ทำความรู้จักตำแหน่งงานโรงแรม : ใครทำหน้าที่อะไรบ้าง?

ทำความรู้จักตำแหน่งงานในโรงแรม : ใครทำหน้าที่อะไรบ้าง?

อย่างที่ทุกคนทราบกันดี ว่าในโรงแรมนั้นมีตำแหน่งงานมากมายหลายแผนก ซึ่งแต่ละตำแหน่งมีหน้าที่แตกต่างกันไป วันนี้ออร์คิดจ๊อบจะพามาดูว่ามีตำแหน่งงานโรงแรมอะไรบ้าง และแต่ละตำแหน่งทำหน้าที่อะไร

1. ฝ่ายบริหาร

ตำแหน่งงานในส่วนนี้เป็นงานที่เกี่ยวกับเรื่องของ การวางนโยบาย การควบคุมการทำงาน การกำหนดมาตรฐานการทำงาน แล้วคอยติดตามผลของการทำงานว่า เป็นไปตามนโยบาย หรือทิศทาง หรือเป้าหมายที่ต้องการหรือไม่ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นงานลักษณะการดูแลในภาพรวม

2. งานฝ่ายบัญชี

เป็นงานที่เกี่ยวกับเรื่องการดูแล บันทึกการประกอบกิจการ การดำเนินงานในเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวกับการรับการจ่าย และเรื่องภาษี รวมไปถึงเรื่องความถูกต้องของระบบบัญชีของบริษัท ซึ่งเป็นงานที่เป็นวิชาชีพโดยตรงและเป็นงานที่มีความสำคัญมาก เพราะแผนกบัญชี คือ แผนกที่จะสะท้อนถึงผลประกอบการได้อย่างชัดเจนตรงไปตรงมาและทันเวลามากที่สุด

3. งานแผนกต้อนรับส่วนหน้า

คือ งานที่เกี่ยวกับการสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ตั้งแต่เข้ามาใช้บริการของทางโรงแรม จะรวมไปถึงงานของการประชาสัมพันธ์ การสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับ Facility ต่างๆ ของโรงแรม การพาเยี่ยมชมโรงแรมในส่วนต่างๆ หรืออาจจะรวมไปถึง การดูแลลูกค้ารายใหญ่ๆ ให้มีโอกาสได้ทดลองชิมอาหาร หรือได้ทดลองใช้ห้องพักของโรงแรมก่อนที่จะตัดสินใจใช้บริการโรงแรม

4. แผนกสำรองห้องพัก

เป็นแผนกที่เกี่ยวกับเรื่องของการลงบันทึกการจองห้องพักของลูกค้าล่วงหน้า เพื่อให้ลูกค้าได้ห้องพักครบตามจำนวน หรือในลักษณะที่ลูกค้าต้องการ เช่น บางกรณีลูกค้าต้องการห้องพักที่มาพักรวมรวมกันหลายห้องอยู่ในชั้นเดียวกันถ้าทำได้ หรือในห้องที่ติดติดกันใกล้เคียงกัน จึงเป็นหน้าที่ของแผนกสำรองห้องพัก ที่จะต้องบริหารจัดการการเข้าพักหรือการออกจากที่พักของลูกค้าแต่ละท่านให้ตรงเวลา และรองรับลูกค้าคนต่อไปที่เข้ามาพัก

5. แผนกอาหารและเครื่องดื่ม

เป็นแผนกที่เกี่ยวข้องกับการทำอาหารไม่ว่าจะเป็นอาหารคาวหรืออาหารหวานหรือเครื่องดื่มไม่ว่าจะเป็นเครื่องดื่มที่มีแอลกอฮอล์หรือไม่มีแอลกอฮอล์ก็ตาม ซึ่งเป็นแผนกที่มีความสำคัญมากสำหรับการพักของลูกค้าเนื่องจากเป็นหน่วยที่ทำให้ลูกค้ามีความสุขในการรับประทานอาหาร ไม่ว่าจะรับประทานอาหารที่ห้องของตนเองหรือจะรับประทานอาหารที่ห้องอาหารของโรงแรมก็ตาม รสชาติของอาหารเป็นสิ่งสำคัญ การที่จะต้องระมัดระวังในเรื่องของการแพ้อาหารของลูกค้าที่อาจจะแพ้อาหารทะเลหรืออาจจะแพ้ถั่ว หรืออาจจะแพ้อะไรก็ตาม จึงเป็นเรื่องสำคัญที่แผนกอาหารและเครื่องดื่มจะต้องให้ความสำคัญในการสอบถามลูกค้าก่อนให้บริการ

6. แผนกช่าง

เป็นแผนกที่มีความสำคัญไม่น้อย เพราะไม่ว่าจะเป็น เรื่องของการดูแลระบบต่างๆทั้งหมดของโรงแรม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของระบบน้ำ ระบบไฟหรือการซ่อมบำรุงเพื่อความปลอดภัยในการใช้งานของอุปกรณ์ไฟฟ้าต่างๆ เช่น การดูแลรักษาเรื่องของการทำความสะอาดแอร์ตามเวลาที่กำหนด หรือการดูแลรักษาเกี่ยวกับระบบดับเพลิง รวมไปถึงการดูแลรักษาการรั่วไหลของสิ่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการรั่วไหลของน้ำประปาในห้องน้ำต่างๆ การรั่วไหลของไฟฟ้า เพราะทุกสิ่งทุกอย่างคือต้นทุนและคือการสูญเสีย รวมไปถึงการดูแลซ่อมบำรุงอุปกรณ์ต่างๆภายในห้องพักหรือส่วนกลางไม่ว่าจะเป็นห้องน้ำหรือห้องอาหารให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งานตลอดเวลาถูกสุขลักษณะและปลอดภัย

7. แผนกทรัพยากรบุคคล

เป็นแผนกที่จะมีความยุ่งยากมากที่สุดในการทำงานอีกแผนกหนึ่ง เนื่องจากพนักงานโรงแรมมักจะมีการเข้าออกบ่อยครั้ง อาจจะต้องยุ่งยากในการหาพนักงานมาทดแทนเมื่อพนักงานเก่าลาออกไปหลังจากที่ได้รับการฝึกงานหรือชำนาญงานแล้วลาออกไป ทำให้ต้องมีการนำเข้าพนักงานใหม่มาทดแทน ทำให้เกิดการเกิดเสียเวลาและมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการที่จะต้องฝึกพนักงานใหม่ ดังนั้น การรักษาพนักงานให้อยู่ได้นานที่สุด คือเป้าหมายสำคัญอย่างหนึ่งของแผนกนี้

8. แผนกช่างศิลป์

โรงแรมจำเป็นต้องมีแผนกนี้ เนื่องจากเป็นแผนกที่ต้องทำการโฆษณา ประชาสัมพันธ์ของโรงแรมตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการทำออนไลน์ หรือการทำเฉพาะงานที่เกิดขึ้นในตัวโรงแรม เช่น กรณีที่มีงานแต่งงานย่อมต้องมีป้ายต่างๆเกี่ยวกับงานแต่งงานหรืองาน สัมมนา หรือบางครั้งโรงแรมอาจจะมีการจัดงาน Event ต่างๆ ทั้งภายในและภายนอก ซึ่งทั้งหมดนี้ต้องการงานศิลป์ที่ทำขึ้นมาทั้งในรูปแบบที่เป็นทางด้านดิจิตอลหรือในรูปแบบที่จับต้องได้ด้วยมือหรือมองเห็นได้ด้วยตา ในหน้างานนั้นๆ ช่างศิลป์จึงเป็นแผนกที่สำคัญยิ่ง

9. แผนกนวดและสปา

เป็นแผนกที่ให้บริการด้านความสุขให้ผ่อนคลายให้กับลูกค้า ถือเป็นบริการที่อาจจะไม่ได้มีทุกโรงแรมในอดีต แต่ปัจจุบัน บริการส่วนนี้น่าจะเป็นบริการส่วนหนึ่งที่เป็นมาตรฐานที่โรงแรมส่วนใหญ่ จะมีบริการไว้ให้

10. แผนกสระว่ายน้ำและฟิตเนส

แผนกนี้อาจจะดูเหมือนมีการใช้บริการน้อย เพราะส่วนใหญ่คนที่มาพักโรงแรม อาจจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการออกไปท่องเที่ยวข้างนอก หรือไปทำธุรกิจนอกโรงแรม เมื่อกลับมาก็จะพักผ่อนนอนหลับเป็นส่วนใหญ่ แต่อย่างน้อยควรมีไว้บริการ

11. แผนกไอที

เป็นแผนกหนึ่งที่มีความสำคัญ ที่อาจจะต้องมีการสแตนบาย สำหรับแผนกนี้ถึง 24 ชั่วโมง เนื่องจากระบบของการให้บริการทั้งหมดจะเกี่ยวข้องกับออนไลน์ ดังนั้น หากมีการสะดุดของระบบไอที ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของซอฟต์แวร์ หรือเรื่องของฮาร์ดแวร์ ย่อมทำให้การดำเนินการของโรงแรมต้องสะดุดและหยุดลง ต้องหันไปใช้ระบบแมนนวล ซึ่งจะทำให้เกิดปัญหาในความคล่องตัวในการทำงาน หรือจะต้องมีการทำงานซ้ำซ้อนในภายหลัง และที่สำคัญทำให้เกิดความเสียหายในภาพพจน์ของโรงแรมว่าไม่มีความพร้อม หรือมีระบบรองรับเหตุฉุกเฉินที่ดีพอ และหากเกิดข้อมูลผิดพลาดก็จะส่งผลไปถึงระบบบัญชีในที่สุด

12. แผนกครัว

แผนกนี้ก็ถือว่าเป็นแผนกที่สำคัญมาก เนื่องจากต้องให้บริการด้านอาหารและเครื่องดื่ม ซึ่งเป็นแผนกที่จะเกี่ยวข้องกับต้นทุนของโรงแรมอย่างมากจากวัตถุดิบที่จะซื้อมาวัตถุดิบที่เก็บไว้ และเมนูอาหารที่จะสามารถทำได้จากวัตถุดิบต่างๆที่มีอยู่นั้น ซึ่งจะส่งผลให้เกิดทั้งรายได้ของโรงแรมจากอาหารที่นำไปบริการให้กับลูกค้าและมีรสชาติอร่อย ทำให้ลูกค้าสั่งอาหารมากขึ้น และมีเมนูต่างๆให้เลือกมากมาย แต่ในขณะเดียวกัน หากการบริหารสต๊อกของวัตถุดิบไม่ดีพอ ทำให้เกิดการสูญเสีย เพราะวัตถุดิบเป็นสิ่งที่มีอายุจำกัด หากไม่สามารถบริหารสต๊อกให้เพียงพอกับเมนูอาหารหรือความต้องการอาหารของลูกค้า ย่อมทำให้เกิดการสูญเสียจากการต้องทิ้งวัตถุดิบที่หมดอายุ

13. แผนกประชาสัมพันธ์

เป็นแผนกที่เกี่ยวข้องกับการสร้างภาพพจน์ของโรงแรมให้ดีในสายตาของลูกค้าตลอดเวลา ดังนั้นแผนกประชาสัมพันธ์ จึงต้องมีการวางแผนในเรื่องของการทำสื่อ การกำหนดเนื้อหาสาระ ที่จะสื่อสารออกไป ผ่านช่องทางต่างๆ ที่จะเป็นช่องทางที่เหมาะสมกับสื่อต่างๆ ที่จะส่งไปถึงลูกค้าเป้าหมาย ให้เกิดภาพพจน์ที่ดีต่อโรงแรม สร้างความมั่นใจในการเข้ามาใช้บริการของลูกค้า

14. แผนกแม่บ้าน

แผนกแม่บ้าน ซักรีด และแผนกรักษาความปลอดภัยก็เป็นอีกแผนกหนึ่งที่มีความสำคัญ เป็นแผนกที่ต้องดูแลความเรียบร้อยทุกอย่างของการให้บริการของโรงแรมหลังจากที่ลูกค้าออกไปแล้ว หากการซักรีดหรือแม่บ้านทำความสะอาดไม่ดี หรือให้บริการซักรีดที่ไม่ดี ทำให้ลูกค้าเกิดความไม่พึงพอใจ ลูกค้าอาจจะไม่กลับมาใช้บริการอีก เช่น กรณีที่ทำความสะอาดห้องพักไม่ดี ลืมเปลี่ยนผ้าปูที่นอน หรืออะไรก็ตามลูกค้าจะมีความรู้สึกว่าที่นี่ไม่ได้มาตรฐาน และจะเกิดความประทับใจในเชิงลบ อาจจะไปบอกต่อหรือไม่กลับมาพักที่โรงแรมอีกเลย รวมไปถึงระบบความปลอดภัยของการเข้าพักของโรงแรม ไม่ว่าก่อนเข้าพัก ระหว่างเข้าพัก หรือกำลังจะออกจากที่พักในที่สุด จะต้องมีความปลอดภัย 100% ตลอดเวลาจึงจะทำให้ลูกค้ารู้สึกว่า การมาพักโรงแรมเหมือนกันมาพักที่บ้าน ที่สามารถนอนหลับได้อย่างสบายใจ และรู้สึกปลอดภัย

เราจะเห็นได้ว่าธุรกิจโรงแรมนั้น มีบริการหรือหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเยอะแยะมากมาย เนื่องจากเป็นธุรกิจที่ให้บริการดังนั้น หัวใจสำคัญ ก็คือ เรื่องของคุณภาพในการบริการในทุกๆส่วน ไม่ว่าจะเป็นส่วนใดก็ตาม ทั้งส่วนที่จับต้องได้ เช่น ห้องพักอาหารเครื่องดื่ม หรือส่วนที่จับต้องไม่ได้ เช่น ความรู้สึกอบอุ่นจากการให้บริการ ความปลอดภัยจากการใช้บริการ จะเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการโรงแรมต่อไปในอนาคต