AI ในงาน HR
มีคำถามมากมายในปัจจุบันว่าเมื่อ AI เข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำงานของ HR แล้วคนที่ทำงานในสายอาชีพ HR จะยังมีงานทำต่อไปหรือไม่ เรามาดูกันว่ามีอะไรบ้างที่ AI น่าจะเข้ามาทำงานแทน HR ได้ในงานที่เราเคยทำอยู่เป็นประจำ
📄 1. Resume Screen
งาน HR เริ่มต้นจากการคัด Resume ซึ่งเป็นงานแรกของ HR ซึ่งในอดีตนั้น พนักงาน HR จะต้องนำ Resume ทั้งหมดมานั่งอ่านทีละคน แล้วก็สรุปคัดเลือกในเบื้องต้นว่า มีใครบ้างที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่จะเข้ามาทำงานในองค์กร ซึ่งการคัดเลือก Resume นั้น AI จะเข้ามาช่วยทำหน้าที่อะไรได้บ้าง
1.1 การออกแบบแบบฟอร์ม ที่เป็นมาตรฐานให้พนักงานทุกคนเข้ามากรอกในส่วนต่างๆ ที่ถูกกำหนดไว้เป็นมาตรฐานตายตัว และบังคับข้อมูลที่จะกรอกให้ชัดเจน ซึ่งส่วนนี้ AI จะทำงานได้ดี และสามารถที่จะคัดเลือก Resume ที่ตรงตามมาตรฐานที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และจำนวนมากในเวลาเดียวกัน
1.2 กรณีที่บริษัท ไม่ได้มีการกำหนด Platform ให้กรอกข้อมูลตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ AI สามารถช่วยในการคัดเลือกได้ โดยการทำหน้าที่อ่าน Resume ทั้งหมดแทนเราโดยใช้ Keyword ที่ถูกกำหนดไว้เป็นตัวคัดกรอง Resume ที่มีการพูดถึง อธิบายถึงคีย์เวิร์ดต่างๆ ที่กำหนดไว้เป็นตัวชี้วัดในการคัดกรองในเบื้องต้น หมายความว่า ใบสมัครทั้งหมดจะถูกสแกนเข้าสู่ระบบ AI และ AI จะเป็นคนอ่านทุกตัวอักษร เพื่อดึง Resume ที่เราต้องการออกมาตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้
📄 2. Pre interview
เมื่อเราได้ Resume ที่ต้องการแล้ว เดิม HR จะต้องโทรไปคุยกับพนักงานแต่ละคน เพื่อเป็นการสัมภาษณ์งานเบื้องต้น เพื่อเป็นการตรวจเช็คย้ำอีกครั้งหนึ่งถึงคุณสมบัติว่า ตรงตามที่ Resume กรอกไว้หรือไม่ หรือมีคุณสมบัติบางอย่าง ที่ไม่ได้กรอกไว้ใน Resume แต่ยังเป็นคุณสมบัติที่เราต้องการค้นหาในการคัดเลือกผู้สมัครที่จะเข้าสัมภาษณ์อย่างเป็นทางการต่อไป ซึ่งในส่วนนี้ AI จะช่วยทำหน้าที่อะไรได้บ้าง
2.1 การตั้งคำถามโดย AI และให้ผู้สมัครเขียนตอบมา หรือผู้สมัครอธิบายมาด้วยเสียง แล้ว AI ทำหน้าที่คัดกรองคำตอบของผู้สมัคร หรือ การอธิบายของผู้สมัคร โดยยึดตามเงื่อนไขที่จะถูกกำหนดไว้ใน AI เพื่อให้การสัมภาษณ์ในเบื้องต้นนั้นมีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการ
2.2 การจัดลำดับความน่าสนใจของผู้สมัครในการเข้าสัมภาษณ์ เพื่อให้มีเป้าหมายที่ชัดเจนว่าผู้สมัครรายใดที่เป็นผู้สมัครที่มีความเป็นไปได้สูงอันดับ 1 2 3 ก่อนเข้าสู่กระบวนการสัมภาษณ์อย่างเป็นทางการครั้งที่ 1 ซึ่งงานในส่วนนี้ AI จะช่วยได้ดีมาก เนื่องจาก AI จะสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ และทำการให้คะแนนในคุณสมบัติต่างๆ ที่ AI ได้ดึงออกมา และนำไปตัดคะแนนในภาพรวมของผู้สมัครทั้งหมดจะได้จัดลำดับผู้สมัครที่มีความสำคัญ ตั้งแต่ระดับที่ 1 ถึง 5 ตามน้ำหนักคะแนนที่ได้รับมา ในการตัดคะแนนรวมแบบกลุ่มในค่าเฉลี่ย
📄 3. Job Fit Analyze
AI สามารถที่จะช่วยวิเคราะห์ถึงตำแหน่งงานที่เหมาะสมอย่างแท้จริงกับผู้สมัครที่สมัครงานในตำแหน่งต่างๆได้อย่างแม่นยำกว่าการตัดสินใจโดยคน ถ้ามีการกำหนดเงื่อนไขต่างๆ ไว้ใน AI ให้ชัดเจน และนำข้อเท็จจริงหรือข้อมูลที่ได้จากใบสมัครและการสัมภาษณ์เบื้องต้น นำมาสรุป ทำการจับคู่ระหว่างความสัมพันธ์ของคุณสมบัติผู้สมัครกับคุณสมบัติของตำแหน่งงานที่ต้องการ ในลักษณะที่ใช้คณิตศาสตร์ หรือ ใช้ตรรกะทางคณิตศาสตร์เป็นตัวตัดสินใจจับคู่ที่เหมาะสมได้ โดยปราศจากความลำเอียง เป็นธรรมกับผู้สมัครทุกคน ซึ่ง AI จะเป็นคนที่ทำหน้าที่ในการตัดสินว่าใครเหมาะกับงานไหนมากกว่ากัน อย่างยุติธรรม ถูกต้อง เป็นธรรม
📄 4. Salary Match
เมื่อได้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเบื้องต้นตามความต้องการแล้ว ได้ตำแหน่งงานที่เหมาะสมกับผู้สมัครแล้ว AI จะเป็นผู้ที่ช่วยในการแนะนำเงินเดือนที่เหมาะสมของพนักงานคนนั้น ตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ว่าตำแหน่งงานนั้น จะได้เงินเดือนที่เท่าไหร่ จากคุณสมบัติเด่นและคุณสมบัติเสริมที่แต่ละคนอาจจะมีความแตกต่างกันไป แต่สามารถนำออกมาเป็นคะแนนได้อย่างถูกต้องแม่นยำและเป็นธรรม แทนการใช้วิจารณญาณและความรู้สึกส่วนตัวในการตัดสิน ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยให้การจัดสรรตำแหน่งงาน และฐานเงินเดือนที่อยู่ในตารางเงินเดือนที่ถูกกำหนดไว้ ให้เป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำ เป็นธรรม สามารถอธิบายได้
📄 5. AI สามารถช่วยเรื่องของการทำ Orientation
หรือการแนะนำพนักงานใหม่ในการเริ่มงานวันแรก ว่าสิ่งที่ควรจะต้องรู้มีอะไรบ้าง ซึ่งสามารถทำได้หลายๆรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบของการทำเป็นระบบ Online Orientation ที่พนักงานสามารถเข้าไปอ่าน ศึกษา เรียนรู้หรือรับฟังจากคลิปวีดีโอต่าง ๆ ที่ทำทิ้งไว้ในข้อมูลส่วนกลางได้ รวมไปถึงการออกแบบการทดสอบความเข้าใจของพนักงานหลังจากที่ได้เข้าไปศึกษาเรื่อง Orientation ที่บริษัทได้จัดทิ้งไว้แล้ว โดยการทำข้อสอบตามที่กำหนดไว้ เพื่อประเมินถึงความเข้าใจ และความสำเร็จในการทำ Orientation ขององค์กร เพื่อให้ HR รู้ว่าพนักงานท่านใด ที่ยังไม่เข้าใจในเรื่องของ Orientation อาจจะต้องมีการนำมาฝึกอบรมเพิ่มเติมโดยพนักงาน HR อีกครั้ง เพื่อให้เกิดการสื่อสาร 2 ทาง และทำให้พนักงานสามารถเข้าใจเรื่องของ Orientation ได้ครบถ้วน 100%
📄6. AI ยังสามารถช่วยเรื่องของการสื่อสารในองค์กรได้
เนื่องจาก การสื่อสารของพนักงานในอดีตนั้น ใช้การติดประกาศ หรือการใช้การประชุม ซึ่งพนักงานอาจจะเข้าบ้าง ครบบ้าง ไม่ครบบ้าง หรือฟังแล้วไม่เข้าใจในครั้งเดียว แต่ไม่สามารถที่จะตรวจสอบความเข้าใจซ้ำได้เนื่องจากมีการประชุม โดยใช้ตัวบุคคลเป็นผู้อธิบาย หรือสื่อสารออกไป ดังนั้น AI จะเป็นเครื่องมือที่ดี ที่จะทำหน้าที่สื่อสารองค์กรในข้อมูลต่าง ๆ ให้พนักงานรับทราบตลอดเวลา 24 ชั่วโมง ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ใดก็ตาม หรือต้องการจะเข้ามาทำความเข้าใจ หรือเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข่าวสารต่างๆที่องค์กรต้องการสื่อออกไป ซึ่งจะมีผลทำให้ประสิทธิภาพในการสื่อสาร มีประสิทธิภาพสูงสุด ถูกต้องแม่นยำ และเข้าใจตรงกันหมด เนื่องจากทุกคนได้รับสื่อพร้อมกัน ชุดเดียวกัน จึงหลีกเลี่ยงความสับสนในการสื่อสารในแต่ละครั้งที่แตกต่างกันด้วยคนเหมือนที่เคยเกิดขึ้นในอดีต
📄 7. ในกรณีที่พนักงานมีการลาออก
AI สามารถช่วยในการวิเคราะห์ หรือหาสาเหตุของพนักงานที่ลาออกได้ง่ายกว่า และน่าจะมีโอกาสได้ข้อมูลที่แม่นยำ หรือเป็นความจริงมากกว่าวิธีการในอดีต ที่ได้ใช้พลังงาน HR เป็นผู้ทำการสัมภาษณ์ ที่เรียกว่า Exit Interview ซึ่งในส่วนนี้โดยปกติแล้วพนักงานที่ลาออก มักจะไม่พูดความจริง เนื่องจากเกรงใจผู้ที่จะทำการสัมภาษณ์ Exit Interview หรือ กลัวความไม่ปลอดภัยที่ตนเองจะเปิดเผยข้อมูลบางอย่าง แม้ว่าจะลาออกไปแล้ว ซึ่ง AI จะช่วยทำงานในส่วนนี้ได้ดี โดยการกำหนดให้พนักงานไม่จำเป็นจะต้องแสดงตัวตนออกมา ทำให้พนักงานที่ลาออกนั้น สามารถที่จะให้ข้อมูลที่ชัดเจน ถูกต้อง แม่นยำ เพราะไม่มีความกังวลที่จะเปิดเผยตัวตนในการให้ข้อมูลที่ทำให้ลาออกไป ข้อมูลเหล่านี้ จะเป็นประโยชน์ เที่ยงตรง และแม่นยำสามารถนำไปใช้ในการปรับปรุง ป้องกันการลาออกพนักงานในลักษณะปัญหาเดียวกันในอนาคตได้
📄 8. Performance Review
AI สามารถช่วยเรื่องของ Performance Review หรือ Performance Management ได้ดี เนื่องจากในอดีต หากมีพนักงาน หลักร้อยคน หรือหลักพันคน การที่จะให้พนักงานที่เป็น HR มาทำการวิเคราะห์ Performance หรือ ทำการบริหาร Performance โดยใช้กำลังคน หรือ ความเห็นส่วนตัวของคนๆ นั้น ในการทำงานส่วนนี้ จะมีความเสี่ยงในการเกิดความผิดพลาด เกิดความลำเอียง หรือเกิดความไม่ถูกต้องสูง เนื่องจาก เป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก และจะมีเรื่องของวิจารณญาณหรือความรู้สึกเข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้เกิดความลำเอียงได้ แต่ AI จะทำการวิเคราะห์ทุกอย่าง อย่างตรงไปตรงมา ตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้เท่านั้น โดยไม่มีความลำเอียง และสามารถทำงานได้ตลอดเวลา และ ทำงานได้รวดเร็วกว่าคน มีความผิดพลาดน้อย จึงให้การทำงานในส่วนของ Performance Review หรือ Performance Management เต็มประสิทธิภาพ ถูกต้อง แม่นยำ รวดเร็วและทันเวลา
ในความเป็นจริงแล้ว AI สามารถช่วยงาน HR ได้ในทุกมิติรวมไปถึงการทำ Dashboard Report ต่างๆ ทั้งในมิติที่เป็นพื้นฐาน หรือ มิติที่มีความซับซ้อนจากการนำตัวแปรหลายๆ ตัวแปร มาวิเคราะห์ร่วมกัน แต่สิ่งที่ต้องระวังอย่างหนึ่งคือ การเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับส่วนตัวของพนักงาน ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรักษาเป็นความลับให้ดีที่สุด เนื่องจาก AI จะเป็นการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของพนักงานไว้ในที่เดียวกัน
