ตำแหน่ง QA ต้องทำอะไรบ้าง? และ QA ต่างกับ QC อย่างไร?

ตำแหน่ง QA ต้องทำอะไรบ้าง? และ QA ต่างกับ QC อย่างไร?

พนักงาน QA และพนักงาน QC ถ้าดูจากชื่อที่เรียกแล้ว น่าจะมีความแตกต่างกันในเนื้องานและการทำงานอย่างชัดเจน แต่ในความเป็นจริงแล้ว ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน QA หรือพนักงาน QC ต้องมีคุณสมบัติพื้นฐานที่เหมือนกัน เพราะเป้าหมายปลายทางของการทำงานนั้น ต้องการให้สินค้าออกมามีคุณภาพ ผ่านมาตรฐาน และเกิดการสูญเสียน้อยที่สุด เพื่อให้สินค้าส่งได้ตรงเวลา เต็มจำนวน และประหยัดต้นทุนในการผลิตมากที่สุด เนื่องจากไม่มีการทิ้งสินค้า หรือทำให้เกิดการสูญเสียจากความผิดพลาดในการผลิตจนใช้งานไม่ได้

ลักษณะงานของ QA

ส่วนใหญ่จะเน้นไปที่ เรื่องของการจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานต่างๆ เพื่อให้เกิดความมั่นใจได้ว่า เมื่อลงมือผลิตสินค้าอย่างจริงจังตามมาตรฐานต่างๆที่กำหนดไว้แล้วนั้น จะทำให้ได้สินค้าที่มีมาตรฐานตรงตามความต้องการ ตั้งแต่แรกที่ได้กำหนดไว้ ซึ่งความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการผลิตจริงๆนั้น จะตกไปอยู่ในการควบคุมดูแลของพนักงาน QC แทน เพราะพนักงาน QC คือพนักงานที่จะต้องเกี่ยวข้องกับการผลิตโดยตรง ภายใต้แนวทางมาตรฐาน ขบวนการ ขั้นตอนที่ถูกกำหนดวางไว้จากพนักงาน QA เพื่อเป็นจุดเริ่มต้นที่ถูกต้อง ลดความเสี่ยงที่เกิดจากความผิดพลาดจากระบบ และทิ้งความเสี่ยงทั้งหมดให้ไปอยู่ที่การผลิต ซึ่งเป็นหน้าที่ของ QC ที่จะต้องควบคุมในขั้นตอนนั้นอย่างชัดเจน

งานของพนักงาน QA เริ่มต้นจาก

1. การออกแบบสินค้าให้เป็นไปตามความต้องการ

โดยกำหนดมาตรฐานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ ความยาว น้ำหนัก ปริมาณ หรือหน่วยใดๆก็ตามที่เกี่ยวข้องนอกเหนือจากหน่วยหลักมาตรฐานอันนี้ เช่น ความเร็วรอบต่อนาที หรือระดับความดังของเสียงจากการใช้งาน และอื่นๆอีกมากมาย ที่เป็นสิ่งที่พนักงาน QA จะต้องกำหนดมาตรฐานว่า เมื่อสินค้าผลิตออกมาแล้ว จะต้องมีมาตรฐานของสินค้าที่ออกแบบมาเป็นอย่างไร

2. การกำหนดขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง

เรียงลำดับอย่างชัดเจน และรวมไปถึง การกำหนดมาตรฐานที่ต้องทำให้ได้ในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน วัดผลเป็นตัวเลขได้ ตรวจสอบได้ ชี้ชัดได้ว่า หากไม่ทำตามมาตรฐานนี้แล้วในขั้นตอนใดๆขั้นตอนหนึ่ง ความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นจะเป็นความผิดพลาดลักษณะใดที่บ่งบอกได้อย่างชัดเจน

3. เอกสารประกอบทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง

ตั้งแต่การออกแบบสินค้า การกำหนดขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง ไปจนถึงเอกสารที่ใช้สำหรับตรวจสอบ หรือที่เราเรียกว่า Check Sheet หรือ Check List เพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูลต่างๆ ให้สามารถมองเห็นและตัดสินใจได้ว่า มีความผิดพลาดใดๆเกิดขึ้นจากมาตรฐาน หรือสิ่งที่ต้องการที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้น จะได้แก้ไข ป้องกันได้ทันเวลา

4. การฝึกอบรมผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ตั้งแต่จุดแรกไปจนถึงจุดสุดท้าย เพื่อให้สามารถเข้าใจมาตรฐานที่กำหนดไว้ ความสำคัญของมาตรฐานในจุดต่างๆ ขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องและเข้าใจตรงกัน เกี่ยวกับมาตรฐานของการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอน เพื่อให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบ 100% การใช้งานเอกสารในการตรวจสอบ Check Sheet หรือ Check List นั้น ให้รู้ว่า ข้อมูลแต่ละข้อมูลมีความสำคัญอย่างไร และสามารถยืดหยุ่นได้มากน้อยเพียงใดในกรณีที่ไม่เป็นไปตามสิ่งที่กำหนด 100%

5. การสุ่มตรวจคุณภาพสินค้า

ในระหว่างการผลิต และในระหว่างการเตรียมจัดส่ง เพื่อให้แน่ใจว่า คุณภาพของสินค้าอยู่ในช่วงที่ยอมรับได้ตามมาตรฐานที่จะถูกกำหนดไว้ ในเงื่อนไขของการผลิตตามสัญญาว่าจ้างการผลิต ที่ผู้ซื้อต้องการกำหนดมาตรฐานไว้ว่า มีความเข้มข้นระดับใด

6. การรับรองหรือการตัดสินใจ

ว่าจะปล่อยให้สินค้าที่กำลังจะจัดส่งนั้นส่งออกไปได้จริงหรือไม่ จากการตรวจสุ่มเช็ค และดำเนินการเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ ไม่ว่าสิ่งนั้นจะผ่านกระบวนการ QC มาแล้วก็ตาม แต่ในสุดท้าย ก่อนส่งสินค้าให้ลูกค้า ยังต้องมีการสุ่มตรวจอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่า ในกระบวนการ QC นั้น ไม่มีอะไรผิดพลาด หรือปล่อยให้ความผิดพลาดหลุดรอดมาได้โดยไม่ตั้งใจหรือโดยบังเอิญ พนักงาน QA จะต้องเป็นคนสุดท้ายที่ยืนยันอีกครั้งว่าทุกสิ่งทุกอย่างมาถึงวินาทีนี้นั้น ถูกต้องสมบูรณ์แบบตามข้อตกลงที่กำหนดไว้และพร้อมส่งสินค้าให้ลูกค้า

การเป็นพนักงาน QA ที่ดี

การเป็นพนักงาน QA ที่ดีนั้น จะต้องเป็นคนที่มีพื้นฐานความรู้ทางด้านสถิติอย่างลึกซึ้งระดับหนึ่ง เพราะเป็นสิ่งที่จำเป็น ที่จะต้องใช้เพื่อถกเถียงหรือประชุมร่วมกับพนักงาน QC ในกรณีที่เกิดความผิดพลาดขึ้นมา และมีความเห็นต่างหรือเห็นแย้งกันว่าสินค้าล็อตนี้ควรจะปล่อยผ่านหรือไม่ปล่อยผ่านอย่างไร เช่น กรณีที่พนักงาน QC บอกว่าสินค้าเหล่านี้ ปล่อยผ่านได้ด้วยเหตุผลใดๆก็ตาม พนักงาน QA จะต้องมีความรู้มากเพียงพอ ที่จะตรวจสอบความถูกต้องได้ว่า สิ่งที่พนักงาน QC โต้แย้งมานั้น เป็นสิ่งที่ไม่ถูกต้องตามหลักวิชาการ จึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ที่พนักงาน QA จะต้องเป็นคนที่มีความรู้ ในวิชาสถิติพื้นฐาน ที่ไม่น้อยไปกว่าพนักงาน QC เพื่อให้สามารถตามทันกันได้ ในกรณีที่เอาข้อเท็จจริงมาถกเถียงกันเพราะงานของพนักงาน QC นั้น เขาจะใช้วิชาสถิติเป็นสิ่งสำคัญในการตัดสินเชิงวิชาการเท่านั้นว่า สินค้าล็อตนั้นจะปล่อยผ่านหรือไม่อย่างไร ถ้าจะปล่อยผ่านจะยอมรับความเสี่ยงได้ที่ระดับใด แล้วหลังจากนั้น ก็เป็นหน้าที่ของพนักงาน QA ที่จะตัดสินใจที่ว่าจะยอมรับเงื่อนไขใด แต่จะต้องมีความรู้ที่ใกล้เคียงกัน จึงจะสามารถตามความคิดกันได้ทัน และโต้แย้งกันได้อย่างถูกต้องตามหลักวิชาการ ไม่ใช่ ใช้ความรู้สึกหรือเหตุผลเชิงพาณิชย์อย่างเดียวในการตัดสินใจ

พนักงาน QA จะต้องเป็นพนักงาน ที่มีความอดทนในการประสานงานกับแผนกอื่นๆ เพราะว่างานของพนักงาน QA คืองาน ที่จะต้องควบคุมการทำงานของพนักงาน QC หรือพนักงานทุกคนที่อยู่ในจุดเริ่มต้น ไปจนถึงจุดสุดท้าย หมายความว่า พนักงาน QA จะต้องเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับทุกขั้นตอน และทุกเอกสาร จนถึงขบวนการผลิตทั้งหมด เพื่อให้มั่นใจว่าระหว่างทางทุกขั้นตอนถูกต้องสมบูรณ์ เพื่อจะให้ได้ภาพรวมของทั้งระบบ ในขั้นตอนสุดท้ายหลังจากสินค้าออกมาแล้ว สมบูรณ์แบบอีกทีหนึ่ง ซึ่งสิ่งนี้จะเป็น สิ่งที่จะลดความเสี่ยงของพนักงาน QA ที่จะต้องไปตรวจสอบสินค้าในขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่จะส่งมอบให้กับลูกค้า แล้วมาพบในขั้นตอนสุดท้ายว่า สินค้าเหล่านั้นไม่ผ่านมาตรฐานที่จะสามารถปล่อยให้สินค้าออกจำหน่ายได้ ซึ่งเป็นการสูญเสีย และเกิดความเสียหายมากมายที่ปลายทาง ไม่ว่าจะเป็น ความสูญเสียของวัตถุดิบ การสูญเสียของแรงงาน ค่าจ้าง เวลาในการผลิต โอกาสในการผลิตสินค้าในรอบถัดไป ไปจนถึงการสูญเสีย ในการที่ต้องผลิตสินค้าใหม่อีกรอบหนึ่ง เพื่อทดแทนสินค้าเก่า และสินค้าเก่าที่ถูกยกเลิกไปนั้น ก็จะกลายเป็นต้นทุนที่ทำให้บริษัทขาดทุนอย่างมากมาย

ดังนั้น งานของพนักงาน QA จึงเป็นงานที่จะต้องป้องกันไม่ให้สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นในขั้นตอนสุดท้าย หรือพูดง่ายๆ ก็คือในขั้นตอนสุดท้ายของพนักงาน QA ที่สุ่มตรวจสินค้าก่อนที่จะส่งให้กับลูกค้านั้น ควรเป็นขั้นตอนที่ทำเป็นพิธีกรรมเท่านั้น โดยมีความเชื่อมั่นแล้วว่าทุกสิ่งทุกอย่างนั้น มันสมบูรณ์แบบในทุกขั้นตอนที่ผ่านมาอยู่แล้ว แต่ไม่ได้หมายความว่า การสุ่มตรวจนั้น จะทำแบบไม่รับผิดชอบ ยังคงต้องทำตามมาตรฐาน 100% เพียงแต่คำว่า พิธีกรรม หมายถึง เป็นการทำเพื่อความมั่นใจอีก 100% เพิ่มจาก 100% เดิมที่มีอยู่แล้ว ในขั้นตอนต่างๆที่ควบคุมมา ซึ่งจะเห็นได้ว่า งานของพนักงาน QA ก็เป็นงานที่ยากแต่เป็นงานในส่วนของการวางแผนควบคุมให้ทุกขั้นตอนเป็นไปตามมาตรฐาน ซึ่งอาจจะแตกต่างจากงานของพนักงาน QC ซึ่งเป็นงานที่ยากในลักษณะของงาน ที่จะต้องควบคุมการผลิตให้เป็นไปตามมาตรฐานที่ QA วางไว้

กล่าวโดยสรุป ก็คือ พนักงาน QC และพนักงาน QA นั้น มีสิ่งสำคัญพื้นฐานที่ต้องมีเหมือนกัน คือ ความรู้ความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง ในวิชาสถิติ เพราะสิ่งนี้ คือสิ่งที่ใช้ในการตัดสินใจเมื่อเกิดข้อโต้แย้งในที่ประชุม พนักงาน QA จะต้องเป็นคนที่มีความอดทนในการประสานงานกับผู้อื่น เพราะจะต้องเข้าไปอยู่ท่ามกลางความขัดแย้งตลอดเวลา จากการเข้าไปควบคุมการทำงานของแต่ละขั้นตอนของแต่ละแผนก เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานซึ่งงานส่วนนี้จะต้องใช้ทักษะในการประสานงาน ต้องมีความอดทน และมีใจรักในการเก็บข้อมูล รวมไปถึงความอดทนในการที่จะต้องปรับปรุงแก้ไขเอกสาร และขั้นตอนการทำงานต่างๆอยู่ตลอดเวลา หากค้นพบว่า ขั้นตอนการทำงานเดิมๆ นั้นยังไม่สมบูรณ์แบบเพียงพอ อาจต้องมีการปรับเพิ่มนิดหน่อย เพื่อให้เกิดความมั่นใจมากขึ้นในการควบคุมคุณภาพของการผลิตทุกขั้นตอน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยทำให้ภาระของ QC ลดน้อยลงในช่วงของการควบคุมการผลิตเช่นกัน ไปจนถึงลดความเสี่ยงปลายทางที่จะต้องยกเลิกสินค้าก่อนส่งสินค้าให้กับลูกค้า เนื่องจากมีการสุ่มตรวจครั้งสุดท้าย แล้วปรากฏว่าสินค้าไม่สามารถปล่อยผ่านไปได้ความเสียหายจะเกิดขึ้นมากมายทันที