ้นเร็วที่สุด ภายใน 3 วันแรกให้จบ เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าใจทุกสิ่งทุกอย่างได้มากพอที่จะเริ่มทำงานได้ เพื่อให้พนักงานเริ่มงานได้อย่างมั่นใจ และพร้อมพิสูจน์ตัวเองในช่วงทดลองงาน
การแนะนำกิจกรรมและวัฒนธรรมองค์กร
– แนะนำให้พนักงานรู้ถึงกิจกรรมต่างๆ ของบริษัทในแต่ละปี ในแต่ละเดือน ว่ามีกิจกรรมอะไรบ้าง เพื่อให้พนักงานรู้ในเบื้องต้นล่วงหน้าว่า พนักงานจะต้องมีส่วนร่วมในกิจกรรมส่วนใดโดยตรงและมีส่วนที่ต้องสนับสนุนทางอ้อมในกิจกรรมส่วนใดที่อาจจะเป็นเรื่องของแผนกอื่นแต่มีความเชื่อมโยงถึงแผนกตนเองด้วยซึ่งจะต้องได้รับการช่วยเหลือและสนับสนุนจากแผนกตนเองทางอ้อม เพื่อให้กิจกรรมนั้นประสบความสำเร็จตามไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
📣ความสำคัญของ Onboarding ต่อประสิทธิภาพองค์กร
การได้รับผลลัพธ์ที่คุ้มค่ากับการจ้างงานของพนักงานที่มาใหม่ จะช้าหรือเร็ว และได้รับผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพคุ้มค่ากับการจ้างงานหรือการเพิ่มพนักงานใหม่ในตำแหน่งนั้นมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับขบวนการ Onboarding Process ที่มีประสิทธิภาพ เพราะจะทำให้พนักงานสามารถเข้าใจทุกสิ่งทุกอย่างได้อย่างถูกต้องในระยะเวลาอันสั้น และพร้อมที่จะผลิตผลงานหรือสร้างผลงานได้ทันที กระบวนการ Onboarding Process ที่กระทำด้วยความไม่ตั้งใจหรือไม่ทุ่มเทอย่างจริงจัง จะทำให้พนักงานเกิดอาการเคว้งคว้าง หรืออยู่ในสุญญากาศ และไม่สามารถหาคำตอบหรือถามผู้ช่วยที่จะช่วยให้เขาเข้าใจการทำงานได้รวดเร็วและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้บริษัทสูญเสียโอกาส และสูญเสียประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานใหม่ และมีผลต่อการทำงานในภาพรวมขององค์กร เนื่องจากทุกตำแหน่งงานในการเชื่อมโยงถึงกันหมด หากตำแหน่งใดขาดประสิทธิภาพ ก็จะทำให้งานของแผนกอื่นได้ประสิทธิภาพไปด้วยเช่นกัน
📣Onboarding ที่ดีช่วยรักษาพนักงานใหม่ได้อย่างไร
– ทำให้พนักงานรู้สึกมั่นใจและอบอุ่นใจตั้งแต่วันแรก
– ลดแรงกดดันในการปรับตัวเข้าสู่องค์กร
– ลดความเสี่ยงที่พนักงานใหม่จะลาออกก่อนผ่านช่วงทดลองงาน
– เพิ่มโอกาสรักษาคนเก่งให้อยู่กับองค์กรในระยะยาว
Onboarding Process จะสามารถรักษาพนักงานใหม่ได้ดีอย่างแน่นอนเนื่องจาก พนักงานรู้สึกมีความมั่นใจ และมีความอบอุ่นในการต้อนรับพนักงานในช่วงการทำงานในช่วงสัปดาห์แรก จะทำให้พนักงานรู้สึก ไม่กดดันในการทำงาน และสามารถทำงานได้อย่างสบายใจ เพราะมั่นใจว่ามีคนที่คอยช่วยดูแลเมื่อยามจำเป็น และได้รับความช่วยเหลือเท่าที่สมควรได้รับตามความเหมาะสม ยิ่งกรณีที่เป็นพนักงานใหม่ ที่ไม่เคยทำงานที่ใดมาก่อน หากกระบวนการ Onboarding Process ด้อยคุณภาพ หรือไม่มีประสิทธิภาพ จะทำให้พนักงานเกิดความกลัวที่จะทำงานต่อไป เพราะคิดว่า ไม่น่าจะทำงานได้ และเข้าใจว่าตัวเองขาดประสิทธิภาพ หรือขาดความสามารถในการทำงานนั้น ที่เป็นผลมาจากกระบวนการ Onboarding Process ที่ไม่มีประสิทธิภาพ และทำให้พนักงานตัดสินใจผิดพลาด ลาออกจากองค์กรในระยะเวลาที่ยังไม่ผ่านโปรหรือเร็วเกินไป ทำให้บริษัทต้องสูญเสียโอกาสที่จะพัฒนาพนักงานที่ได้รับเลือกมาแล้วอย่างดีในขั้นตอนการสัมภาษณ์ และเกิดการสูญเสียที่ต้องสัมภาษณ์พนักงานใหม่อีกครั้ง ทำให้เสียทั้งค่าใช้จ่าย และเสียทั้งเวลา และที่สำคัญ คือ บริษัทเสียโอกาสในการที่จะทำให้งานดำเนินการอย่างต่อเนื่องในช่วงที่ต้องสัมภาษณ์พนักงานใหม่อีกครั้ง หลังจากที่พนักงานใหม่มาทำงานได้ไม่นาน และต้องลาออกไป เพราะกระบวนการ Onboarding Process ทีไรประสิทธิภาพ
🌟สรุป
Onboarding Process คือการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะช่วยสร้างความประทับใจแรกให้พนักงานใหม่ เริ่มงานได้เร็วขึ้น ลดโอกาสลาออก และช่วยให้องค์กรประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย การออกแบบกระบวนการ Onboarding ที่เป็นระบบ มีขั้นตอนชัดเจน และเต็มไปด้วยการสนับสนุน จะทำให้องค์กรได้ทั้ง “คนที่พร้อมทำงาน” และ “พนักงานที่ภักดีต่อองค์กร” ในระยะยาว
