fbpx
27ม.ค.

HR Tech Specialist คืออะไร? ทำหน้าที่อะไรบ้าง?

HR Tech Specialist เป็นผู้ที่ดูแลเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่จะนำมาใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของ HR หรือที่จะเรียกว่าเป็นพวก HR Technology Platform ซึ่งงานส่วนใหญ่จะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับ👇

👉1. การกำหนด Configuration เกี่ยวกับ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์

การกำหนด Configuration เกี่ยวกับ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มาตรฐานต่างๆ ที่ต้องนำมาใช้ในการทำงาน รวมไปถึงโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ต้องมาใช้งาน จะต้องเหมาะสมและสามารถรองรับได้กับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ หรือระบบที่จะนำมาใช้ เนื่องจากในระยะยาว ฐานข้อมูลจะกว้างมากขึ้นเรื่อยๆ การวางแผนเรื่องของการกำหนด Configuration ตั้งแต่แรก จึงเป็นสิ่งที่จะต้องทำให้ถูกต้องและรองรับระยะยาวใน 3 ปี 5 ปีข้างหน้า จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องลงไปในรายละเอียดของ Configuration ทั้งหมดที่จะนำมาเข้ามาใช้ในระบบ HR

👉2. การบริหารจัดการการแก้ปัญหาร่วมงานกับทางด้านผู้ถือหุ้น

การบริหารจัดการการแก้ปัญหาร่วมงานกับทางด้านผู้ถือหุ้น เพื่อที่จะรองรับระบบที่จะนำเข้ามาใช้ เนื่องจากเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการลงทุนที่ไม่ได้เห็นผลชัดเจนในทันที เหมือนเช่นการลงทุนในเรื่องของผลิตสินค้าสินค้ามาขายแล้วจะได้เงินกลับมาทันที แต่จะเป็นการลงทุนที่จะต้องวัดผลความคุ้มค่าในรูปแบบของ การปรับปรุงพัฒนากระบวนการและประสิทธิภาพเป็นการทำงานทั้งหมดของบริษัทในระยะยาว จึงต้องมีความสามารถในการโน้มน้าวให้ผู้ถือหุ้น เห็นถึงความจำเป็นและความเสี่ยง หากไม่ได้ลงทุนพัฒนาในส่วนนี้ จะสูญเสียความสามารถในการแข่งขันและจะสูญเสียอะไรตามมา จึงเป็นหน้าที่ของ HR Tech Specialist ที่จะต้องบริหารจัดการนำเสนอให้ผู้ถือหุ้นยินยอมที่จะลงทุนในที่สุด

👉3. Production Support

การซ่อมบำรุง ต้องจัดเตรียมเรื่องของ Production Support เมื่อมีการลงทุนไปเรียบร้อยแล้ว สิ่งหนึ่งที่มักจะเกิดขึ้นตามมา ก็คือ มักจะมีการละเลยหรือลืมใส่ใจในเรื่องของการซ่อมบำรุง เหตุผลเนื่องจาก ไม่ได้มีการประเมินค่าใช้จ่ายส่วนนี้ไว้ตั้งแต่แรกในช่วงของการลงทุนระบบครั้งแรก จึงทำให้เมื่อระบบใช้ไปถึงจุดหนึ่งเกิดปัญหาระบบรองรับไม่ได้ หรือมีปัญหาต้องปรับปรุงระบบเพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายในการอัพเกรดทั้งซอฟแวร์และฮาร์ดแวร์ แต่ไม่ได้วางงบประมาณตัวนี้ไว้ที่จะต้องทำส่วนนี้ในระยะ 3 ปี 5 ปี หลังจากนั้น จึงทำให้เกิดปัญหาในการทำงานของระบบแล้วจะส่งผลไปถึงเรื่องของการผลิตสินค้าในที่สุด จึงถือว่า งาน HR Tech Specialist จะต้องเป็นผู้ที่สนับสนุนเรื่องของ Production Support ทางอ้อม

👉4. การปรับปรุงกระบวนการทำงานหรือที่เรียกว่า Improve Project Process

จัดให้มีการฝึกอบรมผู้ใช้ให้สามารถเข้าใจได้ ถึงการใช้งานฟังก์ชันต่างๆเพิ่มเติม ที่มีอยู่ในระบบ HR แม้ภายใต้ชื่อของ HR คนส่วนใหญ่จะมีความเข้าใจว่าเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานด้านฝ่ายบุคคลหรือทรัพยากรบุคคลเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว HR คือผู้ที่มีส่วนสำคัญในการผลักดันในการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการผลิตอย่างชัดเจน ด้วยบทบาทฐานะของผู้ที่ผลักดันในการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่จะนำเข้ามาใช้ในกระบวนการผลิต ดังนั้น HR Text Specialist จึงต้องเป็นผู้ที่มีความรอบรู้ในทุกๆกระบวนการผลิตของบริษัท เพื่อจะได้เป็นผู้ที่สามารถมีส่วนร่วมในการคัดเลือก นำเสนอหรือมีส่วนร่วมในการสนับสนุนให้นำเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ต่างๆเข้ามาใช้ในบริษัทในทุกแผนก

👉5. จัดให้มีประสบการณ์การใช้งาน

โดยเฉพาะทั้งผู้บริหารและพนักงาน เกี่ยวกับการใช้งานระบบต่างๆ เนื่องจากปัจจุบันนี้ ทุกสิ่งทุกอย่างจะเกี่ยวข้องกับระบบดิจิตอลหมดแล้ว จึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ผู้บริหารและพนักงานทุกคนจะต้องเข้าใจและใช้งานเป็นตามความเหมาะสมในตำแหน่งหน้าที่ที่ควรจะต้องรู้ เพราะปัญหาหนึ่งที่มักจะเกิดขึ้น ก็คือ ผู้บริหารอาจจะมีความเข้าใจว่าจะมีความจำเป็นต้องนำเทคโนโลยีหรือ Software ต่างๆ นำเข้ามาใช้ปรับปรุงกระบวนการผลิตของในบริษัทในแต่ละแผนกในแต่ละฟังก์ชัน แต่มีความเป็นไปได้สูงที่ผู้บริหารอาจจะไม่มีความเข้าใจถึงขีดความสามารถหรือประโยชน์ที่ได้จากการใช้ Software ตัวนั้นอย่างลึกซึ้ง เนื่องจากอาจจะมองเพียงแค่ภาพรวม ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่ HR Tech Specialist จะต้องเป็นผู้ประสานงานเพื่อทำความเข้าใจ ตั้งแต่ระดับผู้บริหารไปจนถึงระดับพนักงานปฏิบัติการข้างล่าง ว่าซอฟต์แวร์ตัวนี้มีประสิทธิภาพมีคุณภาพและสามารถทำอะไรได้บ้าง เพื่อให้การนำซอฟต์แวร์มาใช้ ได้มีการใช้อย่างคุ้มค่าและใช้ประโยชน์มากที่สุดในฟังก์ชันต่างๆที่มี เพราะความเป็นจริงอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์ที่เรารู้กัน ก็คือ ประสิทธิภาพ 100% บางครั้งใช้งานจริงแค่ 10% เท่านั้นเนื่องจาก ขาดความเข้าใจหรือการอบรมให้รับรู้ถึงขีดความสามารถที่แท้จริงของซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่มีซ่อนอยู่ในซอฟต์แวร์นั้น ๆ จึงทำให้ผู้ใช้ ใช้เท่าที่จำเป็น แต่ไม่รู้ว่าขีดความสามารถสูงสุดของซอฟต์แวร์นั้นว่า สามารถทำอะไรได้บ้าง ในขณะที่ผู้บริหารเองก็ไม่ได้เข้าใจลึกซึ้งในคุณสมบัติหรือฟังก์ชันต่างๆที่ซอฟต์แวร์สามารถทำได้ จึงไม่ได้มีการผลักดันให้ใช้งานฟังก์ชันต่างๆ อย่างสมบูรณ์แบบ 100% ตามที่ได้ถูกกำหนดไว้แล้วในตัวซอฟต์แวร์ นั่นหมายถึง การลงทุนที่ไม่คุ้มค่าและไม่ได้ประโยชน์เต็มที่

👉6. ด้านการปรับใช้เทคโนโลยี

นำเทคโนโลยีและเครื่องไม้เครื่องมือต่างๆที่จะช่วยสนับสนุนการบริหารจัดการฐานข้อมูลของ HR ให้เกิดขึ้นและใช้งานได้จริงต้องช่วยให้เข้าถึงความต้องการในการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ก้าวแรกขององค์กร การประเมินถึงความคุ้มค่าในการลงทุนในเทคโนโลยีต่างๆ ที่จะนำเข้ามาใช้ในการปรับปรุงระบบของ HR เพราะไม่ได้หมายความว่า ทุกอย่างที่นำเข้ามาแล้วจะมี ประสิทธิภาพ คุ้มค่าในการลงทุนไปทุกครั้ง จึงต้องจัดให้มีการรวมตัวของเทคโนโลยีและทักษะทางด้าน HR ให้เหมาะสมในสัดส่วนที่ลงตัว

👉7. มีความสามารถในการสื่อสารชั้นเยี่ยม

เมื่อไหร่ก็ตาม ที่ต้องทำงานเกี่ยวกับเรื่องการเปลี่ยนแปลง หรือการ ปรับปรุงสิ่งต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ย่อมต้องมีเรื่องของความขัดแย้งหรือความไม่เข้าใจหรือความไม่สนใจในประโยชน์ที่จะได้รับจากกระบวนการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอันนั้น ซึ่งส่วนหนึ่ง มีผลมาจากการสื่อสารที่อาจจะไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ จึงจำเป็นที่จะต้องทำการสื่อสารให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งถือว่าเป็นหน้าที่ส่วนหนึ่งของ HR Tech Specialist ที่จะต้องนำเสนอสิ่งเหล่านี้ ให้ถูกต้อง ชัดเจน เห็นภาพและเห็นประโยชน์ที่จะได้อย่างแท้จริง เพื่อโน้มน้าวให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วที่สุด

👉8. มีภาวะผู้นำสูง

เนื่องจาก ต้องเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆที่จะเกิดขึ้นในอนาคต นอกจากที่จะต้องใช้ความสามารถในการสื่อสารแล้ว สิ่งที่ยังจำเป็น ก็คือ ภาวะผู้นำสูง เพราะในการเปลี่ยนแปลง ย่อมมีผู้ที่เห็นด้วยและไม่เห็นด้วย จะด้วยเหตุผลที่ดีหรือไม่ดีก็ตาม การแสดงถึงภาวะผู้นำ ตามบทบาทหน้าที่ที่ได้รับ ตามความรับผิดชอบที่ได้รับ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ HR Tech Specialist จะต้องแสดงออกให้ชัดเจน เพื่อผลักดันให้การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นโดยเร็วที่สุด ไม่ว่าจะใช้ไม้แข็งหรือไม้อ่อน ก็เป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำ ไม่เช่นนั้นการเปลี่ยนแปลงจะไม่เกิดขึ้นแน่นอน โดยธรรมชาติของคนทั่วไปไม่นิยมการเปลี่ยนแปลง

💬ทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้ที่จะทำหน้าที่ HR Tech Specialist

1. มีความคิดสร้างสรรค์อย่างมีเหตุผลในการที่จะพัฒนาระบบ

2. สามารถกำหนดเงื่อนไขการปรับปรุงพัฒนากระบวนการทำงานและสามารถสร้างระบบรายงานที่ซับซ้อนได้

3. มีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูล Big Data

4. ลดภาระการกระทำที่ซับซ้อนของกระบวนการทำงาน และสร้างความเสถียรให้มากขึ้นในการทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

5. ทำให้พนักงานมีความสามารถในการที่ดูแลตัวเองได้มากขึ้น หรือที่เรียกว่า Employee Self Service

6. สนับสนุนงานด้านอีเมลมากขึ้นให้เกิดประสิทธิภาพสูงขึ้น

7. กำหนดแนวทางในการบริหารจัดการข้อมูล HR หรือที่เรียกว่า HRIS

8. จัดให้มี Applicant Trading System

9. จัดให้มีการทำระบบ Learning Management System

10. บริหาร Platform การสื่อสารภายในองค์การ

💬ประโยชน์ของ  HR Tech Specialist

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหาร

2. ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

3. เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน

4. สร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน

5. ช่วยคัดกรอง Resume

6. ใช้งาน HR เทคโนโลยีใหม่ๆ อย่างเข้าใจ

7. สนับสนุนการทำงานของ HR Operation

8. ดูแลแนวทางกลยุทธ์การบริหารขององค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมายอย่างแท้จริง

👉สรุป ก็คือ ผู้ที่ทำหน้าที่เป็น HR Tech Specialist นั้น ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่จบมาจากสาขา HR โดยตรงหรือ ที่ไม่ใช่ HR โดยตรงก็ตาม สิ่งที่สำคัญ ก็คือ เป็นผู้ที่ต้องมีความสามารถในการสื่อสาร และมีภาวะผู้นำสูง เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ซึ่งการจัดทำสิ่งนี้ได้นั้น คนที่เป็น HR Tech Specialist ต้องเป็น คนที่มีความรู้ความเข้าใจใน Software ที่จะนำมาเสนอ หรือใช้ในการเปลี่ยนแปลงอย่างลึกซึ้ง เพราะต้องเป็นผู้ที่นำทั้งในด้านของการนำเสนอ การอธิบายให้เข้าใจถึงฟังก์ชันการทำงานต่างๆ ถึงประโยชน์ต่างๆ ที่ได้รับ และความจำเป็นที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงปรับปรุงภายใต้การนำของ HR Tech Specialist ซึ่งไม่จำเป็นว่า จะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ในการเขียนโปรแกรม แต่จะต้องเป็นผู้ที่ สามารถอธิบายได้ว่าซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ที่จะนำมาใช้ในการเปลี่ยนแปลงปรับปรุงระบบนั้น มีรายละเอียดอย่างไรทำงานอย่างไร มีประโยชน์อย่างไร และมีความจำเป็นอย่างไรที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลง มิฉะนั้น จะเกิดความสูญเสีย หรือการสูญเสียโอกาสในการแข่งขันอย่างไรในอนาคต จึงมิใช่เป็นงานที่ง่ายเพียงแค่หาใบเสนอราคาแล้วตัดสินใจซื้อแล้วจบเพียงเท่านั้น จะต้องเป็นคนดูแลระบบในภาพรวม ในหลักการ ในนโยบาย ให้ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง ราบรื่นและเติบโตอย่างสม่ำเสมอในระยะยาว