HR จะนำ AI มาช่วยพนักงานทำงานได้อย่างไร

AI นั้นสามารถนำมาช่วยพนักงานทำงานได้ ไม่เฉพาะแผนก HR เท่านั้น ไม่ว่าจะเป็น แผนกการขาย แผนกบัญชีแผนก การเงินแผนกการผลิต แผนกการตลาด หรือจะเป็นแผนกใดก็ตาม ก็สามารถนำ AI มาช่วยในการทำงานได้เสมอ เพราะ หลักการทำงานจะคล้ายๆกัน หรือพูดง่ายๆ คือ AI เข้ามาทำงานที่ซ้ำซากหรือ งานที่ต้องทำเป็นประจำในลักษณะที่ใช้แรงในการทำ มากกว่า การใช้ความรู้ในการวิเคราะห์ข้อมูล จึงเป็นสิ่งที่ AI จะทำได้ทันทีส่วนในขั้นก้าวหน้านั้น AI ก็จะสามารถมาช่วยงานในส่วนของการวิเคราะห์ข้อมูลและวางแผนให้ได้ด้วย เรามาดูกันว่า AI จะช่วยอะไรในงาน HR ได้บ้าง

1 AI ที่ฉลาดในอนาคต สามารถจะลดงาน HR ได้

เช่น ในอดีต HR จะต้องเอาบัตรตอก หรือเอาข้อมูลบางอย่างมาคีย์เข้าสู่ระบบ เพื่อจะบันทึกการเข้าออก การมาทำงานของพนักงาน ซึ่งในปัจจุบันนั้น ระบบบัตรตอก อาจจะน้อยลงไปแล้ว เพราะจะเป็นระบบการสแกนข้อมูลโดยนิ้ว หรือใบหน้างานมาใช้งานแทนในส่วนนี้ จึงลดขั้นตอนของการต้องคีย์ข้อมูลเข้าไปในระบบ ซึ่ง AI ในยุคปัจจุบัน จะสามารถช่วยในเรื่องของการสรุป Report ได้เ พราะในอดีตนั้น พนักงานจะต้องมาดูรายละเอียดทั้งหมด แล้วสรุปออกมาเป็น Report การขาดลามาขายของพนักงาน ซึ่งจะใช้เวลาในการทำงานมากและเกิดความผิดพลาดของข้อมูลได้อยู่เสมอ ดังนั้น AI จะทำหน้าที่สรุป Report ให้กับพนักงาน ให้เกิดความแม่นยำ และลดขั้นตอนการทำงาน และได้ผลแบบเรียลไทม์เสมอ และสามารถนำไปใช้ในการวางแผนปรับปรุงพัฒนาการเข้าทำงานของพนักงาน การขาดลามาสายได้ อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทันสถานการณ์ตลอดเวลา

2  AI สามารถเข้ามาช่วยงานในส่วนของ การจัดตารางเวลาในการประชุม

เนื่องจากในอดีตนั้น HR มีหน้าที่ ที่จะต้องดูแลเรื่องของการจัดการประชุมต่างๆ ของแผนกต่างๆ ในองค์กร ในทุกแผนกไม่ว่าจะเป็น การประชุมระดับแผนก หรือ การประชุมภายในแผนกหรือ ประชุมกลุ่มย่อยสำหรับ Project งานเฉพาะกิจสำหรับการพัฒนาต่างๆ ซึ่งทั้งหมดนี้ เกี่ยวข้องกับเรื่องของการนัดหมาย การจัดการห้องประชุม การประสานงานเกี่ยวกับความพร้อมของผู้เข้าร่วมประชุมทุกฝ่าย ทุกแผนก เพื่อให้ได้เวลาที่ตรงกันมากที่สุด เพราะ แต่ละแผนกย่อมมีตารางงานเวลาของตัวเอง จึงทำให้ในอดีตการจะประสานงานให้ทุกฝ่าย เพื่อให้สะดวกพร้อมกัน มีตารางเวลาที่ตรงกัน จึงเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาในการประสานงานเยอะมาก แต่ในปัจจุบันนี้ AI สามารถจะทำหน้าที่นี้ได้อย่างดีมีประสิทธิภาพ และจบงานได้รวดเร็วที่สุดในทุกเรื่อง ไม่ว่าจะเป็น เรื่องของการนัดการเตรียมสถานที่ ไปจนถึงการเตรียมเอกสารในการประชุม

3  AI สามารถช่วยสรุปรายงานการประชุมได้

ในอดีตนั้น ทุกครั้งที่มีการประชุม ย่อมต้องมีผู้ที่ทำหน้าที่จดบันทึกการประชุม ซึ่งมักจะมีปัญหาในเรื่องของ ประเด็นสำคัญต่างๆ อาจจะจดได้ไม่ครอบคลุม หรืออาจจะไม่เข้าใจในสิ่งที่กำลังประชุมกันอยู่ ทำให้ผู้บันทึกการประชุม ไม่สามารถบันทึกการประชุมทุกอย่างได้อย่างถูกต้องแม่นยำ และครบถ้วนในรายละเอียดย่อยทั้งหลาย ทำให้ประเด็นสำคัญต่างๆ อาจจะหลุดหายไป หรือ ทำให้สรุปประเด็นผิดพลาดไป ซึ่งการแก้ไขในยุคโบราณ ก็จะใช้วิธีการบันทึกเสียง โดยบันทึกลงในเทปคาสเซ็ทหรือในโทรศัพท์มือถือแล้วไปฟังซ้ำ เพื่อจะถอดข้อความอีกครั้งหนึ่ง แต่ยุคปัจจุบันนี้ HR สามารถที่จะใช้ AI ในการถอดคำพูดทั้งหมดที่เกิดขึ้นในห้องประชุม แล้วให้ AI สรุปเป็นหัวข้อต่างๆ ได้อย่างใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุดในระยะเวลาอันสั้น และตรงประเด็นที่เกิดขึ้นในห้องประชุม ทำให้งานในส่วนนี้ สามารถที่จะสำเร็จได้รวดเร็ว มีความใกล้เคียงกับความเป็นจริงในห้องประชุมมากที่สุด และลดภาระงานของ HR หรือคนที่จะต้องทำหน้าที่บันทึกการประชุมได้ในอนาคต

4 ช่วยในเรื่องของการแปลภาษา

ในอดีตนั้น อุปสรรคอย่างหนึ่ง ก็คือ การแปลภาษาไทยไปเป็นภาษาอังกฤษ ในกรณีที่ต้องมีการสื่อสาร หรือการแปลคู่มือภาษาอังกฤษ เพื่อมาเป็นคู่มือภาษาไทยให้พนักงานใช้ทำงานในงานด้านวิศวกรรม ซึ่งในอดีตจะเกิดปัญหาขึ้นมากมาย เพราะ คนที่มีภาษาอังกฤษดี แต่ก็ไม่ได้หมายความว่า จะสามารถแปลคู่มือภาษาอังกฤษ มาเป็นภาษาไทยในลักษณะที่ทำให้ช่างไปใช้งานได้จริง เพราะ มันเป็นการแปลภาษาอย่างตรงไปตรงมา จึงทำให้การแปลคู่มือในอดีต จำเป็นต้องใช้ผู้ที่มีความรู้ทางด้านวิศวกรรม มีความรู้ทางด้านช่าง เพื่อจะมาแปลคู่มือภาษาอังกฤษที่เกี่ยวกับงานช่างให้มาเป็นภาษาไทย และทำให้ช่างเข้าใจได้ง่าย แทนการแปลเฉพาะตัวอักษรอย่างเดียว ซึ่งในปัจจุบันนี้ AI สามารถช่วยทำหน้าที่ส่วนนี้ได้ เพราะ AI มีความฉลาดและสามารถแปลภาษาอังกฤษมาเป็นภาษาไทย ในมิติที่ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจได้ไปในทางเดียวกัน

5 ช่วยในการวางแผนในการ Upskill/Reskill

เฉพาะตัวบุคคลได้ง่ายขึ้น ในอดีตนั้น การวางแผนเรื่องนี้เป็นสิ่งที่ยากมาก เพราะ ผู้ที่จะทำหน้าที่วางแผนในการ Upskill/Reskill จะต้องเป็นผู้ที่มีประสบการณ์สูง และ มีความเข้าใจในเนื้องานของแต่ละตำแหน่งของแต่ละบุคคลอย่างลึกซึ้งระดับหนึ่ง จึงจะสามารถออกแบบโปรแกรมในการ Upskill/Reskill ให้กับพนักงานคนนั้นได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ เหมาะสมและเป็นในทิศทางที่ควรจะเป็นตามแผนรวมของบริษัท แต่ในปัจจุบันนี้ เราสามารถใช้ AI มาทำหน้าที่ส่วนนี้ได้ โดยการกำหนดเงื่อนไขในตำแหน่งต่างๆ ว่าตำแหน่งนั้น มีความต้องการที่จะ Upskill/Reskill ในเรื่องใดบ้าง แล้วให้ AI นำข้อมูลของพนักงานแต่ละคนที่บันทึกเงื่อนไขต่างๆ ลงไปเรียบร้อยแล้ว ไปจับคู่กับเงื่อนไขที่จะต้องใช้ในการกำหนดหัวข้อที่จะ Upskill/Reskill หรือ ทิศทางในการ Upskill/Reskill ทำให้เกิดข้อเสนอที่เหมาะสมและตรงกับแต่ละบุคคลอย่างใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุด ซึ่งตรงนี้ AI จะทำงานได้ดีกว่าคน เพราะเป็นงานที่ต้องใช้ความละเอียดในทุกมิติ ใช้ข้อมูลต่างๆ มาจับคู่กันเพื่อให้เกิด Solution หรือ คำแนะนำหรือ แนวทางการดำเนินการที่ใกล้เคียงกับความจำเป็นหรือความเหมาะสมมากที่สุด

6 ช่วยในการจำลองสถานการณ์การฝึกงานให้กับพนักงานที่เข้าใหม่

หรือ พนักงานที่จะต้องมีการ Upskill/Reskill ในขั้นตอนต่อไป เพื่อพัฒนาศักยภาพในการทำงาน นั่นหมายความว่า หากมีพนักงานเข้ามาทำงานใหม่ เราสามารถใช้ AI ในการจำลองสถานการณ์ต่างๆ ขึ้นมา และ ให้พนักงานได้เรียนรู้จากสถานการณ์จำลอง เพื่อสร้างความเข้าใจในการทำงาน หรือ ฝึกฝนการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากสถานการณ์จำลองที่ AI ได้สร้างขึ้นมา หรือสามารถสร้างสถานการณ์จำลองขึ้นมา เพื่อให้ผู้ที่จะต้องมีการ Upskill/Reskill ได้มีโอกาสฝึกฝนสถานการณ์จำลองในอนาคตที่เขาจะต้องเจอจากการทำงานที่เขาจะต้องได้รับการโปรโมท หรือ การโยกย้ายสถานที่ทำงาน หรือตำแหน่งงานที่จะไปทำในตำแหน่งงานใหม่ ทำให้พนักงานมีโอกาสได้เรียนรู้ ทั้งสิ่งที่ถูก และ สิ่งที่ผิด เป็นประสบการณ์จริงที่เกิดขึ้นในระบบจำลอง จนพนักงานมีความเข้าใจ และ มีความชำนาญในงานที่จะต้องไปทำในอนาคต เพื่อลดโอกาสความเสียหายที่เกิดขึ้นจริงจากการทำงานผิดพลาด จากการเรียนรู้จาก สิ่งที่ AI จำลองสถานการณ์ขึ้นมา หากมีความผิดพลาด ก็เป็นเพียงสถานการณ์จำลองที่ไม่ได้เกิดความเสียหายอย่างแท้จริง ช่วยให้บริษัทลดเวลาในการแก้งานพนักงาน และ ลดโอกาสความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการทำงานจริงหลังจากที่ได้เริ่มปฏิบัติงานในหน้าที่ใหม่แล้ว

7 ลดปัญหาการ Burnout ของพนักงานในอดีตที่เกิดขึ้นจากการทำงานจำเจซ้ำซาก

ในลักษณะงานที่ไม่มีความท้าทายเกิดมีความน่าเบื่อ เช่น การนั่งคีย์ข้อมูล หรือ การนั่งทำรายงานที่ซ้ำๆทุกวันเหมือนเดิมทำให้พนักงานรู้สึกเบื่อหน่าย เพราะไม่ได้เรียนรู้สิ่งใหม่ๆ และทำแต่สิ่งซ้ำๆ เดิมๆ ทุกวัน จนทำให้เกิดความรู้สึกเหนื่อยล้าหรือเบื่อที่จะทำหน้าที่นี้ต่อไป AI จะเข้ามาทำหน้าที่ ที่น่าเบื่ออันนี้แทน แต่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และพนักงาน ก็จะมีเวลาไปพัฒนาตนเอง หรือไปทำงานในตำแหน่งที่ใช้ความรู้ ความสามารถ ใช้ความคิด ทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกท้าทาย และรู้สึกว่า ตัวเองมีคุณค่า มากกว่า การมาทำงานที่จำเจ ดังนั้น AI จะช่วยลดปัญหาการ Burnout และ ทำให้พนักงานลดการลาออกมากขึ้น จากการรู้สึกด้อยค่าในหน้าที่งานที่ตัวเองทำอยู่

8 AI ยังสามารถช่วยในการทำงานในลักษณะที่เป็นงานHybridge หรือ Remote

เพราะการทำงานในยุคปัจจุบันนั้นสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ ตลอดเวลา 24 ชั่วโมง ขึ้นอยู่กับระบบที่รองรับ และนโยบายของบริษัท ดังนั้น AI จะเป็นคนที่ช่วยตรวจสอบการทำงานของพนักงานได้ แม้จะอยู่ในลักษณะของการทำงาน Hybridge หรือ Remote เพราะ AI จะเป็นตัวกำหนดได้ว่า พนักงานทำงานจริงวันละกี่ชั่วโมงในรอบ 24 ชั่วโมง เพื่อ ควบคุมประสิทธิภาพ หรือจำนวนชั่วโมงการทำงานให้คงที่ หรือไม่สูญเสียเวลาการทำงาน ด้วยเหตุผลของการทำงานแบบ Hybridge หรือ Remote ดังนั้น AI จะเข้ามาเป็นตัวควบคุมการทำงานของพนักงานได้ ทำให้ความคล่องตัวในการทำงานมีมากขึ้น ทั้งในแง่ของเวลาและสถานที่ แต่ประสิทธิภาพไม่ได้ลดน้อยลงไป เพราะ AI คือ ตัวที่จะช่วยตรวจสอบ ควบคุมและสนับสนุนการทำงานของพนักงานให้ง่ายขึ้น

AI จะสามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้มากขึ้นในทุกมิติ

กล่าวโดยสรุปแล้ว AI จะสามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้มากขึ้นในทุกมิติ ขึ้นอยู่กับว่า จะนำ AI มาใช้ในส่วนใด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ

1 การมาทำงานแทนในส่วนงานที่เป็นงานลักษณะจำเจ น่าเบื่อ แล้ว AI เข้ามารับภาระแทน

2 งานที่ต้องใช้ความแม่นยำสูง ในการจดจำข้อมูล หรือบันทึกข้อมูล หรือเก็บรวบรวมข้อมูล ซึ่ง AI จะทำหน้าที่ได้ดีกว่า

3 งานเกี่ยวกับการสรุปรายงานการประชุม การจัดตารางการทำงาน การจัดตารางการประชุม หรือ การจัดตารางการฝึกอบรมซึ่ง AI จะมีข้อมูลที่มากกว่าและสามารถจับคู่ และวางแผนให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้ดีกว่า

4 งานทุกงานที่พนักงานเคยทำได้ ไม่ซับซ้อน AI จะสามารถเข้ามาทำงานแทนได้ทันที

5 งานที่ซับซ้อนยุ่งยาก ต้องใช้ความรู้หลายอย่างเป็นองค์ประกอบพร้อมกัน จะสามารถช่วยให้พนักงานทำงานตรงนี้ได้ง่ายขึ้น เพราะ AI คือ คนที่รวบรวมความรู้ จากส่วนต่างๆ เข้ามาอยู่ที่จุดศูนย์กลางเป็น Big Data ทำให้ผลลัพธ์ของงานที่ออกมา จะสะดวกขึ้น ง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น และ แม่นยำมากขึ้น

บทความที่น่าสนใจเพิ่มเติม
https://www.coworkingcafe.com/blog/hybrid-work-and-ai-rewriting-workspace-strategy/
https://orchidjobs.com/interest/ai-in-hr/