8 ทักษะสำคัญที่ Project Manager ต้องมี

8 ทักษะสำคัญที่ Project Manager ต้องมี

Project Manager ตำแหน่งนี้มีความสำคัญมาก ในบางโครงการ Project Manager ต้องดูแลโครงการหลายร้อยล้านบาท จะมีความสำคัญไม่แตกต่างจาก กรรมการผู้จัดการบริษัทเลย เพราะต้องมีความรับผิดชอบในเรื่องของ กำไร ขาดทุน Profit and Loss เหมือนกัน เพียงแต่ การเป็น Project Manager ของโครงการใหญ่ๆ หลายร้อยล้านนั้น บริษัทนั้นจะต้องรับงานเป็นหลักพันล้าน และมีทีมงานมากมายที่คอย Support Project Manager แต่อย่างไรก็ตาม Profit and Loss ของ Project นั้นๆ ก็ยังเป็นความรับผิดชอบของ Project Manager อยู่ดี เหมือนกับความรับผิดชอบของกรรมการผู้จัดการบริษัทหนึ่งเลยทีเดียว

👉สิ่งที่ Project Manager ควรจะต้องมีในการทำงานนั้น

1. ความรู้ ความชำนาญเฉพาะด้านในโครงการนั้นๆ

เช่น หากเป็นโครงการก่อสร้างอสังหาริมทรัพย์ขนาดใหญ่ คนที่เป็น Project Manager ต้องเป็นวิศวกรโยธาที่ต้องมีความรู้โดยตรงทางด้านเทคนิคที่ต้องใช้ในการทำงานนั้น 100% หรือเป็น Project Manager ในเรื่องของซอฟต์แวร์ต่างๆ ย่อมต้องเป็นผู้ที่มีความรู้และจบมาทางด้าน Software Engineer อย่างแท้จริง เพราะเป็นสิ่งที่จะต้องใช้ทุกวันและตลอดเวลาในการทำให้โครงการสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี เพราะจะต้องรู้เนื้อหาของงานทั้งหมด ขั้นตอนของการทำงานทั้งหมด ขอบเขตความรับผิดชอบ และคาดการณ์ปัญหา พี่จะตามมา เพื่อให้สามารถหาทางป้องกัน หรือแก้ไขได้อย่างถูกต้องทันท่วงทีเมื่อเกิดปัญหาขึ้นมา

2. ต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องของการบริหารคน

เพราะ Project Manager จะต้องใช้คนทำงานให้เหมาะสมกับหน้าที่และเหมาะสมกับความรู้ความสามารถด้วยเช่นกัน ดังนั้นการบริหารจัดการคนให้ทำงานได้อย่างเหมาะสมและมีจำนวนเพียงพอไม่มากเกินไปจนทำให้เกิดค่าใช้จ่ายบานปลาย หรือ น้อยเกินไป จนเป็นผลให้ไม่สามารถทำได้ทัน เพราะปริมาณงานมากกว่าปริมาณคน เป็นการนำไปสู่ปัญหาของการทำงานผิดพลาดเนื่องจากคนทำงานไม่เพียงพอกับปริมาณงาน

3. ต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องของขบวนการทำงาน

หรือขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน เพราะการเป็น Project Manager ในโครงการใหญ่ๆนั้น ขั้นตอนการทำงานถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมาก หากมีการข้ามขั้นตอนหรือไม่ทำตามขั้นตอนจะทำให้เกิดความสูญเสียที่ทำให้โครงการสะดุดหรือดำเนินการต่อไม่ได้ ทำให้เกิดความผิดพลาดในขั้นตอนการทำงานในขั้นตอนต่อไปได้ อาจจะส่งผลไปถึงเรื่องของความปลอดภัยด้วย

4. ต้องเป็นผู้ที่มีความรู้เรื่องของ การเงินพื้นฐานอย่างดี

เพราะการบริหารโครงการ หมายถึง การใช้งบประมาณไปขับเคลื่อนโครงการให้เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา และอยู่ภายใต้ค่าใช้จ่ายที่ได้วางแผนไว้แล้ว หากสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ หรือประหยัดค่าใช้จ่ายได้ โดยไม่ทำให้ขั้นตอนการทำงานเสียหายและไม่ทำให้คุณภาพของงานต่ำกว่ามาตรฐานที่ได้ถูกออกแบบไว้ ก็ถือว่าเป็นสิ่งที่ดี หรืออาจสามารถบริหารจัดการค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามแผนได้ ก็ถือว่าเป็นสิ่งที่ดีเช่นกัน

แต่หากกรณีที่มีการบริหารจัดการโครงการไม่ดี ทำให้ค่าใช้จ่ายบานปลายมากกว่าที่กำหนดไว้ ความเสียหาย จะส่งผลโดยตรงกับโครงการระยะยาว ในเรื่องของผลกำไรที่ควรจะได้ แต่ได้น้อยลงกว่าที่คาดการณ์ไว้ ซึ่งทำให้มีผลกระทบต่อความมั่งคั่งของบริษัท หรือหากรุนแรงไปกว่านั้น โครงการบริหารไปแล้วไม่มีประสิทธิภาพ จนทำให้บริษัทขาดทุนถือ เป็นสิ่งที่อันตรายมากเพราะจะส่งผลให้บริษัทแม่ หรือต้นสังกัดได้รับความเสียหาย ทำให้ความมั่งคั่งของบริษัทลดน้อยลง สิ่งที่จะตามมาก็คือ ขาดสภาพคล่องในการรับงานครั้งต่อๆไป หรือหากรุนแรงกว่านั้น ขาดสภาพคล่องในงานโครงการของตนเอง ทำให้โครงการนั้นไม่มีความสามารถจะดำเนินการจนเสร็จสิ้น 100% ในที่สุดได้ ทำให้เกิดความเสียหายระหว่างทางที่โครงการต้องล้มลง และอาจจะมีค่าปรับตามมาด้วย

5. มีความรู้รอบตัวหลายๆด้าน

ควรมีความรู้ในเรื่องอื่นหลายๆด้านรอบด้านเช่นกัน หากการทำโครงการนั้นเกี่ยวข้องกับเรื่องของผู้บริโภคไม่ใช่เพียงเป็นแค่การสร้างตัวตึกหรืออาคารให้สำเร็จตามแบบแปลนในงานโยธาเท่านั้น

ยกตัวอย่าง กรณีที่เป็น Project Manager ของการบริหารโครงการ ซอฟต์แวร์อย่างหนึ่ง Project Manager นอกจากจะต้องเป็นคนที่รู้เรื่องเทคนิคโดยตรงแล้ว จะต้องรู้ว่าการตลาดปัจจุบันนี้ ลูกค้ามีความต้องการอย่างไร เพื่อนำความต้องการนั้นมาเป็นส่วนสำคัญในการบริหารโครงการให้การพัฒนาซอฟต์แวร์นั้น สามารถตอบโจทย์สนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างถูกต้องเพราะจะทำให้สินค้าที่ออกมา สามารถออกสู่ตลาดและจำหน่ายได้ตามเป้าหมายที่วางไว้

ดังนั้น การทำโครงการซอฟต์แวร์จึงไม่ใช่เพียงแค่การทำเรื่องของทางเทคนิคเท่านั้น Software ตัวนั้นออกมาจะต้องตอบโจทย์สนองความต้องการของลูกค้าอย่างชัดเจน ใช้งานง่ายเมื่อเทียบกับคู่แข่ง มีคุณภาพ หรือมีประโยชน์ไม่แพ้คู่แข่ง ที่สำคัญคือ ราคาต้องสามารถแข่งขันได้ด้วย

พื้นฐานด้านการตลาดจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ ที่คนเป็น Project Manager ต้องมี เพราะต้องสามารถเข้าใจพฤติกรรมผู้บริโภค อันเป็นส่วนสำคัญในการทำให้โครงการสำเร็จ

6. ควรเข้าใจเรื่องสินค้าคงคลัง

ควรมีความรู้ความเข้าใจพื้นฐานในเรื่องของการบริหารจัดการสินค้าคงคลังและการจัดซื้อวัสดุ เพราะการจัดซื้อวัสดุ คือที่มาของต้นทุนส่วนหนึ่งของโครงการ ที่จะสร้างความเสียหาย บั่นทอนกำไรไปจนถึงขั้น ทำให้บริษัทเกิดการขาดทุนได้ ในกรณีที่ไม่มีความรอบคอบในการสั่งซื้อสินค้า ทั้งในเรื่องของราคาเปรียบเทียบ ราคาภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้ การตรวจสอบคุณภาพของสินค้าคงคลังที่รับมาเพื่อใช้ในการดำเนินโครงการว่าเป็นไปตามมาตรฐานหรือไม่อย่างไรในราคาที่ตกลงกันไว้ เพราะบางครั้งการซื้อสินค้าที่ถูกลงประหยัดเงินแต่อาจจะได้สินค้านี้คุณภาพด้อยลงมาและไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่ถูกออกแบบไว้ จึงทำให้โครงการทั้งโครงการอาจสามารถทำสำเร็จได้ แต่คุณภาพหรือความปลอดภัยอาจจะลดน้อยถอยลงไปเช่นกัน

อีกสิ่งที่มักจะเป็นปัญหาในโครงสร้างโปรเจคใหญ่ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องของงานโยธาหรืองานก่อสร้างอาคารนั้นคือ สต๊อกของอุปกรณ์วัสดุต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในการดำเนินโครงสร้างโครงการ มักจะมีเหลือมากมาย หากไม่มีการบริหารจัดการที่ดีจึงทำให้สั่งของเกินความจำเป็นมา และเป็นภาระที่จะต้องจ่ายให้กับซัพพลายเออร์เมื่อถึงรอบการจ่ายเงิน ส่งผลกระทบกับการบริหาร Cash Flow ทันที และที่สำคัญอีกอย่างก็คือสินค้าที่สั่งเกินมาแล้วหลังจากปิดโครงการเหลือมากมายนั้น ถ้าไม่สามารถนำไปใช้ในโครงการอื่นได้ถัดไปจะเป็นตัวที่ทำให้เกิดการขาดทุนทันที นั่นหมายความว่า บริหารโครงการทุกอย่างที่คาดว่าจะได้กำไรจำนวนหนึ่ง แต่เมื่อสั่งสินค้ามาใช้ในโครงการเกินความจำเป็นส่วนที่เหลือนั้น เมื่อคิดเป็นต้นทุนแล้วอาจจะทำให้กำไรที่คาดว่าจะได้ก็ไม่ได้ในที่สุด

7. ความรู้ด้านความปลอดภัย

เรื่องที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยก็เป็นเรื่องที่สำคัญเช่นกันสำหรับโปรเจค Project Manager จะต้องรับผิดชอบในเรื่องของความปลอดภัยในการดำเนินโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากโครงการนั้นเป็นโครงการเกี่ยวข้องกับการก่อสร้างอสังหาริมทรัพย์ ซึ่งจะต้องก่อสร้างในสถานที่สาธารณะ เช่น การก่อสร้างถนน การก่อสร้างสะพาน หรือการก่อสร้างบ้านที่มีผู้อาศัยอยู่ใกล้เคียงกับโครงการ ย่อมมีโอกาสที่จะเกิดความเสียหายจากความปลอดภัย เช่น เครนถล่มลงมา หรือโครงสร้างถล่มลงมา ทำให้เกิดความเสียหายถึงชีวิตและทรัพย์สินได้ หรือกรณีที่เบาลงมาหน่อย อาจจะเป็นลักษณะของวัสดุต่างๆที่อยู่ในตึกชั้นสูงที่กำลังก่อสร้างอยู่ หล่นลงมาใส่หลังคาบ้านของคนที่อยู่ใกล้เคียง หรือหล่นใส่รถยนต์ที่จอดอยู่ใกล้เคียงกับโครงการต่างๆ ซึ่งเกิดขึ้นบ่อยครั้ง และหากไปกว่าหล่นลงมาใส่ศีรษะของคนที่เดินไปมาใช้ถนนร่วมกันหรือใช้พื้นที่ร่วมกันในการสัญจร จนทำให้เกิดการเสียชีวิต จะยิ่งเป็นปัญหาใหญ่ในการบริหารโครงการให้สำเร็จได้

ดังนั้น Project Manager จะต้องเป็นคนที่มีความรู้เรื่องความปลอดภัยและให้ความสำคัญกับเรื่องนี้เป็นอย่างมากตั้งแต่วันแรกที่เริ่มโครงการจนกระทั่งถึงวันที่สิ้นสุดโครงการ

8. รู้กฎหมายพื้นฐาน

ต้องมีความรู้พื้นฐาน ในกฎหมาย ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เพราะ ทุกอย่าง ต้องอยู่ภายใต้ ความถูกต้องตามกฎหมาย จะได้ไม่เกิดปัญหาตามมาในภายหลัง

กล่าวโดยสรุปแล้ว Project Manager ต้องมี ความรับผิดชอบ ตั้งแต่การวางแผน ทั้งขั้นตอน การทำงาน และ การบริหารคน เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามแผน เพื่อให้ สุดท้าย โครงการ ได้กำไร ตามที่ได้กำหนดไว้ ตั้งแต่เริ่มทำโครงการจนสำเร็จ 100% Project Manager จึงเปรียบเสมือน กรรมการผู้จัดการของบรัทหนึ่ง ๆ ได้เลย ในทางปฎิบัติ