AI สามารถทำงานแทน HR ได้ หากธุรกิจเล็กอยู่ หมายถึง มีพนักงานไม่มาก เช่น มีพนักงานประมาณ 5 ถึง 10 คน อันนี้น่าจะใช้ AI แทน HR ได้เลย เพราะจำนวนพนักงานยังน้อยอยู่
แต่หากเป็นธุรกิจที่ใหญ่ขึ้นมีพนักงาน 20-50 คน AI ช่วยได้เยอะแต่ ต้องมี HR เป็นคนควบคุมอยู่ดี ยิ่งกรณีที่ธุรกิจมีพนักงาน 100 คนขึ้นไป AI จะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยที่ดีมากกว่า แต่คงไม่สามารถจะแทน HR ได้ เพราะในปริมาณที่มากขนาดนั้น ต้องมี HR หรือ คนที่คอยดูแลเก็บตกในส่วนที่ AI อาจจะยังขาดประสบการณ์ หรือขาดความสามารถในการทำงานแทน HR ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนที่เกี่ยวกับเรื่องของ ความรู้สึก หรือการวิเคราะห์เชิงลึก ๆ ที่ต้องใช้ประสบการณ์ประกอบในการวิเคราะห์หรือตัดสินใจ ต้องมี HR ที่เป็นคน คอยควบคุมดูแลและเติมเต็มให้งานของ AI สมบูรณ์แบบได้มากขึ้น
เรามาดูกันว่า AI จะช่วยงานอะไรได้บ้างในธุรกิจเล็กๆ
1 งานสรรหาพนักงาน
ต้องยอมรับว่า งานสรรหาพนักงาน เป็นงานที่น่าเบื่อมาก ต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากในการเตรียมการ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ การค้นหา Resume ที่ตรงตามใจ การนัดสัมภาษณ์ การสัมภาษณ์เบื้องต้น การสรุปผลการสัมภาษณ์ และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งงานในส่วนนี้ จะต้องใช้เวลาอ่าน Resume ทั้งหมด ทำการวิเคราะห์และเลือก ซึ่งถือว่า เป็นงานที่ทำซ้ำซากจำเจ น่าเบื่อ และสิ่งที่มักจะเกิดขึ้น ก็คือ การสัมภาษณ์ล้มเหลว หรือ ถูกยกเลิกการสัมภาษณ์
เพราะเนื่องจาก การต้องเริ่มขบวนการสรรหาใหม่ ทำให้งานสรรหาเป็นงานที่น่าเบื่อที่ HR ส่วนใหญ่ ไม่ค่อยอยากจะทำ และโอกาสประสบความสำเร็จในการสรรหาคน ที่สนใจได้ตรงเวลา ตรงตามความต้องการภายใต้เงื่อนไขที่ต้องการ เป็นเรื่องที่ยากมาก ดังนั้น AI จะสามารถมาทำงานแทนในส่วนนี้ได้ ด้วยการเขียนเงื่อนไขให้ชัดเจนในเรื่องของการสรรหา และให้ AI ทำหน้าที่ ทำงานในส่วนที่น่าเบื่อจำเจซ้ำซากนี้แทน และไม่มีความผิดพลาด หรือ มีปัญหาเกียวกับความอดทน จากการทำงานซ้ำๆ กันเป็นร้อยๆ ครั้ง ดังนั้น งานสรรหา จะเป็นงานที่ AI สามารถมาทำแทนหรือช่วยงาน HR ได้อย่างมากแน่นอน
2 การตอบคำถามหรือการสื่อสารกับพนักงานภายในองค์กรหรือกลับลูกค้าที่อยู่ภายนอกองค์กร
ก็จะเป็นงานที่ AI จะช่วยได้มากและสามารถจะทำแทนได้เลย ในกรณีที่มีความชัดเจนในเรื่องของข้อมูลข่าวสารที่ต้องการสื่อสารออกไป ยกตัวอย่างเช่น ในอดีต เราอาจจะต้องมี Call Center ที่คอยตอบคำถามลูกค้า หรือมีฝ่ายประชาสัมพันธ์ที่ต้องคอยรับโทรศัพท์ลูกค้า และตอบคำถามลูกค้า แต่ปัญหาที่เกิดขึ้น ก็คือ ทุกครั้งที่ประชาสัมพันธ์ตอบคำถาม อาจตอบไปในแนวทางที่บริษัทกำหนดไว้ แต่ภาษาที่ใช้ หรือ การอธิบายนั้น ในทุกครั้งอาจจะไม่เหมือนกันเนื่องจากเราใช้คนในการตอบ แม้จะรู้ว่าทิศทางการตอบจะเป็นอย่างไร แต่ความแม่นยำของอักขระ ตัวอักษร หรือประโยคต่างๆ นั้น จะมีความแตกต่างกันทุกครั้งที่ตอบออกไป จึงทำให้บางครั้งการสื่อสาร อาจจะได้ผลแต่ไม่แม่นยำ 100% ตามที่ต้องการ ในส่วนนี้ AI สามารถเข้ามาทำงานแทนได้ทันที โดยการป้อนคำถามมาตรฐานที่ลูกค้ามักจะถาม และกำหนดคำตอบมาตรฐานที่เราต้องการตอบซ้ำๆ ทุกๆ ครั้งไป จะเกิดความมั่นคง ชัดเจน แน่นอน และไม่มีความเบี่ยงเบนจากอารมณ์ หรือความอ่อนล้าในการตอบคำถาม ซึ่งทำให้ลูกค้าอาจจะได้รับ Feedback ที่ไม่ดี เมื่อพนักงานที่เป็นคนตอบคำถาม แต่มีอาการเหนื่อยล้า อาจจะตอบคำถามด้วยน้ำเสียงที่ไม่เป็นที่พึงพอใจของลูกค้า ทำให้เกิดความเสียหายหรือปัญหาตามมาได้ AI จึงสามารถทำงานแทนในส่วนนี้ได้ดี
3 งานเกี่ยวกับเอกสารมาตรฐานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสัญญาจ้างแบบฟอร์มการลา หนังสือรับรอง การเก็บประวัติพนักงาน
สิ่งเหล่านี้ล้วนสามารถที่จะให้ AI ทำงานแทน HR ได้เลย เพราะเป็นงานที่ทำซ้ำๆ และมีมาตรฐานชัดเจน หมายถึง กรณีที่พนักงานต้องการใบผ่านงาน พนักงานต้องการใบลา พนักงานต้องการหนังสือรับรองการทำงาน และรวมไปถึงการเก็บรวบรวมประวัติต่างๆ ของพนักงานเข้าสู่ระบบ สิ่งเหล่านี้ สามารถใช้ AI เข้ามาทำแทนได้ทันที และมีประสิทธิภาพดีกว่าที่ใช้บุคลากรเป็นผู้กระทำเหมือนในอดีต
4 งานเกี่ยวกับการดูแลพนักงานใหม่ ปัญหาอย่างหนึ่งที่มักจะเกิดขึ้นเสมอ
ก็คือ ในวันที่พนักงานเริ่มต้นใหม่ๆ ถ้าหากไม่มีการจัดระบบการปฐมนิเทศ หรือการสอนงาน หรือการแนะนำบริษัท หรือการทำคู่มือให้กับพนักงานได้อย่างชัดเจนถูกต้องเป็นมาตรฐานแล้ว จะทำให้การเริ่มงานของพนักงานแต่ละคน แต่ละช่วง จะมีความแตกต่างกัน และไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่ควรเป็นตามที่บริษัทต้องการ ดังนั้น งานในส่วนนี้ จึงสามารถมอบหมายให้ AI ทำงานได้แทนได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการสร้างคู่มือการทำงาน รวมไปถึงการเข้าถึงคู่มือการทำงาน เรื่องของการปฐมนิเทศ ที่สามารถกระทำได้ตลอดเวลา 24 ชั่วโมง โดยไม่จำเป็นจะต้องรอฝ่ายบุคคลว่าง จึงจะทำการปฐมนิเทศพนักงานได้ โดยสามารถให้พนักงานเข้าไปเรียนรู้การปฐมนิเทศผ่านระบบ AI ในช่วงเวลาที่พนักงานสะดวกได้ 24 ชั่วโมง รวมไปถึงการทำ checklist ในการเริ่มงานวันแรกของพนักงานว่า พนักงานจะต้องทำอะไรบ้าง ซึ่งในส่วนนี้ AI สามารถเข้ามาทำแทนได้ เพื่อให้เกิดความสมบูรณ์ถูกต้องในวันเริ่มงานของพนักงาน ไม่มีอะไรตกหล่นในสิ่งที่ควรจะต้องทำ และ AI ยังสามารถทำหน้าที่เตือนหัวหน้างานให้รู้ถึง การเริ่มงานของพนักงานใหม่ และสิ่งที่หัวหน้างานจะต้องเตรียมตัว และทำหน้าที่ในการแนะนำต้อนรับ หรือให้คำชี้แนะพนักงานใหม่ได้ เนื่องจาก กรณีที่มีพนักงานมากการส่งการแจ้งเตือนหัวหน้างาน หรือการติดตามหัวหน้างานให้มาทำหน้าที่ในการต้อนรับพนักงานใหม่นั้น อาจจะเกิดความล่าช้าผิดพลาด ทำให้การเริ่มต้นของพนักงานใหม่นั้นไม่ถูกต้องสมบูรณ์ และเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีในการเริ่มต้นในวันแรก AI ยังสามารถช่วยได้ในเรื่องของการรวบรวมเอกสารต่างๆ ให้ครบถ้วนตามที่ถูกกำหนดไว้ในระบบ ซึ่งส่วนนี้จะลดความผิดพลาดในการดำเนินการเรื่องการรวบรวมเอกสารที่ควรจะต้องสมบูรณ์แบบในการเริ่มงานของพนักงานแต่ละคน
5 AI ยังสามารถช่วยงานของพนักงานงาน HR ได้ดีในส่วนของการขาดลามาสาย การคิด over time และการเบิกจ่ายค่าเดินทางต่างๆ
ในการทำงาน ซึ่งส่วนนี้ AI จะสามารถวิเคราะห์สรุปเป็นรายงานได้จากเอกสารที่ AI รวบรวมไว้ในระบบ ที่ถูกกำหนดให้ AI เป็นผู้ดูแลในเรื่องของการขาดลามาสาย การลงทะเบียน เพื่อทำ over time และการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางต่างๆ ผ่านระบบ และสุดท้าย AI จะเป็นผู้รวบรวมสรุปเป็นรายงานทั้งหมดมาให้ HR โดยที่ HR ไม่ต้องมานั่งคำนวณด้วยมือ หรือมารวบรวมเอกสารเองในภายหลัง ทำให้เกิดความถูกต้อง แม่นยำ รวดเร็ว และป้องกันการทุจริตได้
ไม่ว่า AI จะสามารถทำงานแทน HR ได้ หรือช่วยกัน HR ได้ในหลายส่วนอย่างมีประสิทธิภาพ และทดแทนการทำงานของ HR ได้ แต่ก็ยังมีงานบางอย่างที่ยังไงก็ต้องใช้ HR ซึ่งเป็นคนทำงานแทน AI ในส่วนที่ AI ไม่สามารถจะสามารถทำงานแทนในธุรกิจเล็กๆได้แน่นอน เช่น
1 การสัมภาษณ์เชิงลึก
ซึ่งสิ่งนี้ AI อาจจะยังไม่มีประสบการณ์มากเพียงพอ ประกอบกับ อาจจะไม่ได้เข้าใจถึงความต้องการขององค์กรในบางมิติเหมือนกับ HR ซึ่งเป็นคนสามารถเข้าใจได้ว่า องค์กรต้องการอะไรกันแน่ ต้องการคนแบบไหนที่จะเหมาะกับวัฒนธรรมขององค์กรอย่างชัดเจน ซึ่งในส่วนนี้เป็นการสัมภาษณ์เชิงลึกที่ยังไงก็ต้องใช้คนแทน AI
2 จัดการปัญหาเรื่องของคนเนื่องจาก AI ไม่มีชีวิตจิตใจ
ทำงานตามโปรแกรม หรือเงื่อนไขข้อมูลที่กำหนดให้ ดังนั้น ในเรื่องของการจัดการปัญหาเรื่องความขัดแย้ง AI จึงยังไม่สามารถที่จะเข้ามาทำงานแทนคนที่เป็น HR ได้ เนื่องจาก เมื่อเกิดความขัดแย้งจะต้องมีการรับฟังไต่สวน ทำความเข้าใจถึงปัญหา และวิเคราะห์ตามประสบการณ์ของ HR ที่ผ่านงานมา เพื่อให้สามารถแก้ปัญหา หรือหาข้อยุติ หรือลดความขัดแย้งหรือแก้ไขความขัดแย้งเหล่านั้นได้ ซึ่งในส่วนนี้ AI ยังไม่มีความสามารถมากพอ และเป็นเรื่องละเอียดอ่อนที่จะต้องใช้ความเป็นมนุษย์เข้าไปตัดสินในการหาทางออกที่ดีที่สุดกับทุกฝ่าย ซึ่งเป็นลักษณะของงานที่ต้องใช้ความมีจิตใจความเป็นคนเข้ามามีส่วนร่วมในการทำงานในส่วนนี้
3 การสร้างวัฒนธรรมองค์กร
AI จะเป็นผู้ช่วยที่ดีในการทำงานในส่วนที่เป็นงาน Routine ซ้ำซาก หรืองานที่ไม่จำเป็นต้องใช้คนทำเพราะเป็นงานที่น่าเบื่อ แต่อย่างไรก็ตามในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรนั้นยังจำเป็นต้องใช้ HR ที่เป็นคนทำงานในส่วนนี้อยู่ เพราะเป็นเรื่องของการเชื่อมโยงกับความรู้สึก ปรัชญาความคิด และการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิด ความเชื่อ ศรัทธา และความมั่นใจซ้ำไปซ้ำมา จนเกิดเป็นวัฒนธรรมขององค์กร ซึ่งในส่วนนี้ AI ไม่สามารถจะทำงานแทนได้
4 การปรับเงินเดือน เลื่อนตำแหน่ง
แม้จะยอมรับว่า AI สามารถจะปรับเงินเดือน หรือเลื่อนตำแหน่งได้ตามหลักคณิตศาสตร์ที่ถูกกำหนดเงื่อนไขไว้ และกำหนดเอามาอย่างถูกต้องแม่นยำ แต่ในความเป็นจริงแล้วการปรับเงินเดือน หรือเลื่อนตำแหน่งนั้น ยังมีบางส่วนที่สัมพันธ์เกี่ยวข้องในส่วนที่ไม่สามารถใช้คณิตศาสตร์ หรือใช้หลักการมาตรฐานมาเป็นตัวตัดสินใจในการปรับเงินเดือน หรือเลื่อนตำแหน่งได้ ทั้งนี้เพราะ องค์กรแต่ละองค์กร ย่อมมีเงื่อนไขบางอย่างที่เป็นกรณีพิเศษ หรือกรณีเฉพาะที่จะต้องทำนอกเหนือจากกฎที่เป็นคณิตศาสตร์อย่างตรงไปตรงมาเท่านั้นดังนั้น ประสบการณ์ของ HR ที่รู้เกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน รู้เกี่ยวกับความสำคัญของพนักงานแต่ละคน ความจำเป็นขององค์กรในขณะนั้นที่อาจจะต้องดำเนินการบางอย่างนอกเหนือจากกฎมาตรฐาน เพื่อให้องค์กรสามารถเดินต่อไปได้ และรักษาสภาพการแข่งขัน หรือลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาตามมา หากทำทุกอย่างเป็นไปตามกลไกคณิตศาสตร์หรือมาตรฐานที่ HR เขียนไว้ให้ AI เพื่อใช้เป็นแนวทางในการดำเนินการในเบื้องต้น แต่ไม่ใช่คำตอบสุดท้ายที่ไม่สามารถปรับเปลี่ยนได้ ดังนั้น งานในส่วนนี้ ยังไงก็ต้องเป็น HR ที่เป็นคนเข้ามาทำงานอยู่ AI ยังไม่สามารถทำงานส่วนนี้ได้แน่นอน
กล่าวโดยสรุปแล้ว มันมีหลายอย่างที่ AI สามารถช่วย HR ได้ในธุรกิจเล็กๆแต่ไม่สามารถทำงานแทน HR ได้ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเล็ก หรือองค์กรใหญ่
อย่างไรก็ตาม ยังจำเป็นต้องมีคนที่เป็นมนุษย์ เป็นด่านสุดท้ายในการกลั่นกรองสิ่งต่างๆ ที่จะนำไปใช้ หรือเป็นนโยบาย หรือปรัชญาการดำเนินการของกิจการหรือการตัดสินใจในเรื่องของความขัดแย้งต่างๆอย่างจำเป็นต้องใช้คนในการเข้ามาเป็นส่วนสำคัญในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย แต่เราสามารถใช้ AI ในการเตรียมข้อมูล หรือให้แนวทางในเบื้องต้นถึงทิศควรจะเป็น หรือคำตอบที่ควรจะเป็น และปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับสถานการณ์และเงื่อนไขข้อจำกัดต่างๆโดยใช้วิจารณญาณของคนที่ทำหน้าที่ HR เป็นคนตัดสินใจในขั้นสุดท้าย และทำให้ธุรกิจเล็กๆสามารถเติบโตได้ดียิ่งขึ้น
บทความอื่นๆที่น่าสนใจ
https://peopleworx.io/blog/small-business-ai-hr-processes/
https://orchidjobs.com/interest/hr-with-ai-2026/
