สัญญาณ!! ที่บ่งบอกว่าควรจ้างคนเพิ่มได้แล้ว
สัญญาณที่บ่งบอกว่าควรจ้างคนเพิ่มได้แล้ว ในการทำงานนั้นจะมีสิ่งที่เรียกว่า คนมากเกินไป หรือ คนกำลังพอดี หรือ มีคนน้อยเกินไปแล้ว เราจะรู้ได้อย่างไร ว่ามีสัญญาณอะไร ที่จะบ่งบอกได้ว่าถึงเวลาที่ควรจะจ้างคนเพิ่มได้แล้ว
1. งานเริ่มทำไม่ทันตามกำหนด
แต่สิ่งนี้ ต้องพิจารณาจากตัวของพนักงานที่ทำงานด้วยว่า เป็นคนที่มี Performance ดีหรือเปล่า เราจะพูดถึงเฉพาะคนที่มี Performance ตามมาตรฐานปกติ ซึ่งตรงนี้จะเป็นจุดที่ส่งสัญญาณได้ว่าควรจะเพิ่มคนได้แล้วหรือยัง หากกรณีที่พนักงานที่มี Performance ตามมาตรฐานปกติ เริ่มทำงานไม่ทันตามกำหนดแล้ว นั่นหมายความว่า ปริมาณงานเริ่มจะมีมากเกินกว่าที่เขาจะจัดการได้ทัน ก็อาจจะถึงเวลาที่ต้องเพิ่มคนแล้ว
2. งานที่ทำเริ่มมีความผิดพลาดบ่อยครั้ง
ทั้ง ๆ ที่ เป็นสิ่งที่ไม่ยากหรือเป็นสิ่งที่ทำเป็นประจำ แต่อาจจะด้วยจำนวนงานที่มากเกินไปเลยทำให้ ไม่มีเวลาที่จะตรวจสอบอย่างละเอียด หรือถูกเวลาบีบคั้น ทำให้รีบทำงานให้เสร็จก่อนเป็นเป้าหมายแรก และเนื่องจากมีปริมาณงานมาก โอกาสที่จะมีความผิดพลาดในระหว่างการทำงานไม่ว่า จะเป็นการคีย์ข้อมูลผิด หรือการคำนวณผิด
ยกตัวอย่างเช่น งานด้านบัญชี ที่อาจจะมีการ Transaction มากเกินไป ที่พนักงานจะสามารถคีย์ข้อมูลได้ถูกต้องตลอดเวลา และทันเวลา ทำให้การคีย์ข้อมูลเร่งรีบแม้ทำได้ทัน แต่ความถูกต้องอาจจะลดน้อยลง เนื่องจากแค่คีย์ข้อมูลให้ทันภายใต้กำหนดเวลาก็แทบจะทำงานไม่เสร็จตามกำหนดแล้ว จึงเร่งคีย์ข้อมูล และในความเร่งด่วนของการทำงานนั้น มักจะทำให้ขาดสมาธิ หรือเกิดความผิดพลาดได้โดยง่าย
3. พนักงานเริ่มมีอาการเครียด
พนักงานบางคนอาจจะเป็นคนที่ไม่ชอบพูดหรือสื่อสารอะไรออกมาในกรณีที่งานมากเกินไปหรือทำไม่ทัน ถ้าเป็นพนักงานที่มีลักษณะกล้าพูด กล้าอธิบาย ก็จะทำให้เจ้านายสามารถหาทางแก้ปัญหาได้ทัน เนื่องจากพนักงานส่งสัญญาณชัดเจนว่า มีปัญหาแล้ว แต่ในทางกลับกันพนักงานที่ไม่กล้าพูดหรือไม่ชอบพูด แต่ปริมาณงานมากเกินไป จะเริ่มทำให้เขามีอาการเครียด และความเครียดก็จะสะสมมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากปัญหามันไม่ได้รับการแก้ไข แถมมันจะมีการสะสมเพิ่มเติมปัญหาให้เพิ่มพูนขึ้นทุกวันๆ สังเกตได้จากพนักงานเริ่มมีความเครียด เริ่มไม่ค่อยพูดจา เริ่มไม่มีอารมณ์สนุกสนาน หรือหน้าตามีความกังวลอยู่ตลอดเวลา อันนี้ก็เป็นสัญญาณที่จะต้องคอยสังเกตดูพฤติกรรมของพนักงานว่าควรเพิ่มคนแล้วหรือยัง
4. พนักงานเริ่มไม่อยากขอเข้าประชุม
ปัญหาหนึ่งของการประชุมที่เราจะเจอเสมอ ก็คือ ใช้เวลาในการประชุมมากเกินไป พูดถึงเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือเนื้อหาเก่าที่ไม่ได้รับการแก้ไขซ้ำซาก หรือพูดง่ายๆ คือ ปัญหาเดิมกลับมาพูดซ้ำโดยที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขเสียที และหากการประชุมนั้นไม่บริหารจัดการควบคุมเวลาให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดว่าหัวข้อจะต้องใช้เวลาในการประชุมกี่นาที จะทำให้การประชุม ยืดเยื้อไปเรื่อยและทำให้เสียเวลาทำงาน ยิ่งกรณีที่การประชุม มีการเพิ่มเนื้องานใหม่ๆ ขึ้นมาอีก จะทำให้พนักงานเริ่มเกิดความเครียด และไม่อยากเข้าประชุม เพราะทำให้เสียเวลาแถมยังมีงานใหม่ๆงอกขึ้นมาอีก ทั้งๆที่ งานเก่าก็ทันไม่ทันแล้ว
5. พนักงานเริ่มมีการลาบ่อยขึ้น
พนักงานเริ่มมีการลาป่วย ลากิจ บ่อยขึ้น จากที่ปกติไม่เคยลา ถ้าเป็นการลาป่วย อาจจะเกิดจากความเครียดสะสม จนทำให้เกิดอาการปวดหัวและลาป่วยในที่สุด หรือลากิจเพื่อจะไปสัมภาษณ์งานอันนี้ก็เป็นสัญญาณที่ควรจะเริ่มพูดคุยกับพนักงานถึงปัญหาที่เกิดขึ้น และจ้างคนเพิ่มได้แล้ว เพราะถ้าหากพนักงานลาออกไป การฝึกคนใหม่นั้นจะต้องเสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าเดิม แต่จะเกิดช่วงเวลาที่เรียกว่า สูญญากาศ ในช่วงที่ฝึกงานคนใหม่ให้ทำงาน แทนที่จะแก้ปัญหาได้ กลับยิ่งแย่ลงไปกว่าเดิม เพราะคนเก่าหายไป คนใหม่มาก็ไม่สามารถทำงานแทนได้ทันที และรวดเร็วเหมือนคนเก่า ยิ่งทำให้ภาระงานสะสมมากขึ้น และจะเป็นปัญหาให้คนใหม่ลาออกไปในที่สุดเช่นกัน หลังจากผ่านไประยะเวลาหนึ่ง
6. พนักงานเริ่มจับกลุ่มพูดคุย
พนักงานเริ่มจับกลุ่มพูดคุยแล้วบ่นถึงบริษัท นั่นหมายความว่า ปัญหาของงานที่มากเกินไป เริ่มเกิดขึ้นกับหลายคน หรือหลายแผนก จึงทำให้เกิดการรวมตัวพูดคุยกัน เพื่อปรับทุกข์หรือระบายความทุกข์ หรือระบายความอึดอัดเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น สิ่งนี้เจ้านายจะต้องพยายามคอยจับสังเกต หรือสอบถามข้อมูลจากพนักงานที่จับกลุ่มคุยกันว่า มีประเด็นอะไรที่บริษัทจะช่วยเหลือได้บ้าง ในเรื่องของปริมาณงาน หรือความยากของงาน หรือมีการเอาเปรียบกันในที่ทำงาน ให้คนหนึ่งทำงานมากกว่าอีกคนนึง โดยไม่จำเป็นหรือเปล่า
7. พนักงานเริ่มไม่อยากรับงานใหม่ๆ
พนักงานเริ่มบ่ายเบี่ยงที่จะรับงานใหม่ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานตัวเองโดยตรง เช่น กรณีที่มีการจัดกิจกรรมปีใหม่ หรือต้องมีการพัฒนาองค์กรในสิ่งต่างๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง และพนักงานเริ่มบ่ายเบี่ยงที่จะไม่เข้าร่วม หรือขอตัวที่จะไม่เข้ามาเป็นทีมงานในการจัดการเรื่องต่างๆเหล่านั้น สิ่งนี้จะบ่งบอกได้ว่าพนักงานอาจจะมีปริมาณงานมากเกินไป จนไม่อยากเสียเวลาไปทำอะไรก็ตามที่ไม่เกี่ยวกับหน้าที่ของตัวเองโดยตรง เพราะจะทำให้งานของตัวเองไม่เสร็จ และมีผลกับหน้าที่การงาน หรือการโปรโมทในอนาคตด้วยเช่นกัน
8. บริษัทเริ่มมีแผนที่จะขยายงาน
การขยายงานจำเป็นต้องมีการเพิ่มคน เพื่อรองรับไว้ เพราะในการฝึกฝนคนเพื่อรองรับการขยายงานในอนาคตนั้น จะต้องมีการเตรียมการล่วงหน้าทุกอย่าง เช่น กรณีงานรับเหมาก่อสร้างที่จะต้องมีการรับโครงการมากมายในอนาคต อาจจะต้องมีการรับคนเพิ่มล่วงหน้าอย่างน้อย 1 ถึง 2 ปี เพื่อนำมาฝึกฝน ให้มีความสามารถ และมีความรู้เข้าใจในระบบงานอย่างดีพอ ก่อนที่จะส่งออกไปประจำตามโครงการต่างๆ เช่น โครงการที่ได้รับมาล่วงหน้าแล้ว 3-4 โครงการ ซึ่งจะต้องเริ่มดำเนินการก่อสร้าง ภายใน 1 ถึง 2 ปีข้างหน้า บริษัทจะต้องรีบเพิ่มพนักงานตั้งแต่วันนี้ แม้อาจจะมีการเพิ่มต้นทุนเร็วขึ้น 1-2 ปี แต่ถือว่า เป็นการรองรับการขยายที่รับรู้ล่วงหน้าแล้วว่าจะเกิดขึ้นแน่นอน ซึ่งสิ่งนี้ จะทำให้ประสิทธิภาพของคนทำงานมีสูง และพนักงานที่ทำงานอยู่ประจำเดิม ไม่เครียดจนเกินไป เพราะ ไม่ต้องมารับผิดชอบกับการเตรียมตัวที่จะต้องรับงานใหม่ต่อไปในอนาคต ทำให้ทุกอย่างเดินได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
9. เมื่อมีคนเกษียณอายุ
เมื่อมีคนเริ่มจะเกษียณอายุในอนาคต ที่ทราบชัดเจนว่าจะมีการเกษียณอายุกี่คนในปีไหน จะต้องเริ่มวางแผนเพิ่มพนักงานล่วงหน้าอย่างน้อยอาจจะครึ่งปีหรือ 1 ปี ในกรณีที่ตำแหน่งที่จะเกษียณไปนั้นต้องใช้ความรู้ความสามารถทางเทคนิคสูง และต้องมีการถ่ายทอดความรู้ความสามารถอย่างต่อเนื่อง ซึ่งกรณีนี้อาจจะทำให้จำนวนพนักงานเพิ่มขึ้นมากกว่าเดิม ยกตัวอย่าง เช่น พนักงานที่เกษียณอายุ มีเงินเดือนสูงมาก เราสามารถหาคนที่มาทดแทนได้ในอัตราเงินเดือนที่ต่ำกว่าจากคนเดิมที่เกษียณ ไป 1 คน แต่เงินเดือนของพนักงานท่านนั้น อาจจะสามารถจ้างคนใหม่ได้เพิ่มอีก 2-3 คนจึงถือว่า เป็นการเพิ่มพนักงานภายใต้ค่าใช้จ่ายเท่าเดิมหรือลดน้อยลงกว่าเดิม
10. บริษัทมีแผนปรับโครงสร้าง
เมื่อบริษัทมีแผนการที่จะปรับโครงสร้างครั้งใหญ่ในอนาคต เพื่อทำให้โครงสร้างของบริษัท กระชับ เล็กลง และมีประสิทธิภาพมากขึ้น จำเป็นต้องมีการเพิ่มพนักงานขึ้นมาก่อน เพื่อจะรองรับแผนการปรับโครงสร้างของบริษัท ซึ่งการเพิ่มครั้งนี้เป็นการเพิ่มพนักงานเพื่อจะเป็นลดพนักงานในอนาคต หมายความว่า การเพิ่มพนักงานเข้ามาใหม่ และปรับปรุงระบบงาน จัดระบบงานใหม่ เพื่อให้สามารถวัดประสิทธิภาพของพนักงานเก่าและพนักงานใหม่ ได้ว่าพนักงานคนใดควรจะอยู่ต่อหรือไม่ควรอยู่ต่อ และในที่สุด จะทำให้การปรับลดพนักงานในอนาคตลง ความราบรื่นในการถ่ายเทงาน และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับบริษัทที่มีความกระชับและมีคุณภาพมากขึ้นในการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
