Sales Representative ต่างกับ Sales Executive อย่างไร
ก่อนอื่น เรามาทำความเข้าใจความหมายของคำว่า Representative แปลว่าตัวแทน ส่วน Executive แปลว่า บริหาร ดังนั้น โดยพื้นฐานของความหมายของตำแหน่งนั้น ย่อมมีความแตกต่างกันระดับหนึ่ง ในหน้าที่การทำงาน ที่เป็นทั้งทางตรงและทางอ้อม
หน้าที่ทางตรงของ Sales Representative กับ Sales Executive นั้น มีหน้าที่หลัก ในการขายสินค้า ไปพบปะลูกค้า ปิดการขาย ดูแลยอดขาย และวางกลยุทธ์ในการขาย ซึ่งเป็นภาพรวมใหญ่ของงานขายทั้งหมด ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งใดก็ตามเป้าหมาย คือ จะต้องทำสิ่งเหล่านี้ให้สำเร็จให้ได้ แต่เรามาลงรายละเอียดกันดูว่า ถ้าเป็น Sales Representative แล้วนั้นในรายละเอียดลึกๆ ไปจะเกี่ยวข้องกับงานส่วนใดเป็นหลัก
งานของ Sales Representative
1 เน้นเรื่องของการลงหน้างานเป็นหลัก
หมายถึง การลงไปพบปะลูกค้าที่หน้างาน ไม่ว่าจะเป็นที่ออฟฟิศหรือไซร์งานหรือสถานที่นัดหมายที่ใดก็ตามที่ลูกค้านัดหมายไว้ เพื่อให้ไปพูดคุยเรื่องเกี่ยวกับการขายหรือการนำเสนอสินค้า คนที่ทำงานในตำแหน่งนี้เปรียบเสมือนตัวแทนของบริษัทที่จะต้องเป็นด่านหน้าที่เข้าไปพบลูกค้า ในสถานที่นัดพบทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นที่ใดก็ตาม
2 มีหน้าที่ในการโทรหาลูกค้า
หรือที่เรียกว่า Cold Call หมายถึง การลิสรายชื่อลูกค้าทั้งหมดที่คาดว่าจะมีโอกาสเป็นผู้มุ่งหวังของบริษัท หรือที่เรียกว่า Prospect แล้วทำหน้าที่ในการโทรติดต่อ เพื่อแนะนำบริษัท หรือขอนัดพบ เพื่อเข้าไปนำเสนอสินค้า หรือบริการ หรือเข้าไปประชุมพูดคุยกับลูกค้า เพื่อสอบถามความต้องการของลูกค้า ซึ่งสิ่งนี้เป็นงานที่เปรียบเสมือนบันไดก้าวแรกของการทำงานในตำแหน่ง Sales Representative
3 เมื่อทำการติดต่อประสานงานในครั้งแรกแล้ว หน้าที่ต่อไปก็คือ การพยายามทำการนัดหมายลูกค้า
เพื่อเข้าไปพบปะลูกค้าให้ได้ในลักษณะของการประชุม หรือการพบปะกันซึ่งหน้า การพูดคุยทางโทรศัพท์ ซึ่งได้ดำเนินการในเบื้องต้นไปแล้ว ในช่วงของการทำ Cold Call หรือ ที่เรียกว่าเป็นการโทรแนะนำในเบื้องต้น เพื่อให้ลูกค้าเกิดความสนใจ และเมื่อลูกค้าสนใจแล้ว ลูกค้าก็จะเปิดโอกาสให้เข้าไปพบ เพื่อประชุมในรายละเอียด หรือพูดคุยกันซึ่งหน้าเพื่อเก็บรายละเอียด หรือความต้องการของลูกค้าให้ชัดเจนถูกต้องแม่นยำขึ้น
4 ทำการเตรียมการนำเสนอรายละเอียดสินค้าในลักษณะที่ตรงความต้องการของลูกค้า
หลังจากได้พบปะลูกค้าแล้วในขั้นตอนที่ 2 เพราะลูกค้าแต่ละคน ย่อมมีความต้องการที่แตกต่างกัน แม้จะใช้สินค้าเดียวกัน แต่การให้ความสำคัญ หรือการให้น้ำหนักต่อคุณสมบัติ หรือฟังก์ชันการทำงานของสินค้า หรือการให้ความสำคัญในแง่ของความคุ้มทุน หรือบริการ หรือความพึงพอใจในตัวสินค้า และบริการของบริษัทนั้น จะมีความแตกต่างกันไปเพราะลูกค้าแต่ละคนจะให้ความสำคัญที่แตกต่างกันไป เช่น บางคนให้ความสำคัญเรื่องของความคุ้มค่า ราคาถูก ในขณะที่ บางคนจะให้ความสำคัญเรื่องของบริการหลังการขาย ที่ต้องการความเชื่อถือแม่นยำแน่นอน ในขณะที่บางคน อาจจะให้ความสำคัญในเรื่องของคุณสมบัติโดยตรงของตัวสินค้าเป็นหลัก ว่าตรงกับความต้องการนำไปใช้งานในหน้างานหรือไม่ ซึ่งการนำเสนอรายละเอียดนี้ เสนอแตกต่างกันไปในลูกค้าแต่ละคน ไม่สามารถจะนำเสนอรายละเอียดของสินค้าอย่างเดียวในลักษณะเดียว แล้วใช้กับลูกค้าทุกคนได้ เพราะลูกค้าทุกคนจะต้องมีการนำเสนอรายละเอียดของสินค้าที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน ตรงตามความต้องการ หรือจุดสนใจของลูกค้าเป็นหลักเป็นรายๆ กรณีไป
5 วางแผนการติดตามงานลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ
เนื่องจากเวลาในการทำงานมีจำกัด ดังนั้น การจัดลำดับความสำคัญของลูกค้าที่จะต้องให้เวลาในการติดตาม หรือให้ลำดับความสำคัญในการติดตามนั้น จึงเป็นเรื่องสำคัญที่สุด หากลูกค้ายังไม่มีสัญญาณการซื้อ หรือยังไม่มีความต้องการการซื้อในระยะเวลาอันใกล้ อาจจะพักไว้ก่อน หรือจัดลำดับความสำคัญไว้ในภายหลัง ในขณะที่ลูกค้าที่ต้องการซื้อสินค้าด่วน เพื่อใช้ในกระบวนการผลิตหรือในการปรับปรุงการผลิต หรือเกิดอุบัติเหตุในสายการผลิต ต้องมีการซื้อสินค้าอย่างกะทันหัน จะต้องให้ความสำคัญเป็นระดับต้นๆ ในการเข้าไปนำเสนอขายสินค้า และติดตามการเสนอราคาสินค้าเพื่อให้ปิดการขายได้เร็วที่สุด และทันเวลากับความต้องการของลูกค้า
6 มีหน้าที่สร้างความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับลูกค้า
ตั้งแต่การแนะนำตัว ในขั้นตอนของการเตรียมการขาย หรือแม้แต่กระทั่งหลังจากการขายแล้ว ก็ยังต้องสร้างความสัมพันธ์อย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดการซื้อซ้ำ หรือการแนะนำต่อในอนาคตไปยังลูกค้าอื่นๆ ที่จะเพิ่มขึ้นในอนาคตได้ จากการแนะนำของลูกค้าที่มีความพึงพอใจในบริการของเรา จะทำให้เกิดการซื้อซ้ำและขยายฐานลูกค้าจากการแนะนำต่อกันได้ ซึ่งความสัมพันธ์นี้จะต้องสร้างอย่างต่อเนื่องตลอดเวลาไม่ว่าในช่วงเวลานั้น กำลังจะเป็นช่วงเวลาที่มีการขายอย่างเร่งด่วน หรือเป็นช่วงเวลาที่เตรียมการขาย หรือเป็นช่วงเวลาที่รอลูกค้าตัดสินใจ หรือเป็นช่วงเวลาที่นำเสนอสินค้าเพื่อให้ลูกค้าเก็บไว้พิจารณาในอนาคตอันยาวไกล ก็ต้องสร้างความสัมพันธ์อย่างต่อเนื่องเอาไว้
งานของ Sales Representative โดยส่วนใหญ่แล้วคนที่เริ่มจากการทำงานในลักษณะของ Sales Representative จนมีความชำนาญ ในเรื่องของการเป็นตัวแทนของบริษัท เพื่อไปพบปะลูกค้าที่หน้างานหรือเป็นการศึกษาความต้องการของลูกค้าในเบื้องต้นจากหน้างานที่แท้จริง จนมีความชำนาญและมีลูกค้าในมือมากมาย ก็มีโอกาสที่จะได้รับการโปรโมทให้ไปทำงานในส่วนของงานที่เรียกว่าเป็น Sales Executive
งานของ Sales Executive นั้น เกี่ยวข้องกับ
1 ทำการวิเคราะห์ตลาด
หลังจากที่มีประสบการณ์หน้างานมาอย่างเชี่ยวชาญแล้ว หน้าที่ของเซลล์ Sales Executive ก็คือการมองในภาพรวม หรือภาพใหญ่ขององค์กร หรือภาพใหญ่ของตลาดว่าจะมีทิศทางไปทางใด เพื่อสร้างโอกาสใหม่ๆ ในการขยายธุรกิจ หรือนำสินค้าใหม่ๆ เข้าสู่ตลาดบนฐานลูกค้าเดิม ซึ่งต้องการความชำนาญในการมองภาพรวมของตลาดอย่างถูกต้อง แต่ต้องมีพื้นฐานของความรู้จากหน้างาน เพื่อเห็นภาพที่แท้จริงของหน้างานเมื่อได้วางแผนในภาพใหญ่ขององค์กรไปแล้ว
2 วางแผนเพิ่มยอดขาย
Sales Executive คือ คนที่ต้องบริหารงานขาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของยอดขายของสินค้าแต่ละตัว ว่ามีสัดส่วนของยอดขายเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของทั้งระบบ เปรียบเทียบกับสัดส่วนของกำไรที่เกิดจากยอดขายของสินค้าแต่ละตัวว่า ยอดขายตัวใดที่มีสินค้าทำกำไรสูง และมียอดขายสูง นั่นแปลว่า เป็นสินค้าที่สร้างทั้งยอดขายและกำไรในขณะเดียวกัน หากสินค้าใดที่มีกำไรต่ำและยอดขายต่ำ สินค้าตัวนั้น อาจจะเป็นภาระหรือทำให้สูญเสียทรัพยากรไปโดยไม่จำเป็น ทำให้เสียโอกาสในการที่จะทำกำไรจากสินค้าที่มียอดขายสูงและกำไรสูง
หน้าที่ของเซลล์ Sales Executive จึงต้องวางแผนการขายโดยกำหนดว่า สินค้าใดควรจะเพิ่มยอดขาย สินค้าใดควรจะลดยอดขาย สินค้าใดควรจะขยายฐานลูกค้า หรือสินค้าใดควรจะลดจำนวนฐานลูกค้าลง และนำทรัพยากรทั้งหมด ไปใช้ในสินค้าที่สร้างประโยชน์ทั้งยอดขายและกำไร เพื่อทำให้กำไรสูงสุด ภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด
3 ทำหน้าที่พยากรณ์ยอดขาย
เพราะหลังจากที่ได้วางแผนเกี่ยวกับสินค้า หรือบริการที่จะขยาย หรือปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับสถานการณ์แล้ว ทั้งหมดทั้งมวล จะต้องนำไปสู่การพยากรณ์ยอดขาย ซึ่งการพยากรณ์ยอดขาย ก็จะนำไปสู่การพยากรณ์กำไรจากการขายในสินค้าแต่ละหมวด รวมไปถึงฐานลูกค้าที่ต้องการจะขยายด้วย ซึ่งสิ่งนี้จะเกี่ยวพันกับการวางแผนค่าใช้จ่ายในการขายไม่ว่าจะเป็นเรื่อง การตลาดในการโปรโมทสินค้า หรือการเพิ่มทีมงานเซลล์ หรือการเพิ่มกิจกรรมทางการตลาด เพื่อดันให้พยากรณ์ยอดขายเป็นไปตามแผนที่วางไว้
4 ทำหน้าที่เจรจาดีลของสินค้าหรือบริการที่เป็นยอดใหญ่
เนื่องจากเป็นคนที่มองเห็นภาพรวมบริษัทว่า จะมีทิศทางอย่างไรและมุ่งเน้นที่จะขยายสินค้าและบริการในส่วนใดให้เติบโตขึ้น และสร้างกำไรมากขึ้น จึงเป็นคนที่มีข้อมูลมากพอที่จะสามารถปิดดีลใหญ่ๆ ได้ เพราะการปิดดีลใหญ่ๆ นั้น จะต้องใช้เรื่องของการวิเคราะห์ตลาด กำไรขาดทุน หรือการสร้างยอด แม้จะมีกำไรน้อยแต่เพื่อปูทางไปสู่การมีกำไรในระยะยาวที่มากขึ้น หลังจากธุรกิจตัวนั้นมีฐานลูกค้าที่สูงขึ้น หรือเป็นการเติบโตของตลาดมากขึ้นในระยะยาว ซึ่งเป็นหน้าที่ของ Sales Executive ที่ต้องทำหน้าที่จบการขายในสินค้าและบริการที่เป็น Project ใหญ่
5 ประสานงานกับฝ่ายต่างๆ
ทั้งฝ่ายการตลาดและฝ่ายบริหารเพื่อสนับสนุนการขายขององค์กรให้ราบรื่น และเป็นการสนับสนุนให้งานของ Sales Representative ให้ง่ายขึ้น เนื่องจากมี Sales Executive เป็นคนที่คอยให้ความช่วยเหลือในภาพรวมจนไปถึงรายละเอียดต่างๆ ที่จำเป็น เป็นรายกรณีไป เพื่อสนับสนุนให้ Sales Representative ทำงานที่หน้างานได้ง่ายขึ้น
จะสังเกตได้ว่า ไม่ว่า จะเป็น Sales Executive หรือ Sales Representative นั้น เป้าหมายหลัก ที่เป็นเป้าหมายเดียวกันในปลายทาง ก็คือ การทำให้เกิดการรับรู้ของสินค้าบริการการนำเสนอสินค้า ไปจนถึงการปิดการขาย เพื่อให้ได้ยอดขายและสร้างผลกำไรให้กับบริษัท เพียงแต่ลักษณะงานที่แตกต่างกัน จะแตกต่างกันในเรื่องของ
1 Sales Representative จัดการในเรื่องของการทำงานที่หน้างานเป็นหลัก ส่วน Sales Executive นั้น จะเน้นเรื่องของการทำงานในภาพรวม และอยู่เบื้องหลังของการสนับสนุนการทำงานของ Sales Representative ให้แคล่วคล่องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2 Sales Representative จะเป็นคนที่เก็บข้อมูลหน้างาน ที่เป็นข้อมูลลักษณะปฐมภูมิ เพื่อส่งเข้าสู่ออฟฟิศใหญ่ ให้ใช้เป็นฐานข้อมูลให้กับ Sales Executive ในการใช้วางแผนในภาพรวม ในการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ นำไปสู่คำตอบหรือแนวทางในการวางแผนเพื่อขยายกิจการต่อไป
3 Sales Representative นั้น จะทำงานเกี่ยวข้องกับลูกค้าโดยตรงแบบตัวต่อตัวมากกว่า ในขณะที่ Sales Executive จะทำงานลักษณะของการประสานงานกับหลายๆหน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็นระดับเดียวกัน หรือระดับหัวหน้าขึ้นไป หรือแม้แต่ระดับพนักงานที่เป็นลูกน้อง เพื่อประสานทุกอย่างให้เป็นไปตามทิศทาง หรือแผนงานภาพรวมให้ได้ จึงเป็นการทำงานที่เกี่ยวข้องกับคนในทุกมิติในเวลาเดียวกัน คนที่สามารถทำงานด้าน Sales Representative ได้ดีก็จะมีโอกาสได้พัฒนาไปสู่การเป็น Sales Executive ในระยะยาว และไปจนถึงระดับ Sales Manager ได้ ถ้ามีความสามารถในการบริหารจัดการที่ดี
บทความที่เกี่ยวข้อง
บทความอื่นๆของ Orchidjobs
