ปัญหาที่พบบ่อยของ Auditor ในการทำ Internal Audit
ปัญหาของ Internal audit คือการตรวจสอบภายในเพื่อมุ่งหวังที่จะปรับปรุงพัฒนาหรือตรวจสอบความถูกต้องของการทำงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดหรือมาตรฐานที่กำหนดไว้ ก่อนที่จะถูกตรวจสอบจากภายนอกอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งการตรวจสอบ Internal audit เป็นเสมือนการทำข้อสอบก่อนที่จะลงสนามจริง
Internal audit อาจจะแบ่งเป็น 2 ลักษณะใหญ่ๆ ก็คือ
Internal audit ที่อยู่ภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน
เช่น หลักการต่างๆเงื่อนไขต่างๆ วิธีการต่างๆ ที่ถูกกำหนดเป็นมาตรฐานสากลหรือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายเป็นที่ยอมรับในแนวทาง หรือวิธีการ หรือข้อจำกัด หรือเงื่อนไขในการทำการตรวจสอบภายในนั้นเป็นเสมือนธง หรือแผนที่ ให้กับการตรวจสอบเพื่อเตรียมตัวจะไปสู่การตรวจสอบจริงจากภายนอก เป็นการตรวจสอบ เพื่อควบคุมการทำงาน หรือพัฒนา หรือค้นหาความผิดพลาดในระบบ ซึ่งลักษณะของ Internal audit ที่ใช้แนวทางการตรวจสอบจากภายนอกนั้นจะมีปัญหาที่เกิดขึ้นได้ก็คือ
1. การเลือกมาตรฐาน
เราจะตัดสินใจเลือกมาตรฐานจากที่ไหนมาเป็นบรรทัดฐานในการใช้ทำงาน ซึ่งเรื่องนี้ เป็นเรื่องสำคัญ เพราะมาตรฐานต่างๆ ของแต่ละหน่วยงานนั้น ย่อมมีความแตกต่างกันไปตามความยากง่าย ดังนั้น การเลือกมาตรฐานที่จะใช้จะส่งผลต่อ การนำไปใช้แน่นอนว่า เหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่ ใช้งานได้จริงหรือไม่กับธุรกิจที่เรากำลังดำเนินการอยู่
2. ทีมงาน
ความสามารถของทีมงาน ที่จะสามารถทำความเข้าใจเกี่ยวกับเนื้อหา ข้อจำกัด แนวทางหรือวิธีการที่จะใช้ในการทำ Internal audit ภายใต้มาตรฐานดังกล่าวนั้น มีมากน้อยเพียงใดเพราะ หากเป็นมาตรฐานที่สูงมากๆ ย่อมมีความซับซ้อนในการนำไปปฏิบัติ หากเราเป็นองค์กรที่ยังเล็กอยู่ และมาตรฐานดังกล่าวนั้น สูงหรือล้ำหน้าเกินไป อาจจะทำให้พนักงานของเราไม่สามารถรองรับกับการใช้มาตรฐานเหล่านั้นได้ จะทำให้การทำ Internal audit นั้น เกิดปัญหาหรือเกิดความล้มเหลวในระหว่างการทำได้ เพราะยากเกินไปสำหรับความพร้อมของพนักงานในปัจจุบัน
3. ความเหมาะสม
มาตรฐานของ Internal audit ที่เราต้องการนำมาใช้เหมาะสมกับบริษัทจริงหรือไม่ ให้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายที่ต้องการจริงหรือไม่เพราะ บางครั้ง วิธีการ เงื่อนไข แนวทางในการปฏิบัติของมาตรฐานที่ดีอย่างหนึ่ง ไม่ได้แปลว่า จะเหมาะสมกับทุกองค์กร เราอาจจะได้มาตรฐานที่ดีเกินความจำเป็นในสถานการณ์ปัจจุบันขององค์กร และเมื่อนำมาใช้จริงๆ แล้ว ย่อมทำให้เกิดความล้มเหลวในการนำไปสู่เป้าหมายที่เราต้องการจริงๆ เพราะมันไม่สอดคล้องกับศักยภาพ ความสามารถ หรือความพร้อมขององค์กร ไม่ได้หมายความว่า มาตรฐานเหล่านั้นไม่ดี แต่อาจจะดีเกินไป หรือยากเกินไปหรือไม่ใช่เวลาที่เหมาะสมที่สำหรับองค์กรในปัจจุบันนี้
4. ความคุ้มค่า
ความคุ้มค่าในการที่จะใช้งานมาตรฐานดังกล่าว หากเป็นมาตรฐานที่มีความเป็นสากลสูง หรือมีความชัดเจน มีความยาก มีคุณภาพและเป็นที่ยอมรับในสากล ย่อมเป็นมาตรฐาน ที่ต้องจ่ายแพง เนื่องจากความมีชื่อเสียงหรือการยอมรับของสังคมวงกว้างในการใช้มาตรฐานดังกล่าว สำหรับองค์กรใหญ่ๆ แต่ในองค์กรที่ยังไม่ถึงจุดนั้น ย่อมเป็นการใช้เงินในการนำมาตรฐานที่เกินความจำเป็น หรือยังไม่จำเป็นต้องใช้ในขณะนั้น ทำให้เกิดการสิ้นเปลืองและสูญเสียเงิน เพราะสุดท้าย ก็ไม่สามารถที่จะผ่าน External audit จริงๆ เพราะไม่ประสบความสำเร็จในขั้นตอนของการทำ Internal audit จึงอาจเป็นการลงทุนที่สูญเปล่าและเสียเวลา
Internal audit อีกรูปแบบหนึ่ง คือ การกำหนดรูปแบบของ Internal audit ที่เกิดขึ้นภายในองค์กรเอง
โดยการกำหนดเงื่อนไขต่างๆ ขึ้นมา ตามความเหมาะสมขององค์กร ความพร้อม หรือตามเป้าหมายขององค์กร ในฐานะที่เป็นองค์กรเล็กๆ ที่ไม่จำเป็นต้องใช้มาตรฐานต่างๆ ที่สูงเกินไป องค์กรเล็กๆ ก็สามารถกำหนดเงื่อนไข วิธีการ และแนวทาง เพื่อนำไปสู่เป้าหมาย ในการพัฒนาองค์กร โดยที่ปลายทางไม่จำเป็นต้องมี External audit เข้ามาตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง เป็นการทำกิจกรรม Internal audit เพื่อพัฒนาองค์กรภายในอย่างไม่เป็นทางการกับภายนอก และใช้เฉพาะภายในบริษัทเท่านั้น
1. เงื่อนไขมีความเหมาะสม
เงื่อนไขต่างๆที่ถูกกำหนดขึ้นมาจะไม่ยากจนเกินไป และเหมาะสม เป็นไปตามสภาวะ หรือสภาพของบริษัท รวมไปถึงความพร้อมของพนักงาน หรือศักยภาพของพนักงานที่จะสามารถรองรับการทำ Internal audit นั้นได้ เพราะทุกอย่างกำหนดขึ้นมาจากความเป็นจริงขององค์กร ซึ่งเป็นสิ่งที่จับต้องได้ และอยู่ในระดับที่พนักงานสามารถเข้าใจได้และนำไปใช้งานได้ปฏิบัติได้จนเป็นผลสำเร็จในที่สุด
2. รูปแบบไม่ซับซ้อน
ความซับซ้อนต่างๆ จะน้อยลง ขั้นตอนต่างๆ จะน้อยลง ระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานก็จะน้อยลง เวลาที่จะใช้ในการทำ Internal audit ให้ประสบความสำเร็จได้ก็จะสั้นลง และเข้าสู่เป้าหมายที่สำเร็จได้ง่ายขึ้น ซึ่งสิ่งนี้จะทำให้พนักงานไม่รู้สึก เกิดความเครียด หรือต่อต้านในการทำ Internal audit เนื่องจาก พนักงานกำลังทำในสิ่งที่ตัวเองมีความเข้าใจ ชำนาญและทำอยู่ทุกวัน เพียงแต่ นำสิ่งต่างๆ นั้นมากำหนดให้เป็นรูปแบบที่ชัดเจน เพื่อให้ควบคุมประสิทธิภาพของการทำงานในขั้นตอนต่างๆ ให้เป็นไปตามมาตรฐาน และมีความแม่นยำมากขึ้นตลอดเวลา และเป็นสิ่งที่พนักงานมองเห็นว่าจะเป็นไปได้แน่นอน และทำได้ไม่ยาก ทำให้พนักงานมองเห็นสิ่งที่ดีและเป็นประโยชน์ เพราะเขาสามารถที่จะรับมือไหว และทำได้ในที่สุดและจะได้รับผลตอบแทน หรือผลลัพธ์ที่ดีในอนาคตจึงทำให้พนักงาน เกิดความมั่นใจและไม่กังวลที่จะต้องเข้าร่วมสู่กระบวนการ Internal audit อย่างเต็มใจ
3. ค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่ายในการทำ Internal audit ที่เกิดจากการใช้มาตรฐานที่กำหนดขึ้นมาเอง ให้เหมาะสมกับองค์กร ใช้งานง่าย ทำได้จริง ประสบความสำเร็จจริง เห็นผลการพัฒนาที่ดีขึ้นอย่างชัดเจนในเวลาที่ว่าสั้นกว่า ใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด โดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มพนักงานใหม่เพื่อจะทำเรื่องนี้โดยเฉพาะ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้เกิดความสิ้นเปลืองและเกิดความขัดแย้งในองค์กรโดยไม่จำเป็น เป็นการลงทุนการทำ Internal audit ที่ประหยัด ได้ผลและเข้าเป้าที่สุด ค่าใช้จ่ายที่น้อยที่สุด
4. ได้ประโยชน์
สามารถมองเห็นประโยชน์ที่ได้ จากการทำ Internal audit ภายในองค์กร ภายใต้มาตรฐานขององค์กรเอง เพราะเปรียบเสมือนการทบทวนขั้นตอนการทำงานใหม่อีกครั้งให้กระชับขึ้น มีคุณภาพมากขึ้น และทำให้ทุกสิ่งทุกอย่างมีความชัดเจนมากขึ้น เปลี่ยนจากการทำ Internal audit เป็นเสมือนการตรวจการบ้านให้ละเอียดขึ้น และเป็นการบ้านที่พนักงานสามารถทำส่งได้ตลอดเวลา เพียงแต่เพิ่มความคมความชัดเจน และความแม่นยำมากขึ้น และสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีได้ทันที
โดยสรุปแล้วปัญหาที่จะพบจากการทำ Internal audit อาจสรุปเป็นข้อๆให้เห็นภาพง่ายๆดังต่อไปนี้
1. กติกา เงื่อนไข แนวทางการทำงานที่ยากเกินไป ไม่เหมาะสมกับศักยภาพ หรือความพร้อมของพนักงานในองค์กรในขณะนั้น จะนำมาซึ่งการต่อต้านในการทำ Internal audit
2. ปฏิบัติการ เงื่อนไขที่ยากเกินไป จะทำให้พนักงานไม่สามารถที่จะบรรลุเป้าหมายในการทำ Internal audit ได้ เนื่องจากไม่สามารถทำความเข้าใจ หรือเรียนรู้ หรือนำไปทำงานได้จริง สุดท้าย ทำให้เป้าหมายการทำ Internal audit ไม่ประสบความสำเร็จ
3. ต้นทุนและความจำเป็น ที่จะต้องใช้ขั้นตอน หรือเงื่อนไข หรือการทำงานของ Internal audit ที่เป็นมาตรฐานสูงเกินไป จะทำให้พนักงานเสีย เวลาบริษัทเสียค่าใช้จ่าย สุดท้ายนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่ได้เป็นไปตามประสงค์อย่างแท้จริง หรือได้ไม่คุ้มเสียในที่สุด
4. การกำหนด Internal audit ภายใต้เงื่อนไขต่างๆ ที่เหมาะสมกับองค์กร และเป็นประโยชน์ขององค์กรอย่างแท้จริง ในรูปแบบที่ไม่ซับซ้อนเกินไป ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีของการทำ Internal audit ไม่ใช่เพื่อภายนอก แต่เพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงาน กระชับ มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีความคมชัดมากขึ้น และเป็นการควบคุมมาตรฐานการทำงานให้ดีขึ้น โดยไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงอะไรมากนัก เพียงแค่ทำทุกอย่างให้ชัดเจนขึ้นภายใต้เงื่อนไขต่างๆ ที่ถูกกำหนดขึ้นมา ที่เหมาะสมและตรงกับความเป็นจริงมากที่สุด
5. ต้องเตรียมความพร้อมของพนักงานในทุกด้านไม่ว่าจะเป็นเรื่องของทัศนคติเกี่ยวกับการทำ Internal audit ของ ผู้ที่จะต้องทำหน้าที่ไปตรวจสอบคนอื่น และของผู้ที่ต้องทำหน้าที่ปฏิบัติตามเงื่อนไขต่างๆก่อนที่จะได้รับการตรวจสอบจากคนอื่น ซึ่ง 2 สิ่งนี้ จะสร้างความเครียดให้กับทั้งสองฝ่าย เพราะ ทุกคนจะปกป้องตัวเอง
ดังนั้น ก่อนจะทำเรื่อง Internal audit ไม่ว่าจะทำเพื่อใช้ภายในองค์กร หรือทำเพื่อใช้กับภายนอกองค์กรในที่สุด จะต้องสร้างทัศนะคติที่ดีให้กับพนักงานทุกคน ให้เข้าใจถึงความจำเป็น และประโยชน์ที่ได้จากการทำ Internal audit เมื่อพนักงานมีทัศนคติที่ดีต่อการทำ Internal audit แล้ว ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่นำไปปฏิบัติในฐานะผู้ตรวจสอบแผนกอื่น หรือในฐานะที่ต้องเป็นผู้ดำเนินการเตรียมพร้อมสำหรับรองรับการตรวจสอบนั้น จะเกิดความขัดแย้งน้อยลงและเกิดความร่วมมือมากขึ้น ทำให้การทำ Internal audit ประสบความสำเร็จเป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการภายใต้เงื่อนไขและเวลาที่เหมาะสมที่สุด
