จากงานเอกสารสู่การเป็นฮีโร่ วิธีที่ HR จะกลายเป็นศูนย์กลางการเติบโตของบริษัท

ปกติแล้ว มักจะมีคำกล่าวเชิงทีเล่นทีจริงๆ ว่า งานของฝ่ายบุคคล หรือ งานของ HR มีหน้าที่ เอาคนเข้า เอาคนออก ตรวจบัตรตอก ออกใบเตือน ซึ่งนั่นเป็นคำชมในอดีต แต่ในยุคปัจจุบัน เป็นที่ยอมรับแล้วว่า HR คือ หน่วยงานที่มีความสำคัญ และมีผลกระทบโดยตรง ต่อความเจริญก้าวหน้า และความสำเร็จของบริษัท หรือเป็นหน่วยงานที่สามารถทำให้บริษัทล้มเหลวได้อย่างชัดเจนในระยะยาว จากการทำงานของ HR

นอกเหนือจากเรื่องของการบริหารจัดการบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ ให้เกิด Staff turn over ที่น้อยที่สุด เพื่อคงไว้ซึ่งความเสถียรภาพในการดำเนินธุรกิจ รวมไปถึง การพัฒนาบุคลากรต่างๆ ให้มีความสามารถมากขึ้น ให้สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น มีคุณภาพมากขึ้น และดูแลทุกข์สุขของพนักงานตามหน้าที่หลักของ HR แล้วนั้น ยังมีอรกสิ่งหนึ่งที่ HR จะสามารถทำได้ นอกเหนือจากงานเอกสาร มุ่งสู่ความเป็นฮีโร่ ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ง่าย แต่สามารถทำได้ภายใต้เงื่อนไขที่ว่า HR นั้น จะต้องเป็นผู้ที่มุ่งมั่นในการเรียนรู้ และการทำสิ่งใหม่ๆ กล้าที่จะทำสิ่งใหม่ๆ เพื่อจะนำไปสู่การเป็นฮีโร่ ที่นอกเหนือจากการดูแลบุคลากรแล้ว ยังสามารถเป็นส่วนหนึ่งของการวางกลยุทธ์ให้กับบริษัทได้

เรามาดูกันว่า HR จะเป็นศูนย์กลางได้อย่างไร ภายใต้ฟังก์ชันอะไรบ้างที่เราจะทำได้

1 เริ่มต้นจาก การเพิ่มประสิทธิภาพ ในการ Recruit พนักงาน กระดุมเม็ดแรกที่สำคัญที่สุดของการดำเนินกิจการของบริษัท ก็คือ การได้บุคลากรที่มีความสามารถอย่างแท้จริง ซึ่งสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ ต้องเกิดจากระบบการ Recruit ที่มีความเป็นธรรมและมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง มีเงื่อนไขในการคัดกรอง และเลือกจ้างงานอย่างชัดเจน โปร่งใส อธิบายได้ ไม่ใช่เป็นการฝากงานจากญาติสนิท หรือเพื่อน หรือคนรู้จัก แล้วข้ามขั้นตอนการคัดกรองอย่างเป็นมืออาชีพที่ถูกต้องให้ได้พนักงานที่มีคุณภาพอย่างแท้จริง เพราะหากสิ่งแรกที่ทำนี้ คือ การ Recruit นั้น เริ่มต้นจาก สิ่งที่ไม่ถูกต้องแล้ว เราก็จะได้พนักงานที่ไม่มีความสามารถอย่างแท้จริง ไม่เหมาะสมกับงาน นอกจาก จะไม่ได้ประสิทธิภาพการทำงานของเขาแล้ว ยังเป็นภาระให้กับบริษัทในการที่จะต้องแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เขาจะสร้างขึ้นมา จากความไร้ประสิทธิภาพ หรือความไม่มีความสามารถในการทำงานของเขา เพราะ วิธีการที่เขาเข้ามาเป็นวิธีการที่ไม่ถูกต้อง ไม่ได้ถูกคัดกรองอย่างการเป็นมืออาชีพอย่างแท้จริง

2 การวางแผนงานในเรื่องของการพัฒนาบุคลากร ภายใต้แผนของการจัดทำผู้สืบทอดตำแหน่ง หรือที่เรียกว่า Successor plan ล่วงหน้า 3 ปี 5 ปี แม้ในปัจจุบัน จะมีการมองว่าทุกสิ่งทุกอย่างเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เดือนต่อเดือน หรือสัปดาห์ต่อสัปดาห์ แต่ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้น จะเกิดขึ้นเป็น รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ทุกอย่างก็จะเป็นพื้นฐาน การนำไปสู่การเปลี่ยนแปลง รายปี ราย 3 ปี ราย 5 ปี ในที่สุด ดังนั้น การกำหนดแผนผู้สืบทอดตำแหน่งในทุกตำแหน่ง จึงเป็นแผนหลักของบริษัทที่จะต้องวางให้ถูกต้องตั้งแต่วินาทีแรกที่ได้รับพนักงานเข้ามา เพราะนั่นจะหมายถึงการนำไปสู่การวางแผนในการพัฒนาทั้งในด้านHard skill และ Soft Skill

3  การจะวางแผนงานเรื่องของผู้สืบทอดตำแหน่ง หรือ Successor plan ได้ดีนั้น ต้องมีการวิเคราะห์โครงสร้างของบริษัทก่อนว่า ณ ปัจจุบันนี้ บริษัทมีโครงสร้างขององค์กรอย่างไรและในแต่ละจุดขององค์กร มีพนักงานที่มีคุณสมบัติ ทั้งในแง่ของการศึกษา ประสบการณ์การทำงาน อายุงาน และความเป็นไปได้ ที่เขาจะขึ้นตำแหน่งใดต่อไปในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นแนวดิ่งหรือแนวราบ ซึ่งทั้งหมดนี้ จะต้องเก็บข้อมูลบริษัท และทำการวิเคราะห์อย่างชัดเจน เพื่อจะทำให้เห็นว่าการเคลื่อนที่ของพนักงาน หลังจากที่อายุของพนักงานมากขึ้นทั้งในแง่ของ อายุตัว และอายุงาน จะไปในทิศทางใด แล้วการเติมเต็มของพนักงานคนใหม่ ที่จะเข้ามาแทนพนักงานคนเก่าที่ได้รับการโปรโมท หรือการจัดสรรให้ไปทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้น หรือในแผนกอื่นนั้น จะสืบทอดตำแหน่งกันอย่างไรทำให้สามารถวางแผนในการ Recruit ได้อย่างถูกต้องว่า เราต้องการพนักงานอย่างไร และท้ายที่สุด จะนำไปสู่การวิเคราะห์โครงสร้างของบริษัททั้งหมด ให้เห็นภาพรวมของ อายุ เพศ วัยประสบการณ์การทำงานที่จะเกิดขึ้นใน 3 – 5 ปีข้างหน้าว่า จะเคลื่อนย้ายทั้งองค์กรไปในทิศทางใด

4 ความสามารถในการเข้าใจระบบงานทั้งระบบของบริษัท ในทุกแผนก ทุกขั้นตอนอย่างชัดเจน เป็นสิ่งที่ HR จะหลีกเลี่ยงไม่ได้เพราะสิ่งนี้ คือ พื้นฐานของการนำไปสู่การวางแผนพัฒนาบุคลากรไม่ว่าจะเป็น การเลือกโปรแกรมที่จะต้องนำมาใช้ในการพัฒนาพนักงานแต่ละคนสำหรับการทำงานในหน้าที่หลัก และรวมไปถึงการวางแผนการพัฒนาบุคลากรในสิ่งที่ไม่ใช่หน้าที่หลัก แต่เป็นสิ่งที่จำเป็น เพื่อจะให้เขาพร้อมที่จะพัฒนาตนเองไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นเช่น ความรู้ในเรื่องของการบริหารคน ความรู้ในการเป็นผู้นำ ความรู้ในการวิเคราะห์ข้อมูล หรือใดๆ ก็ตาม ที่จะส่งผลให้เขาสามารถไปทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้นถัดไปได้อย่างมีความมั่นคง เพราะเขาได้รับการวางตัวไปแล้วว่า จะต้องสืบทอดตำแหน่งใดในอนาคตดังนั้น จึงต้องเตรียมการให้เขามีความรู้พร้อม ก่อนที่จะขึ้นไปสู่ตำแหน่งนั้น เพื่อให้การเข้าไปสู่ตำแหน่งนั้นเป็นการเปลี่ยนถ่ายงานเปลี่ยนถ่ายผลงาน อย่างมีแบบแผน และมีการกำหนดทิศทางไว้อย่างชัดเจน ถูกต้อง ทำให้การขึ้นไปดำรงตำแหน่งใหม่ มีโอกาสล้มเหลวน้อยลง เพราะทุกอย่าง ได้ถูกเตรียมพร้อม ไว้เรียบร้อยแล้วล่วงหน้า

5 HR ต้องมีความรู้พื้นฐานในทุกด้าน ใช้คำว่า พื้นฐาน เช่นความรู้พื้นฐานด้านการตลาด ความรู้พื้นฐานด้านการเงิน ความรู้พื้นฐานด้านบัญชี ความรู้พื้นฐานด้านการผลิต ความรู้พื้นฐานด้านวิศวกรรมที่เกี่ยวกับสินค้าที่บริษัทผลิตหรือจำหน่ายอยู่ HR จำเป็นต้องมีความรู้พื้นฐานเหล่านี้ มิเช่นนั้น จะไม่สามารถมองเห็นภาพรวมทั้งหมดขององค์กรได้ แต่ไม่ได้หมายความว่า HR จะต้องเป็นความรู้ลึกซึ้งในแผนกต่างๆ ถึงขั้นที่ต้องลงมือทำเองได้ ซึ่งมันไม่ใช่หน้าที่หลักของ HR ที่จะต้องไปทำงานในหน้างานหลักแบบนั้น แต่จำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจว่า การตลาดคิดอย่างไร การผลิตคิดอย่างไร การเงินคิดอย่างไร การบัญชีคิดอย่างไร เพื่อให้ HR สามารถมีองค์ความรู้ในภาพรวม ที่จะออกแบบ หรือปรับปรุงระบบการทำงานของทั้งระบบได้อย่างถูกต้อง ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเบื้องหลังให้กับองค์กร

6  HR ต้องมีความรู้ในมาตรฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของบริษัททั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นมาตรฐานทางด้านกฎหมายมาตรฐานทางด้านสิ่งแวดล้อม มาตรฐานทางด้านการผลิตต่างๆ เพื่อจะได้พิจารณาว่า มาตรฐานใดบ้างที่จะต้องรีบดำเนินการให้เสร็จสิ้นเร็วที่สุด และมาตรฐานใดบ้าง ที่จะต้องดำเนินการในที่สุด แต่อาจยังจะมีเวลารอได้ หมายถึง การจัดลำดับความสำคัญของมาตรฐานต่างๆ ที่จะต้องทำให้เกิดขึ้นใน 1 ปี 3 ปี 5 ปี เพราะสุดท้าย ทุกมาตรฐานควรจะเป็นสิ่งที่บริษัทเดินไปสู่ และ นั่นจะทำให้บริษัทมีภาพลักษณ์ที่ดี และมีความเข้มแข็ง และมีประสิทธิภาพในการทำงาน เพราะ ถูกมาตรฐานต่างๆ กำหนดทิศทาง และสามารถเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันได้ ถือว่า เป็นจุดแข็งของบริษัทและเป็นการพัฒนาองค์กร และพนักงานภายไปในตัว ผ่านกระบวนการที่นำมาตรฐานต่างๆ เข้ามาปฏิบัติใช้จริง

7 HR ควรจะต้องติดตามข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่งบ้างว่า คู่แข่งมีแนวทางอย่างไรในการพัฒนาบุคลากร มีแนวทางอย่างไรในการวางกลยุทธ์ของบริษัท เพื่อจะได้นำมาปรับเปลี่ยนให้เราสามารถแข่งขันได้ หรือสามารถรองรับการแข่งขันที่คู่แข่งกำลังจะพัฒนาตนเอง และอาจจะเป็นภัยคุกคามกับบริษัทเราได้ หรือรวมไปถึงการสำรวจถึงอัตราการจ้าง หรือการดึงคนจากธุรกิจคล้ายกัน หรือ จากคู่แข่งดดยตรง เพื่อจะเข้าไปเสริมศักยภาพของคู่แข่ง และนั่นคือ สิ่งสำคัญที่ HR จะต้องป้องกัน ไม่ให้บุคลากรที่เราพัฒนาอย่างดีภายใต้แผนของการสืบทอดตำแหน่งที่กำหนดไว้อย่างถูกต้องและดีแล้ว แต่ในที่สุดพนักงานเหล่านั้นที่ถูกฝึกอย่างดีด้วยต้นทุนของเรากลับไปทำงานให้กับบริษัทอื่น เพราะได้ผลตอบแทนมากกว่า 20% ทำให้เราสูญเสีย ทั้งเวลา และโอกาส และที่สำคัญ คือ พนักงานที่เราฝึกไป จะกลับมาเป็นคู่แข่งของเราเอง ทำให้เรารับมือยากขึ้น และส่งผลกับการแข่งขันในระยะยาวได้เช่นกัน

กล่าวโดยสรุป HR จะสามารถเปลี่ยนแปลงตนเองได้จากงานเอกสารสู่การเป็นฮีโร่ แต่จะต้องมีความพยายามและความทุ่มเทอย่างมาก เพื่อจะเรียนรู้ทุกอย่าง

เพราะ ทุกองค์ประกอบที่อยู่ในบริษัทนั้น คือ ส่วนสำคัญที่จะทำให้บริษัทขับเคลื่อนไปอย่างดี  HR ที่เข้มแข็งจริงๆ อาจจะเป็น

1 HR ที่มีความรู้เพียงพอที่เป็นมือขวาของผู้บริหารสูงสุดได้

2 สามารถให้คำชี้แนะหรือแนวทางในการวางกลยุทธ์ร่วมกับผู้บริหารสูงสุดได้เนื่องจากมีข้อมูลมีความเข้าใจในทุกมิติขององค์กรจึงทำให้ HR สามารถเป็นที่ปรึกษาได้ดีและจะเป็นฮีโร่ที่อยู่เบื้องหลังขององค์กรอย่างภาคภูมิใจ

บทความที่น่าสนใจเพิ่มเติม

https://hbr.org/2015/07/people-before-strategy-a-new-role-for-the-chro