เรียบจบบัญชีควรรู้!! ตำแหน่งงานและทักษะที่ต้องมี

เรียบจบบัญชีควรรู้!! ตำแหน่งงานและทักษะที่ต้องมี

พนักงานบัญชีทำงานตำแหน่งอะไรได้บ้าง

คนที่เรียนจบมาด้านบัญชี ควรทำงานด้านบัญชี ซึ่งแบ่งเป็นกลุ่มใหญ่ๆอยู่ประมาณ 3-4 กลุ่มคือ

👉Account Receivable (AR)

เป็นตำแหน่งงานบัญชีที่เกี่ยวกับเรื่อง รายรับต่างๆ ซึ่งเป็นตำแหน่งที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับธุรกรรมเกี่ยวกับค้างรับต่างๆ ซึ่งในส่วนนี้ จะต้องมีการบันทึกเรื่องของจำนวนเงิน วันครบกำหนดชำระว่าจะได้เงินเมื่อไหร่จากใครจำนวนเท่าไหร่ และข้อมูลลูกค้าต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมในฝั่งที่เป็นรายรับ งานส่วนนี้ เป็นงานที่สำคัญมาก เพราะจะส่งผลต่อสภาพทางการเงินของบริษัท ในการทำธุรกิจนั้น มีทั้งรายรับและรายจ่าย หากรายรับไม่คงที่ หรือได้รับรายรับไม่เต็มที่ หรือรายรับไม่ตรงเวลา ย่อมทำให้มีผลต่อสภาพคล่องทางด้านการเงิน ที่จะต้องนำไปใช้ในเรื่องของการจ่ายคู่ค้าในขั้นตอนต่อไป

ตำแหน่ง AR จึงเป็นตำแหน่งที่ควบคุมความเสี่ยงหรือลดความเสี่ยงที่จะไม่ได้รับเงิน เป็นตำแหน่งที่จะต้องคอยติดตามให้ลูกค้าชำระเงินให้ตรงเวลา เต็มจำนวน หากเกิดกรณีการชำระล่าช้า ผลเสียที่จะตามมา ก็คือ ความมั่นคงทางการเงิน และเมื่อมีปัญหาทางด้านความมั่นคงทางการเงิน ก็ไม่สามารที่จะจ่ายเงินได้ตรงเวลา และสิ่งที่จะตามมา ก็คือ ความน่าเชื่อถือในการทำธุรกิจกับลูกค้าอื่นๆ เพราะการชำระเงินล่าช้า หรือไม่ตรงเวลา หรือไม่เต็มจำนวน จะทำให้การซื้อสินค้าจากลูกค้าหรือ supplier นั้นยากขึ้น อาจจะไม่ได้รับอนุมัติให้มีการขายให้กับบริษัท เพราะการเงินไม่ดี หรืออาจจะมีการขายให้ในจำนวนที่จำกัด เพราะเขาควบคุมเครดิตลิมิตเหมือนกัน หรืออาจจะรุนแรงถึงขั้นให้ซื้อสินค้าโดยชำระเป็นเงินสดเท่านั้น ซึ่งจะเป็นผลทำให้การดำเนินกิจการของบริษัทยากขึ้นเรื่อย ๆ ในอนาคต เพราะซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบมาใช้ในการผลิตยากขึ้น ซื้อได้ไม่ครบจำนวน และไม่แน่นอนว่าจะซื้อได้หรือเปล่า จึงทำให้การวางแผนการผลิตหรือการวางแผนการขายเป็นไปได้ยาก เพราะการผลิตไม่แน่นอน

ดังนั้น จึงจะเห็นได้ว่าตำแหน่ง AR จึงเป็นตำแหน่งที่สำคัญ สิ่งที่จะต้องทำในขั้นตอน โดยคร่าวๆ ก็คือ

1.1 การสร้างใบแจ้งหนี้

งานเกี่ยวกับการสร้างใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะมีข้อมูลที่สำคัญ คือ รายการสินค้า ราคา วันครบกำหนดชำระ ข้อมูลลูกค้า ซึ่งขั้นตอนนี้เรียกว่า Invoice Generation

1.2 การบันทึกข้อมูล

งานเกี่ยวกับการบันทึกข้อมูลต่างๆลงในระบบหรือที่เรียกว่า Data entry

1.3 การตรวจสอบการรับเงิน

งานเกี่ยวกับการตรวจสอบการรับเงินเมื่อครบกำหนดชำระว่า ถูกต้อง ครบถ้วน เต็มจำนวน และตรงเวลา หลังจากนั้น จะต้องนำไปบันทึกลงในระบบ เพื่อให้เกิดการอัพเดทข้อมูล ซึ่งงานส่วนนี้เรียกว่า Payment Verification

1.4 การทำรายงาน

เมื่อทุกอย่างขั้นตอนเรียบร้อยแล้ว จะต้องทำรายงาน Report เพื่อแจกแจงให้ทราบว่า การชำระเงินนั้น เต็มเวลา ตรงเวลา เต็มจำนวน เป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของยอดค้างรับทั้งหมดตามกำหนดเวลาที่ต้องชำระ และมีลูกค้ากี่ราย เป็นจำนวนกี่บาทที่ชำระไม่ตรงเวลาหรือเรียกว่า  Over Due  ซึ่งส่วนใหญ่จะแบ่งเป็นชำระช้าเป็นเวลา ไม่เกิน 30 วัน ไม่เกิน 60 วัน ไม่เกิน 90 วัน ไม่เกิน 120 วัน และเกิน 120 วัน ซึ่งส่วนนี้เป็นรายงานที่สำคัญมากที่ AR จะต้องทำ ที่เรียกว่า Aging Analysis เป็นรายงานการเก็บเงินที่ไม่สำเร็จ และเริ่มจะส่งสัญญาณถึงความเสี่ยงที่จะมีปัญหาเกี่ยวกับการเก็บเงินไม่ได้เมื่อระยะเวลาของ Aging Report นั้นมากขึ้นเรื่อย ๆ จะเริ่มเข้าสู่สิ่งที่เรียกว่า หนี้สงสัยจะสูญ และอาจจะกลายเป็นหนี้สูญในที่สุด ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะส่งผลกระทบโดยตรงทันทีกับสถานภาพทางการเงินหรือ Cash Flow ของบริษัท

1.5 การเก็บเอกสาร

เก็บเอกสารต่างๆที่เกี่ยวกับการรับเงินทั้งหมดให้เป็นระบบ เพื่อเตรียมพร้อมให้สรรพากรตรวจสอบ หรือต้องการดูข้อมูลย้อนหลัง ต้องสามารถมีเอกสารให้ดูได้ทันที และรวมไปถึงการทำรายงานสรุปทั้งหมด เกี่ยวกับระบบการเก็บเอกสาร เพื่อให้ตรวจสอบค้นหาสืบค้น และนำมาอ้างอิงได้ง่ายที่สุดและเร็วที่สุดอย่างถูกต้อง

👉Account Payable (AP)

จะทำหน้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินให้กับ Supplier หรือคู่ค้าให้ตรงเวลา เพื่อลดความเสี่ยงในการเสียค่าปรับจากการจ่ายเงินล่าช้า และเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรในการดำเนินการซื้อสินค้าจากคู่ค้าอื่นๆ เพื่อมาใช้ในการดำเนินธุรกิจ เพราะหากการจ่ายเงินล่าช้า หรือไม่เต็มจำนวน จะทำให้การส่งสินค้าจาก Supplier หรือคู่ค้าในอนาคต เริ่มสะดุดและมีปัญหา ส่งผลให้ธุรกิจเริ่มมีปัญหาในการวางแผนการผลิตและการขายด้วยเช่นกัน 

AP จึงมีหน้าที่ ที่ต้องแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับ สภาพภาระหนี้สินที่จะต้องชำระให้กับผู้บริหารทราบ เพื่อให้ผู้บริหารนำไปประกอบกับข้อมูลที่มาจาก AR ที่ต้องใช้ในการรับเงินจากลูกค้า จะทำให้สามารถมองเห็นสภาพของกระแสเงินสด Cash Flow ได้ว่า จะเป็นบวก หรือเป็นลบ จากการรับเงินเข้ามาและการจ่ายเงินออกไป

สิ่งที่ AP จะต้องทำ คือ

2.1 การรับใบแจ้งหนี้

การรับใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบความถูกต้อง เช่น ตรวจสอบว่ารายการสินค้า จำนวนเงิน วันครบกำหนดที่จะต้องชำระเป็นอย่างไรซึ่งเรียกว่า Invoice Receipt

2.2 ส่งเรื่องขออนุมัติ

เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของรายการที่จะต้องจ่ายแล้ว ส่งเรื่องเพื่อขออนุมัติจ่าย โดยการเตรียมเอกสารให้พร้อม เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาว่า จะชำระทั้งหมดทุกเจ้า เต็มจำนวนในเวลาเดียวกันในกรณีที่มีกระแสเงินสดเพียงพอและมีความพร้อมที่จะจ่าย หรือผู้บริหารจะต้องเลือกชำระบางรายการ บางจำนวน เนื่องจากมีปัญหาสภาพคล่อง รายรับไม่สัมพันธ์กับรายจ่าย ซึ่งตรงนี้ เป็นเรื่องที่สำคัญมากที่จะต้องทำข้อมูลให้ชัดเจน ทั้งภาระที่จะต้องจ่ายในปัจจุบัน และภาระที่ต้องจ่ายในอีก 90 วันข้างหน้า เพื่อให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นได้ว่า อนาคตจะเป็นอย่างไร เกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของบริษัทในการที่จะจ่ายเงินให้กับ Supplier หรือคู่ค้ากรณีที่มีปัญหาสะดุดเรื่องของกระแสเงินสด

2.3 บันทึกข้อมูล

บันทึกข้อมูลต่างๆลงในระบบตามเอกสารอ้างอิงเพื่อความถูกต้อง และทำรายงาน AP Report ซึ่งก็คล้ายๆกับรายงานของ AR Report เพียงแต่เป็นในมุมตรงกันข้ามกัน AP Report คือรายงานเกี่ยวกับภาระที่จะต้องชำระใน 30 วัน 60 วัน 90 วัน 120 วัน

2.4 ตรวจสอบความถูกต้อง

ตรวจสอบความถูกต้องรายการที่ทำจ่ายให้สอดคล้องกับแผนที่วางไว้ เนื่องจาก หากมีการชำระผิดจำนวน ชำระไม่ตรงกับรายการสินค้า จะทำให้เกิดปัญหาวุ่นวายทางด้านระบบบัญชี ทำให้ปิดบัญชีไม่ลงหรือเกิดความผิดพลาดในเรื่องของการวางแผนจ่ายเงิน ซึ่งการจ่ายเงินเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะ หากวางแผนการชำระเงินผิดพลาดจะส่งผลกับแผนงานทั้งระบบทันที

2.5 เก็บรักษาเอกสาร

เก็บรักษาเอกสารต่างๆให้ถูกต้องสำหรับสรรพากรมาตรวจสอบย้อนหลัง หรือสำหรับฝ่ายตรวจสอบภายใน หรือแม้อาจจำเป็นต้องใช้เป็นอ้างอิง ในกรณีต่างๆที่มีการถกเถียงกับทาง Supplier หรือคู่ค้าว่า มีการชำระเงินตรง และเต็มจำนวน หรือไม่อย่างไร ในกรณีที่เกิดการฟ้องกัน ก็ต้องมีเอกสารอ้างอิงในการนำไปต่อสู้กันในชั้นศาลเกี่ยวกับความถูกต้องในหลักฐานการชำระเงิน

👉General Ledger (GL)

ธุรกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นในบริษัทในแต่ละวันนั้นจะต้องถูกบันทึกไว้อย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของวันที่ทำธุรกรรม หรือรายละเอียดเกี่ยวข้องกับธุรกรรมต่างๆ จำนวนเงิน หรือไม่ว่าจะเป็นบัญชีอะไรก็ตามที่เกี่ยวข้อง เป็นหน้าที่ของ GL ที่จะต้องบันทึกทุกอย่างให้ถูกต้อง เพื่อจะให้ทราบถึงรายละเอียดค่าใช้จ่ายทั้งหมด รายละเอียดเกี่ยวกับรายรับทั้งหมด สถานภาพทางการเงิน และกำไรขาดทุนจากบันทึกการรับจ่ายทั้งหมด นั่นหมายถึง การบันทึกธุรกรรมต่างๆรายวันในของทุกๆบัญชีที่เกี่ยวข้องสิ่งสำคัญของงาน GL คือ ต้องมีความแม่นยำและตรวจสอบปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้องอยู่ตลอดเวลา เพื่อนำไปสู่การรายงานผลทางด้านการเงินที่แม่นยำถูกต้องทันเวลา ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นข้อมูลที่สำคัญมากสำหรับผู้บริหาร ในการตัดสินใจในภาพรวมของบริษัทว่าจะดำเนินการอย่างไร ในการบริหารจัดการสภาพทางการเงินของบริษัทให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

👉Certified Public Account (CPA)

ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต หมายถึง ผู้ที่มีสิทธิ์ในการตรวจสอบรับรองบัญชีของบริษัทห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลทุกขนาด ซึ่งไม่รวมอยู่ในบริษัทตลาดหลักทรัพย์ ผู้ที่สามารถเป็น ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ได้นั้น จะต้องได้รับการฝึกอบรมสะสมชั่วโมงการพัฒนาตนเองตามมาตรฐานที่กำหนดไว้จึงจะได้รับสิทธิ์ในการตรวจสอบรับรองบัญชีของบริษัทต่างๆได้ นอกเหนือจากนี้แล้ว ก็ยังมีตำแหน่งที่เรียกว่า TA Tax Auditor ซึ่งจะเป็นผู้ที่มีสิทธิ์ในการตรวจสอบรับรองเฉพาะห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขนาดเล็กจากสรรพากร ซึ่งเป็นบริษัทที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท ทรัพย์สินรวมกัน ไม่เกิน 30 ล้านบาท หรือรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท

กล่าวโดยสรุป ก็คือ คนที่เรียนจบบัญชีมา จะมีตำแหน่งหลักๆอยู่ประมาณ 3-4 ตำแหน่งใหญ่ๆ ก็คือ AR, AP, GL, Account Manager ซึ่งหากมีความสามารถผ่านงานทั้ง 3 ส่วนนี้มาเรียบร้อยแล้ว ก็จะมีโอกาสได้ขึ้นเป็น ผู้จัดการฝ่ายบัญชี ซึ่งจะเป็นผู้ที่สามารถปิดบัญชีบริษัทได้เนื่องจากมีความรู้ในทุกส่วนงาน แต่ไม่สามารถเซ็นรับรองบัญชีของบริษัทได้ เนื่องจากจะต้องไปอบรมสัมมนาสะสมชั่วโมงในการพัฒนาตนเองตามหลักการที่กำหนดไว้ให้ครบจึงจะสามารถเป็น CPA ได้