ว่าด้วยเรื่องการออกใบเตือนพนักงาน
ใบเตือนพนักงานคืออะไร
ใบเตือนพนักงานเป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งเตือนพนักงานเกี่ยวกับพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมหรือการละเมิดนโยบายขององค์กร การออกใบเตือนมักจะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เพื่อให้พนักงานได้รับทราบเกี่ยวกับกฎเกณฑ์ขององค์กร และแนวทางการปรับปรุงแก้ไขเพื่อประสบความสำเร็จในการทำงานอย่างเต็มที่
ใบเตือนพนักงานส่วนใหญ่จะระบุปัญหาหรือพฤติกรรมที่ต้องการให้แก้ไข และมักจะระบุเวลา วันที่ ที่เกิดเหตุ โดยเนื้อหาของใบเตือนมักจะเป็นไปตามนโยบายและกฎขององค์กร หรืออาจจะมีการระบุลักษณะของการทำผิดที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการให้คำแนะนำเพื่อช่วยให้พนักงานมีการปรับปรุงพฤติกรรมให้ดีขึ้นในอนาคต
ใบเตือนพนักงานมักจะมีระดับความรุนแรงต่าง ๆ ตามลำดับ เช่น ใบเตือนแรกอาจเป็นการแจ้งเตือนเพื่อให้พนักงานรับรู้ถึงปัญหาและมีโอกาสปรับปรุงตัว เมื่อองค์กรให้โอกาสแล้ว แต่ยังไม่ปรับปรุงแก้ไขพฤติกรรม อาจมีใบเตือนที่มีระดับความรุนแรงสูงขึ้น เช่น การตัดสิทธิ์หรือการปรับตำแหน่งการทำงาน โดยการออกใบเตือนนี้จะมีการเก็บไว้เป็นหลักฐานในกรณีที่จำเป็นต้องดำเนินการทางกฎหมายในอนาคต การใช้ใบเตือนต้องอยู่ภายใต้นโยบายและกฎขององค์กร และต้องปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องในการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์
สิ่งที่ต้องมีในใบเตือน
การเขียนใบเตือนพนักงานเป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างรอบครอบ และเพื่อให้เป็นไปตามกระบวนการทางกฎหมายและนโยบายขององค์กร นี่คือสิ่งที่ควรระบุในใบเตือนพนักงาน
1. ระบุข้อผิดพลาดหรือปัญหา ระบุให้ชัดเจนว่าพนักงานทำผิดกฎหมายหรือนโยบายขององค์กรอย่างไร และอธิบายประเด็นที่เกี่ยวข้องโดยละเอียด เช่น การมาสายทุกวัน แต่งกายไม่สุภาพ เป็นต้น
2. แสดงหลักฐาน ให้แนบหรือระบุหลักฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น บันทึกเวลาการมาทำงาน รายงานจากพยาน เป็นต้น
3. ระบุความรุนแรงและเปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็น ระบุระดับของความรุนแรงของปัญหา อธิบายผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากพฤติกรรมดังกล่าว และควรให้พนักงานมีโอกาสแสดงความคิดเห็นในเรื่องนี้
4. แนวทางการแก้ไข ระบุว่าพนักงานควรแก้ไขพฤติกรรมอย่างไร เช่น การเข้าร่วมการอบรม การปฏิบัติตามนโยบายขององค์กรอย่างเคร่งครัด เป็นต้น และระบุการดำเนินการเพิ่มเติม ว่าหากพนักงานไม่ปรับปรุงพฤติกรรมตามที่ระบุ จะมีการดำเนินการเพิ่มเติมอย่างไร เช่น การตัดสิทธิ์การทำงาน การลงโทษทางวินัย เป็นต้น
5. ลงชื่อผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบ ให้ผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบลงชื่อเพื่อยืนยันว่าพนักงานได้รับใบเตือนและเข้าใจสิ่งที่ระบุในนั้น
การเขียนใบเตือนนั้นควรมีการให้คำแนะนำอย่างเป็นสิ่งสำคัญ และควรมีการจัดการในทางกฎหมายให้ถูกต้องเพื่อป้องกันความขัดแย้งทางกฎหมายในอนาคต
นายจ้างออกใบเตือนกี่ครั้ง จึงเลิกจ้างได้
การออกใบเตือนก่อนที่จะพิจารณาเลิกจ้างพนักงานเป็นขั้นตอนที่สำคัญเพื่อให้พนักงานมีโอกาสปรับปรุงตัวเอง ก่อนที่จะมีการเลิกจ้าง เช่น เมื่อพนักงานมีปัญหาในการปฏิบัติงานหรือละเมิดนโยบายของบริษัท นายจ้างอาจจะให้ใบเตือนในการแจ้งเตือนพนักงานเกี่ยวกับปัญหาดังกล่าวและให้เวลาให้พนักงานมีโอกาสปรับปรุงตน โดยจะระบุระยะเวลาที่ให้ใบเตือนในการปรับปรุง แต่หากมีการทำผิดซ้ำโดยอ้างอิงจาก ม.119 (4) แห่ง พรบ.คุ้มครองแรงงานฯ ว่า “ถ้าลูกจ้างทำผิดระเบียบข้อบังคับฯ ในเรื่องไม่ร้ายแรง เมื่อนายจ้างได้เตือนเป็นหนังสือหรือใบเตือนไปแล้ว แล้วภายใน 1 ปี ลูกจ้างก็ยังทำผิดซ้ำในเรื่องเดียวกันกับที่ได้เตือนมาแล้ว นายจ้างก็มีสิทธิเลิกจ้างได้เลย เพราะลูกจ้างทำผิดซ้ำ” โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย แต่ถ้าเป็นความผิดร้ายแรง สามารถเลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย
กล่าวคือหากพนักงานหรือลูกจ้างยังทำซ้ำในพฤติกรรมเดิมที่เคยได้เตือนภายในระยะเวลา 1 ปีนับแต่กระทำผิดครั้งแรก นายจ้างก็สามารถเลิกจ้างได้ทันที เว้นแต่บริษัทมีข้อบังคับหรือระเบียบภายในองค์กรที่ระบุไว้ว่า จะตักเตือนกี่ครั้งถึงจะเลิกจ้าง เช่น จะเตือน 3 ครั้ง 4 ครั้ง หรือ 5 ครั้ง
ทั้งนี้ หากตักเตือนยังไม่ครบตามระบุแล้วบริษัทเลิกจ้างเสียก่อน เช่น บริษัทระบุว่าจะตักเตือน 3 ครั้ง แต่เลิกจ้างตั้งแต่การเตือนครั้งที่ 2 นายจ้างอาจต้องจ่ายค่าชดเชย ตาม ม.118 เช่นกัน
