คุณสมบัติคนที่จะมาทำงานจัดซื้อ ต้องเป็นคนแบบไหน?
ถ้าพูดถึงงานจัดซื้อแล้ว ต้องบอกว่าจะมีการทำงานคล้ายๆ กับการ Sale หรืองานขาย เพียงแต่นั่งอยู่ฝั่งตรงข้ามกัน คนที่เป็นเซลล์ที่มีหน้าที่นำเสนอสินค้าเพื่อให้จัดซื้อตัดสินใจซื้อสินค้านั้นในราคาที่ต้องการ ส่วนจัดซื้อมีหน้าที่ซื้อสินค้าให้มีคุณภาพในราคาที่สมเหตุสมผล หรือราคาดีที่สุด ราคาดีที่สุดไม่ใช่หมายถึง ราคาที่ต่ำสุดเสมอไป แต่หมายถึงราคาที่เหมาะสมกับคุณภาพสินค้าที่ได้รับ หรือที่เรียกว่า Price to Quality ratio คือ ราคาที่จ่ายกับคุณภาพสินค้าที่ได้อยู่ในสัดส่วนที่ไม่สูง นั่นคือ การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ
คนที่จะทำหน้าที่จัดซื้อได้ จะต้องเป็นคนที่รักการอ่าน ชอบค้นคว้าสิ่งใหม่ๆ ชอบเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ชอบพบปะผู้คน ชอบการประชุมเพื่อฟังสินค้าที่เซลล์นำมาเสนอขาย ชอบการติดตามงานอย่างใกล้ชิด เพราะงานจัดซื้อเป็นงานที่จะต้องติดตามสินค้าตลอดเวลาให้ได้รับมอบสินค้าจากผู้ขายครบจำนวนและตรงเวลา เพราะสิ่งที่สำคัญที่สุดในการจัดซื้อ คือ ได้สินค้าครบ และทันเวลาที่จะไปใช้ในการดำเนินกิจกรรมขั้นต่อไป
ดังนั้น จัดซื้อ คือ งานที่จะต้องติดตามเร่งรัดตรวจสอบความถูกต้องอยู่ตลอดเวลา จึงเป็นงานลักษณะที่มีความวุ่นวายอยู่ตลอดเวลา ไม่หยุดนิ่งอยู่กับที่ อาจจะมีปัญหาเรื่องการส่งมอบสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพและไม่ตรงตามจำนวน หรือแม้กระทั่งส่งสินค้าผิด และส่งผลอย่างร้ายแรงกับขั้นตอนการทำงานในขั้นตอนต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าเป็นสายงานการผลิตที่จะต้องมีการทำงานอย่างต่อเนื่อง หากส่งสินค้ามาผิดมาตรฐาน หรือส่งไม่ครบจำนวน หรือส่งสินค้าผิดชนิดมาเลยนั้น อาจจะเกิดความวุ่นวายทำให้สายรายการผลิตสะดุดได้ทันที
💎คุณสมบัติของคนที่จะมาเป็นจัดซื้อได้ก็คือ
1. ปริญญาตรีขึ้นไป
วุฒิการศึกษาควรมีอย่างน้อย ระดับปริญญาตรีขึ้นไป แต่หากวุฒิการศึกษาไม่ถึงขั้นปริญญาตรี ก็สามารถทำงานจัดซื้อได้ เพียงแต่จะต้องเป็นคนที่ใฝ่หาความรู้อยู่ตลอดเวลา เพราะงานจัดซื้อจะต้องใช้วิชาความรู้ในการวิเคราะห์เรื่องต่างๆ รวมไปถึงการทำรายงานการเจรจาต่อรอง การประสานงาน การทำข้อมูลเตรียมพร้อมสำหรับนำเสนอ จึงต้องการคนที่มีความรู้พื้นฐานอย่างน้อยปริญญาตรี เพื่อให้สามารถทำงานนี้ได้ง่าย สะดวกและเข้าใจเนื้องานได้ดี
2. ชอบพูดคุยพบปะ เป็นคนที่ชอบพบปะผู้คน เพราะต้องเจรจาต่อรองกับผู้ขายอยู่ตลอดเวลา
3. ชอบติดตามความก้าวหน้า เป็นคนที่ชอบติดตามงานอย่างใกล้ชิดและติดตามงานทุกอย่างตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง
4. ซื่อสัตย์สุจริต
เพราะงานจัดซื้อจะเกี่ยวข้องกับเงินโดยตรง และเป็นช่องทางที่จะสามารถรับสินบนจากผู้ขายได้ง่าย เนื่องจากผู้ขายก็ต้องการให้ผู้ซื้อซื้อสินค้าของเขา ในชีวิตจริง จึงมีการนำเสนอสินบนให้กับจัดซื้อเสมอ เพื่อให้ซื้อสินค้าของเขาและบวกต้นทุนเข้าไปในสินค้านั้นเรียบร้อยแล้ว ทำให้บริษัทต้องซื้อของแพงโดยไม่จำเป็น ดังนั้นคุณสมบัติข้อนี้ของจัดซื้อเป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ต้องเป็นคนซื่อสัตย์ ไม่รับเงินสินบนจากผู้ขายโดยเด็ดขาด
5. ต้องทำรายงานเป็น
เป็นคนที่มีความสามารถในการทำรายงานการประเมินผู้ขาย ทำ Report เพื่อสรุปเกี่ยวกับงานจัดซื้อทั้งหมดว่า มีการซื้อขายมากน้อยเพียงใด และประสิทธิภาพในการจัดซื้อ เช่น ส่งของตรงเวลาและครบจำนวน มีประสิทธิภาพเข้าใกล้ 100% มากน้อยเพียงใด
6. มีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูล
เพราะต้องนำข้อมูลต่างๆ มาเชื่อมโยงกันและวิเคราะห์ออกมาถึงประสิทธิภาพในการทำงาน และนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการปรับปรุงงานจัดซื้อต่อไป เช่น Lead Time ในการรับสินค้าแต่ละประเภทในภาพรวมเป็นเท่าไหร่ และหลีกทางในการรับสินค้าในภาพย่อยของแต่ละผู้ขาย หรือแต่ละสินค้าเป็นอย่างไร เพื่อจะให้ดูว่าของสินค้าตัวใดหรือผู้ขายคนใดที่นานเกินไป ต่ำกว่ามาตรฐานที่ควรจะเป็น จะได้บริหารจัดการแก้ไขปัญหาให้ส่งของได้เร็วขึ้นและทันเวลามากขึ้น เพื่อให้ภาพรวมทั้งหมด ดำเนินการไปพร้อมๆกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
7. ต้องมีความสามารถในการวิเคราะห์
ว่า ต้นทุนของสินค้าแต่ละรายการ หรือแต่ละผู้ขายนั้น สามารถที่จะลดค่าใช้จ่ายหรือปรับปรุงต้นทุนให้ดีขึ้นได้อย่างไร ในกรณีที่สินค้าเหล่านั้น เป็นสินค้าที่ซื้อมาก และเป็นต้นทุนหลักในการผลิตสินค้าของบริษัท เพื่อไปจำหน่ายในขั้นตอนต่อไป จัดซื้อจึงมีหน้าที่ที่จะต้องหาผู้ขายรองรับให้มากขึ้น เพื่อให้สามารถต่อรองราคาได้มากขึ้น และกระจายความเสี่ยงในการสั่งซื้อสินค้าจากผู้ขายรายใดหนึ่งเป็นหลัก เพราะหากเกิดกรณีสินค้าขาดตลาด หรือสินค้าขึ้นราคา แล้วการซื้อขายนั้นอยู่ในมือของผู้ขายรายใดรายหนึ่งเป็นจำนวนมากเกินไป จะส่งผลกระทบต่อต้นทุนทันที และส่งผลกระทบต่อความเสี่ยงในการที่จะไม่ได้รับสินค้า จนทำให้ไม่สามารถผลิตสินค้าของบริษัทต่อไปได้
ดังนั้น จัดซื้อ จึงต้องมีผู้ขายรายใหม่ๆ ที่จะสำรองไว้ตลอดเวลา กรณีที่ผู้ขายรายที่เราซื้ออยู่ประจำนั้น เกิดมีปัญหากะทันหัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการขึ้นราคากะทันหัน หรือการขาดสต็อกกะทันหัน หรือการไม่ยอมส่งของให้เรา เนื่องจากไปส่งให้บริษัทอื่นก่อนที่ได้กำไรมากกว่า ซึ่งตรงนี้จะมีผลโดยตรงกับการวางแผนการผลิตสินค้าของบริษัทเราเอง และเป็นความเสี่ยงที่สูงมากในการดำเนินกิจการ ดังนั้น จัดซื้อ จึงจะต้องมีผู้ขายสำรองไว้ตลอดเวลา กรณีที่ผู้ขายหลักไม่สามารถทำหน้าที่ได้
8. ต้องเป็นผู้ที่สามารถบริหารผลประโยชน์ของผู้ขายได้อย่างลงตัว
เนื่องจากผู้ขายมากมายที่เข้ามาหาจัดซื้อ และต้องการให้จัดซื้อ ซื้อของของเขาให้ได้มากที่สุด ดังนั้นปัญหาที่เกิดขึ้น ก็คือ ถ้าเราซื้อของจากผู้ขายรายได้หนึ่งมากจนเกินไป และไม่เคยแบ่งปันสัดส่วนกับผู้ขายรายอื่นๆ บ้างเลยในสัดส่วนที่เหมาะสมเพียงพอ เมื่อวันหนึ่งเกิดปัญหาขึ้นมาที่ ผู้ขายหลักนั้นไม่สามารถขายสินค้าให้เราได้ แล้วเราจำเป็นต้องใช้บริการของผู้ขายรายอื่นที่ไม่เคยซื้อเขาหรือซื้อเขาน้อยมากในอดีต จะทำให้มีปัญหาเกิดขึ้นทันที คือ 1 เขาอาจจะไม่ขายสินค้าให้กับเรา หรือ 2 อาจจะขายสินค้าให้กับเราในราคาที่แพงมาก เนื่องจากเราอยู่ในสภาวะที่จำยอม
ดังนั้น จัดซื้อ จึงต้องบริหารยอดขายให้กับผู้ขายแต่ละรายอย่างเหมาะสม และเพียงพอ เพื่อสานความสัมพันธ์ และเพิ่มโอกาสในการซื้อสินค้าในกรณีที่มีการขาดแคลนสินค้ากะทันหัน หรือมีการผลิตสินค้าของบริษัทสูงกว่าปกติ จนผู้ขายรายเดิมๆ ไม่สามารถส่งสินค้าให้ได้ทัน เพราะไม่ได้เตรียมสต๊อกสินค้าให้เรามากพอ ตามที่เกิดการผลิตสูงผิดปกติเป็นครั้งคราว ถ้าเรามีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขายรายอื่น ๆ เราจึงสามารถจะพึ่งผู้ขายอะไรใหม่ๆได้ แต่สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้ยาก หากไม่มีความสัมพันธ์กันมาก่อนในระยะยาว ย่อมไม่ได้รับความช่วยเหลือในการแก้ปัญหาปัจจุบันทางด่วนที่เกิดขึ้น
9. ต้องเป็นคนที่มีทักษะในการเจรจาต่อรองที่ดีต่อรองที่ดี
ไม่ได้หมายถึงว่า เราจะต้องชนะเขา หรือจะต้องได้เปรียบเขาเสมอไป เพราะการได้เปรียบผู้ขายนั้น จะทำให้การซื้อขายเกิดขึ้นแค่ในระยะสั้น เพราะในช่วงที่เราเอาเปรียบเขาอยู่นั้น ทางผู้ขายอาจจำใจขาย เนื่องจากเขายังไม่มีลูกค้ารายใหม่ๆ มากพอ หรือยังไม่มีออเดอร์ใหญ่ๆ เพียงพอ จึงจำเป็นต้องขายไปก่อนทั้งๆ ที่เสียเปรียบ เพื่อให้มีโอกาสได้ขายสินค้า และระบายสินค้าออกไปก่อน แต่เหตุการณ์แบบนี้จะเกิดปัญหาขึ้นในระยะยาว เมื่อผู้ขายรายนั้นเขาได้ลูกค้ารายใหญ่ที่มีกำไรมากพอ เขาก็จะเริ่มไม่ขายของให้กับเรา เนื่องจากเราซื้อในลักษณะของการเอาเปรียบเขาและไม่มีความจริงใจในการซื้อขายกัน ดังนั้นเมื่อผู้ขายมีทางเลือกที่ดีกว่า หรือมีลูกค้าอะไรใหม่ๆ ที่มีความจริงใจมากกว่า ไม่เอาเปรียบหรือขายได้มากกว่า เขาย่อมให้ความสำคัญกับลูกค้ารายใหม่ของเขามากกว่า เราจึงทำให้เรามีปัญหาเมื่อเกิดปัญหาขาดแคลนกระทันหันแน่นอน
ดังนั้น จัดซื้อ ต้องเป็นคนที่มีทักษะการเจรจาต่อรองที่ดี และต้องมี mindset หรือความคิดที่ถูกต้อง ไม่คิดเอาเปรียบผู้ขาย โดยให้มองผู้ขายที่เราซื้อของจากเขาเป็นลูกค้าเราเช่นกัน เพราะถ้าเขาไม่ขายของให้เรา เราก็ไม่มีของที่จะมาผลิตสินค้าเพื่อขายธุรกิจแล้ว ธุรกิจจะดำเนินต่อไปไม่ได้เช่นกัน จึงไม่ควรมีความคิดที่ว่า ผู้ขายเป็นเบี้ยล่างของจัดซื้อที่จะจัดการกดขี่ราคา หรือเอาเปรียบอย่างไรก็ได้ ซึ่งแนวคิดนี้เป็นแนวคิดที่ผิดและล้าสมัยไปแล้ว
💎จัดซื้อในประเทศและต่างประเทศต่างกันอย่างไร?
อาจพูดได้ว่าโดยหน้าที่พื้นฐานในการทำงานจัดซื้อนั้น แทบไม่มีความแตกต่างกันเลย เพราะต้องใช้วิธีการในการทำงานเหมือนกัน
เพียงแต่จัดซื้อที่เป็นจัดซื้อต่างประเทศนั้น อาจจะต้องมีปัจจัยบางอย่างเพิ่มเติมขึ้นมา เช่น
✈ความสามารถในการสื่อสารด้านภาษาที่อยู่ในระดับที่ติดต่อกันในระดับองค์กร มีความเข้าใจในการใช้ภาษาอย่างถูกต้อง เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดในการสื่อสารกัน และจัดซื้อที่จัดทำหน้าที่จัดซื้อต่างประเทศจะต้องเป็นคนที่
✈มีความรู้พื้นฐานในเรื่องของการนำเข้าสินค้าหรือส่งออกสินค้าว่า มีขั้นตอนอะไรบ้างและมีปัจจัยอะไรบ้างที่เกี่ยวข้องในเรื่องการนำเข้าสินค้า ซึ่งจะมีขั้นตอน เงื่อนไข และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นระหว่างทางตลอดเวลา
ดังนั้น คนที่จะทำงานจัดซื้อ จะต้องรู้วิธีการคำนวณต้นทุนสินค้าเหล่านั้นอย่างถูกต้อง และทราบถึงปัจจัยแปรเปลี่ยน ที่จะทำให้ต้นทุนสินค้าเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหัน และมีนัยยะสำคัญ เช่น เรื่องของค่าน้ำมัน เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับค่าใช้จ่ายในการขนส่ง และจะส่งผลกระทบโดยตรงทันทีกับต้นทุนสินค้าที่นำเข้ามา
✈รวมถึงความเข้าใจในเรื่องของโค้ดต่างๆ ที่จะต้องระบุในการนำสินค้าเข้ามาเพื่อเสียภาษีนำเข้ามาอย่างถูกต้อง การเลือกโค้ดผิดสำหรับสินค้าที่นำเข้ามา จะส่งผลกับทั้งด้านของต้นทุนภาษีที่จะต้องจ่ายอยู่ในพิกัดดังกล่าวแล้วนั้น และอาจผิดกฎหมายในกรณีที่ทางเจ้าหน้าที่ตรวจพบการกำหนดโค้ดการนำเข้าสินค้านั้นผิดพลาด และทำให้ภาษีที่เสียน้อยกว่าความเป็นจริงที่ควรจะเสีย ก็จะเป็นปัญหากับทางเจ้าหน้าที่ทันที
ดังนั้น จัดซื้อต่างประเทศ จึงต้องมีความรู้มากกว่า จัดซื้อในประเทศ ในส่วนของภาษาและความเข้าใจในขบวนการนำเข้าสินค้า ตลอดจนถึงการคำนวณต้นทุนและผลกระทบจากปัจจัยต่างๆที่จะส่งผลให้ต้นทุนของสินค้าเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ
