Procurement officer งานจัดซื้อที่ไม่ได้มีแค่ต่อราคา หลายคนอาจจะยังมีความเข้าใจว่า Procurement officer กับ Purchasing officer หรือ Buying officer คือ งานลักษณะเดียวกัน ที่มีหน้าที่ในการต่อราคาในการซื้อขายแต่ในความเป็นจริงแล้ว Procurement officer มีหน้าที่ ที่แตกต่างและลึกซึ้งกว่าที่เข้าใจ
หน้าที่หลักๆ ของ Procurement officer ได้แก่
1 วางแผนการจัดซื้อ
คือ มีหน้าที่ในการจัดทำงบประมาณขึ้นมา โดยเริ่มต้นจากการรวบรวมความต้องการของแผนกต่างๆ ให้ชัดเจนว่า แต่ละแผนกมีความต้องการอะไรบ้าง คุณสมบัติของสิ่งต่างๆ ที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือหรืออุปกรณ์ต่างๆ ในการใช้งาน หรือวัสดุต่างๆ ในการใช้งานของแต่ละแผนกนั้น มีมาตรฐานและมีคุณลักษณะอย่างไร ให้ตรงกับความต้องการในการใช้งาน เพื่อเป็นการรวบรวมความต้องการขั้นพื้นฐาน และนำไปใช้ในการกำหนดงบประมาณในการที่จะต้องทำการจัดซื้อในอนาคต ดังนั้น งานในส่วนนี้ จึงต้องใช้ความรู้ในทางด้านเทคนิคเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ที่ต้องจัดหาให้ตรงตามมาตรฐาน และต้องเข้าใจรายละเอียดต่างๆอย่างลึกซึ้ง เพื่อไม่ให้การจัดซื้อผิดพลาด และจะได้ทำงบประมาณที่จะต้องใช้ในการจัดซื้อจัดหาอย่างเหมาะสมและมีคุณภาพ เพราะการจัดหาที่ไม่ตรงกับมาตรฐาน หรือสิ่งที่ต้องการใช้งานจริงนั้น จะทำให้เกิดความเสียหายและต้องซื้อซ้ำซ้อนในที่สุด
2 วางแผนเรื่องของการจัดหาให้เหมาะสมกับตารางเวลาที่ต้องการนำเครื่องมืออุปกรณ์
หรือวัสดุต่างๆ ที่ต้องการใช้ ให้ตรงกับตามตารางเวลาที่ต้องการใช้งานอย่างแท้จริง เพื่อให้การจัดหาจัดซื้อนั้น ไม่เร็วเกินไป หรือช้าเกินไป อันส่งผลให้มีผลกระทบต่อ Cash flow ของบริษัท เพราะการจัดซื้อจัดหานั้น ต้องใช้เงินทั้งในเงินส่วนที่บริษัทมีสำรองไว้แล้วสำหรับการจัดซื้อจัดหา หรือจะต้องไปกู้เงินมาเพื่อจัดซื้อจัดหาให้ได้ทันเวลา เพื่อมาใช้งานในการสร้างประโยชน์ให้กับการทำงาน หรือสร้างผลตอบแทนให้กับบริษัทจากการใช้เครื่องมือต่างๆนั้น ซึ่งส่วนนี้จะต้องมีการกู้เงินจากภายนอกและจะต้องมีภาระดอกเบี้ยที่จะต้องชำระทั้งเงินต้นและดอกเบี้ย
ดังนั้นการวางแผนเกี่ยวกับการนำเข้าของวัสดุอุปกรณ์ต่างๆให้เหมาะสม และตรงกับเวลาที่ต้องการใช้งานอย่างแท้จริง จึงเป็นสิ่งที่ต้องทำการวางแผนอย่างดี เพื่อให้ทุกสิ่งทุกอย่างไม่เร็วเกินไป ไม่ช้าเกินไป เพราะ ในการจัดซื้อต่างๆ จะต้องมีขั้นตอนของการส่งมอบสินค้า วัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ แม้แต่การวางมัดจำ เพื่อกำหนดการเริ่มลงมือการผลิตวัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องมือต่างๆ นั้น ให้ทันตามกำหนดที่ต้องการ ดังนั้น งานในส่วนนี้จึงถือว่าเป็นงานที่ต้องใช้ความสามารถสูงมาก ตั้งแต่การรวบรวมความต้องการการกำหนดตารางเวลาที่ต้องการ รวมไปจนถึง การเจรจากับผู้ขาย เรื่องของเวลาการผลิต และการส่งมอบสินค้าต่างๆ รวมไปถึง การเจรจาเรื่องของการบริหารจัดการการจ่ายเงินในแต่ละช่วงเวลาของการรอส่งมอบสินค้า
3 ต้องมีการคัดเลือก Supplier ต่างๆ ที่จะเข้ามาทำหน้าที่เป็นผู้ส่งมอบสินค้า
หรือ ผลิตอุปกรณ์เครื่องมือ หรือวัสดุต่างๆ ที่ต้องการใช้งาน จึงต้องมีเวลาในการไปตรวจสอบ Supplier ถึงความสามารถในการผลิต และความสามารถในการให้บริการหลังจากการขาย หรือในกรณีที่มีความเสียหายฉุกเฉินขึ้นมาว่า Supplier นั้น มีความพร้อมเพียงใด ที่จะเข้ามาแก้ปัญหาอย่างกะทันหันเร่งด่วน และทำให้เครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ หรือสิ่งที่ต้องการใช้งานนั้น สามารถใช้งานได้ทันเวลาตามแผนงานในการผลิตต่อไป ซึ่งการไปเยี่ยมเยียนตรวจสอบ Supplier นั้น เป็นหน้าที่ที่สำคัญ และ Procurement officer จะต้องเป็นผู้ที่มีความสามารถในการเข้าใจถึงมาตรฐานที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบต่างๆ เพื่อให้แน่ใจได้ว่า Supplier แต่ละเจ้านั้น มีความสามารถอย่างแท้จริง ที่จะขายสินค้า หรือบริการ หรือนำเสนอสินค้า ให้กับ Procurement officer ได้อย่างถูกต้อง
4 จัดทำแผนงานในการบริหารต้นทุนต่างๆ ตั้งแต่เริ่มกระบวนการจัดหาสิ่งที่ต้องการ รวมไปจนถึงการรับมอบสิ่งที่ต้องการ
ซึ่งถือเป็นขั้นตอนแรก หลังจากนั้น Procurement officer จะต้องทำหน้าที่ในการกำหนดต้นทุน ที่ต้องใช้ในการบำรุงรักษาอุปกรณ์ หรือเครื่องมือต่างๆ หรือวัสดุต่างๆ ที่ใช้งาน ให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งานอยู่ตลอดเวลา และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพเต็มที่ ซึ่งทั้งหมดนี้ เป็นการรวบรวมวางแผน คำนวณ เพื่อให้การบริหารต้นทุนต่างๆ มีประสิทธิภาพสูงสุด ใช้ต้นทุนน้อยที่สุดในการรักษาสภาวะการทำงาน หรือสภาพของการใช้งานให้สมบูรณ์แบบตลอดเวลา จึงต้องเป็น ผู้ที่มีความรู้ในการวางแผนการเงินในอนาคต และสามารถรวบรวมรายละเอียดต่างๆ ที่จำเป็นต้องรู้ เพื่อให้การวางแผนต้นทุนนั้น ไม่ขาดตกบกพร่อง จนทำให้การทำงานจริงนั้น ไม่มีงบประมาณเพียงพอที่ได้วางไว้ล่วง และไม่สามารถบริหารจัดการอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ให้สามารถพร้อมใช้งานได้ตลอดรอดฝั่ง
5 ต้องทำการวิเคราะห์ข้อมูลการจัดซื้อ เพื่อหาแนวทาง ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ
ไม่ได้ทำงานครั้งเดียวแล้วจบการจัดซื้อในครั้งแรกเท่านั้น การจัดหาในครั้งแรกนั้น เป็นเพียงการเริ่มต้นของการทำงานในส่วนนี้เท่านั้น หลังจากนั้น จะต้องมีการวางแผนอนาคต ที่จะต้องหา Supplier สำรอง เพื่อเตรียมการสำหรับการทดแทนในอนาคต ในกรณีที่เครื่องมืออุปกรณ์ หรือวัสดุนั้นหมดอายุตามกาลเวลาที่กำหนดไว้ ซึ่งเมื่อถึงเวลานั้น อาจจะมี Supplier เจ้าใหม่ ที่มีคุณภาพมากกว่า หรือมีเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่ล้ำหน้ากว่า แต่อาจจะไม่ใช่ Supplier เจ้าเดิม จึงทำให้ต้องมีการวิเคราะห์แนวทางในการเตรียมการปรับเปลี่ยน หรือทดแทนในอนาคต และเป็นแนวทางในการลดต้นทุน เพราะในอนาคต อาจจะมีการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาแทนที่ระบบเดิม ทำให้มีประสิทธิภาพในการทำงานได้
6 ต้องคอยบริหารสัญญาตลอดอายุการใช้งานของเครื่องมือหรืออุปกรณ์ต่างๆ
ให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ เพื่อไม่ให้บริษัทเกิดความเสียหาย หรือความเสี่ยง หรือเสียเปรียบ ในการใช้อุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ หรือวัสดุต่างๆ ตามที่ในระบบไว้ในสัญญา รวมไปถึงการเคลม หรือการรับประกันสินค้า หรืออุปกรณ์ที่เกิดความเสียหายขึ้นในระหว่างการใช้งาน และถูกระบุไว้ในสัญญาว่า อยู่ในความรับผิดชอบของ Supplier ซึ่งมักจะเป็นข้อโต้แย้ง เมื่อเกิดเหตุขึ้นมาว่า ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นหรือความเสียหายที่เกิดขึ้นของอุปกรณ์เครื่องมือหรือวัสดุใช้งานต่างๆ นั้น Supplier มักจะหลีกเลี่ยงที่จะรับผิดชอบ เนื่องจากเป็นค่าใช้จ่าย และเป็นต้นทุน ที่จะทำให้เขาขาดทุนหรือกำไรน้อยลง และมักจะสรุปว่า เป็นความผิดพลาดของบริษัทที่ใช้งานอย่างผิดวิธี หรือใช้งานไม่ถูกต้องตามมาตรฐาน ซึ่งในส่วนนี้ หน้าที่ของ Procurement officer นั้น จะต้องทำความเข้าใจในเนื้อหาสัญญาอย่างละเอียดทุกขั้นตอน ทุกหัวข้อเพื่อสามารถโต้แย้ง หรือรักษาสิทธิ์ของบริษัทได้ ในการเคลมความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการจัดหา จัดซื้อ จัดจ้างที่ผ่านมา
จากที่กลับมาในขั้นต้นแล้ว จะเห็นว่า งานของ Procurement officer นั้นจะครอบคุมงานทั้งหมดของงานจัดซื้อ ซึ่งถือว่าเป็นหัวใจหลักของงานจัดซื้อทั้งหมดเพราะเป็นผู้ที่เริ่มต้นตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูลหรือความต้องการจากแผนกต่างๆ ในการใช้งาน อุปกรณ์ วัสดุหรือเครื่องมือต่างๆ เพื่อมากำหนดมาตรฐาน ของสิ่งที่ต้องการสรรหา หรือจัดหามา ให้ตรงกับความต้องการ แล้วนำไปทำงบประมาณ เพื่อเตรียมเงินที่จะต้องใช้ในการจัดซื้อจัดหา หลังจากนั้น ก็จะต้องทำหน้าที่ในการตรวจสอบ Supplier ว่า มีคุณสมบัติและความสามารถเพียงพอ ในการที่ผลิตสินค้า หรือส่งมอบสินค้า หรือบริการเหล่านั้นให้กับองค์กรได้หรือไม่ และจะต้องทำการวางแผนเรื่องการเงิน เพื่อใช้ในการจัดหาสิ่งต่างๆ เหล่านั้น ให้ตรงตามเวลา ไม่เร็วเกินไป ไม่ช้าเกินไป และวางแผนเรื่องของ การหาแหล่งเงินทุน รวมถึงภาระดอกเบี้ยที่จะตามมา เพื่อให้รู้ว่าผลตอบแทนจากการลงทุน ในการจัดหาเครื่องมืออุปกรณ์วัสดุต่างๆ นั้น จะคืนทุนอีกนานแค่ไหน จากการลงทุนครั้งนี้ และ รวมไปถึงการบริหารต้นทุนต่างๆ ในอนาคต เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งานเครื่องมือ วัสดุอุปกรณ์ต่างๆ นั้น สามารถใช้งานได้อย่างสมบูรณ์แบบและเกิดประสิทธิภาพสูงสุดรวมไปถึงการวางแผนในอนาคต เพื่อจะแก้ปัญหาในการทดแทน หรือปรับเปลี่ยน ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ในอนาคต เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด และต้นทุนที่ต่ำลง จากการบริหารจัดการต้นทุนและการวางแผนที่ดีขึ้นในระยะยาวต่อไป
