สิ่งแรกที่เราจะต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจก่อน คือ ความหมายของคำว่า AI ซึ่งเป็นปัญญาประดิษฐ์ ที่ช่วยเหลือเราในการทำงานให้รวดเร็วขึ้นได้ แต่ AI ไม่ใช่คำตอบทั้งหมด และไม่ใช่คำตอบที่ถูกต้องเสมอไป เพราะสิ่งที่ AI นำมาตอบเรานั้น ได้มาจากการรวบรวมข้อมูลต่างๆที่ถูกนำเข้าสู่ระบบ โดยบุคคลต่างๆ จากแหล่งต่างๆ เปรียบเสมือนการนำคนหมู่มาก มาพูดในสิ่งเดียวกัน แล้ว AI นำข้อมูลทั้งหมดจากคนเหล่านั้น มาประมวลเป็นคำตอบรวม เพื่อจะมาเสนอเราอีกครั้งหนึ่งซึ่งสิ่งที่น่าสนใจที่สุด ก็คือ หากจุดเริ่มต้นของข้อมูลที่นำเข้ามาสู่ระบบ AI นั้น เป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือเป็นข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์แบบ หรือเป็นข้อมูลที่มีความผิดพลาดอยู่ นั่นหมาย ความว่า AI ก็จะนำ input ต้นทางที่ได้รับเข้ามา แล้วนำไปเป็นแนวทางในการกำหนด output ที่จะส่งต่อให้เรา ดังนั้น จึงต้องระมัดระวังในการใช้ AI ในการทำงานแทนเรา AI ไม่สามารถทำงานแทนเราได้ แต่สามารถช่วยแบ่งเบาภาระ หรือช่วยให้งานเราเบาลงได้ โดย AI เป็นส่วนประกอบ และสนับสนุนในการทำงาน เรามาดูกันว่า ประโยชน์ของการใช้ AI ในการเขียน JOB DESCRIPTION มีอะไรบ้าง
1 ช่วยประหยัดเวลา
เนื่องจาก AI จะไปดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ Job Description ของตำแหน่งนั้นๆ ใน Big Data ที่มีอยู่ในระบบกลาง แล้วนำมาประมวลเป็น Job Description ในตำแหน่งงานนั้นๆ ให้เรานำไปใช้ แต่ปัญหาที่เกิดขึ้น ก็คือ มันจะเป็น Job Description ที่นำข้อมูลจากทุกๆ บริษัท ที่มีความแตกต่างกัน มารวมกันเป็น Job Description กลาง ซึ่งสามารถใช้เป็นแนวทางได้เท่านั้น
2 โครงสร้างครบ
เนื่องจากเป็นการดึงข้อมูลจาก Job Description ของทุกตำแหน่งในหลายๆ บริษัท ทำให้ AI จะมีข้อมูลที่อยู่ในระบบ ที่เกี่ยวกับทุกสิ่งทุกอย่าง ที่มีอยู่ในโครงสร้างของJob Description นั้น ๆ เปรียบเสมือน การดึงสิ่งต่างๆ ที่ซ้ำกันและที่ไม่ซ้ำกัน ออกมาเป็นสิ่งที่อยู่ใน Job Descriptionเดียวกัน จึงมีโอกาสที่จะทำให้โครงสร้างของ Job Description นั้น ครอบคลุมทุกระบบ แม้จะเป็นระบบที่ไม่มีอยู่ในบริษัทเรา แต่มีในบริษัทอื่น ก็จะทำให้ Job Description ที่ถูกเขียนโดย AI มีการแต่งเติมโครงสร้างเหล่านั้นเข้ามาใน Job Description นั้นด้วย
3 ภาษาดี
เพราะ AI เป็นการนำคำพูด หรือภาษาที่เขียนขึ้นโดยบุคคลต่างๆ ที่เขียนลงไปในระบบ แล้วนำมาจัดระเบียบใหม่เรียบเรียงใหม่ ดังนั้น รูปแบบของภาษา จึงมักจะเป็นภาษาที่ดูดีเป็นทางการ และเขียนอย่างมีความสวยงามของภาษาทำให้การอ่าน จะเป็นการอ่าน Job Description ที่มีความเป็น ภาษาที่ดีและอ่านง่าย ทำความเข้าใจง่าย เปรียบเสมือนภาษาเหล่านี้ ได้ถูกกลั่นกรองมาในระดับหนึ่งแล้ว ก่อนที่จะมาเป็น Job Description ที่ผ่านระบบ AI หมายถึง ภาษาที่ถูกเขียนขึ้น จากแต่ละคนที่ใส่เข้าไปใน Big Data นั้น ได้ถูกกลั่นกรองในเบื้องต้นเรียบร้อยแล้ว
4 ช่วยประดิษฐ์
หรือเก็บสิ่งที่ตกหล่นในจุดต่างๆ มารวบรวมไว้ใน Job Description ที่ออกมาโดยระบบ AI ได้ เช่น Soft skill ต่างๆ ที่ไม่เคยถูกระบุไว้ในJob Descriptionของบริษัทเราในอดีต แต่ถูกระบุไว้ในJob Descriptionของบริษัทอื่นในยุคปัจจุบัน จึงทำให้สิ่งต่างๆ ที่เคยตกหล่นไปใน Job Descriptionของเรา อันเนื่องมาจากเราไม่ได้กำหนดไว้ หรือเราไม่ได้ตามเทรนด์ของการเขียน Job Descriptionในสมัยใหม่ ที่ต้องมี Soft skill ต่างๆ เพิ่มเติมขึ้นมานั้น ด้วยความสามารถของ AI จะช่วยเพิ่มเติมสิ่งเหล่านี้มาใน Job Description ที่นำเสนอให้กับเรา ทำให้เกิดความสมบูรณ์แบบครบถ้วน ไม่มีการตกหล่นของสิ่งต่างๆ ที่ควรจะมีในยุคปัจจุบัน
ข้อเสียของการใช้ Ai เขียน Job Description
นอกจาก AI จะมีข้อดี ที่สามารถนำมาใช้งานในการช่วยเหลืองานของเราในยุคปัจจุบันได้แล้วนั้น ต้องไม่ลืมว่า AI ก็มีข้อเสียเช่นกัน เป็นสิ่งที่เราไม่สามารถจะมองข้ามได้ และต้องนำมาพิจารณาในการนำ Job Description ที่มาจาก AI นั้น ไปใช้อย่างระมัดระวัง เรามาดูกันว่า มีข้อเสียอะไรบ้าง ที่ต้องระมัดระวังหรือให้ความสำคัญเป็นพิเศษ ก่อนนำไปใช้งาน
1 Job Description ที่เขียนด้วย AI นั้น จะเป็นลักษณะที่เรียกว่า ทั่วไปเกินไป ไม่เจาะจงอะไรเป็นพิเศษ
เนื่องจากเป็นการเขียนที่เกิดขึ้น จากการนำข้อมูลต่างๆ มาเรียบเรียงใหม่เท่านั้น แต่ AI จะไม่สามารถเข้าใจถึง ความเป็นวัฒนธรรมขององค์กร หรือความต้องการที่แท้จริงขององค์กรของเราได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง จุดที่องค์กรของเราต้องการเน้นย้ำเป็นพิเศษในการรับสมัครพนักงานในตำแหน่งนั้น ที่ต้องระบุลงไปใน Job Description เพราะความต้องการ หรือความสำคัญในคุณสมบัติ หรือความสามารถใดๆ ก็ตามใน Job Descriptionของแต่ละบริษัทนั้น ย่อมแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง เป็นไปตามวัฒนธรรมขององค์กร และลักษณะของธุรกิจ และความรู้ความสามารถเฉพาะส่วนที่จำเป็น ในลักษณะของการทำงานในตำแหน่งนั้น ๆ ในธุรกิจนั้นๆ ซึ่งจะไม่เหมือนกันเลยในทุกตำแหน่ง ในแต่ละบริษัท จึงทำให้ Job Description ที่ได้มาจาก AI จะเป็น Job Description ที่เป็นภาพรวมกลางๆ แบบผิวเผินทั่วไป ไม่เจาะละเอียดลึกตามความต้องการของแต่ละองค์กรอย่างแท้จริง
2 Job Description ที่เขียนโดย AI มักจะใส่ความต้องการเกินความจำเป็น และความเป็นจริง
เนื่องจาก เป็นการไปรวบรวมฐานข้อมูลจากทุกบริษัทมา และ AI ไม่สามารถตัดสินใจได้ว่า อะไรคือความต้องการใดที่ไม่จำเป็นสำหรับองค์กรของเรา แต่อาจจะจำเป็นสำหรับองค์กรของคนอื่น AI ยังไม่มีความสามารถที่จะคิดไปได้ถึงขั้นนั้น จึงทำให้ AI นำความต้องการของทุกองค์กรที่อยู่ใน Big Data มารวมกัน โดยไม่ได้ตัดตัวใดตัวหนึ่งออก เพราะไม่สามารถจะรู้ลึกถึงขนาดนั้นได้ จึงทำให้ requirement ที่เขียนขึ้นใน Job Description จึงมีความเกิน หรือเกินความจำเป็นที่ต้องการสำหรับตำแหน่งนั้น ทำให้ผู้สมัครที่อ่าน Job Description แล้ว เกิดความรู้สึกว่า คุณสมบัติไม่เพียงพอ หรือ อาจจะทำให้ผู้สมัครรู้สึกว่า ตำแหน่งงานนั้น ให้ค่าตอบแทนน้อยเกินกว่าความเป็นจริง เมื่อดูจากJob Description ที่ถูกกำหนดขึ้นมา
3 งานนี้แก้ปัญหาอะไร
เพราะ AI ไม่ได้อยู่ในสถานการณ์ของการทำงานที่แท้จริงในองค์กรของเรา ดังนั้น การจะกำหนดว่าตำแหน่งงานนี้ จะแก้ไขปัญหาอะไรเป็นเรื่องสำคัญ จึงเป็นสิ่งที่เป็นไปได้ยากสำหรับ AI ที่จะจัดลำดับความสำคัญของคุณสมบัติที่ต้องการ เพื่อจะนำมาใช้ในการแก้ปัญหาในการทำงานในตำแหน่งงานนั้นๆ อย่างถูกต้อง ตามลำดับความสำคัญที่แท้จริง AI จะเป็นเพียงแค่ การนำสิ่งต่างๆ มาเรียบเรียงให้ครบตามฐานข้อมูลที่อยู่ในระบบ อาจจะเรียงตามลำดับของตัวอักษร หรือเรียงตามลำดับข้อมูลที่ถูกจัดอยู่ในระบบตั้งแต่แรก ก่อนที่ดึงออกมาใช้จากฐานข้อมูลกลางที่เป็น Big Data ในภาพรวม แต่ไม่สามารถระบุเจาะจงได้เลยว่า จะแก้ปัญหาที่แท้จริงของตำแหน่งงานนี้ได้อย่างไร สำหรับพนักงานที่ต้องการมาสมัครงานในตำแหน่งนี้
4 Job Description ที่เขียนโดย AI นั้น จะไม่สามารถระบุได้ว่า กลุ่มงานที่ทำเป็นทีมงานเล็ก หรือทีมงานใหญ่
เนื่องจาก AI ไม่มีความสามารถจะรับรู้ถึงโครงสร้างองค์กรที่แท้จริงว่า ตำแหน่งงาน Job Description นี้ จะเข้ามาทำในลักษณะของทีมงานใหญ่ หรือทีมงานเล็ก ซึ่งอาจจะส่งผลกับการกำหนดคุณสมบัติความต้องการรอง เช่น ความสามารถในการเข้ากันได้ของคน หรือความสามารถในการบริหารความเครียดจากการทำงาน หรือความสามารถในการประสานงาน นอกเหนือจาก คุณสมบัติหลักที่ Job Description สามารถระบุได้แล้วจากหน้าที่หลักในการทำงานในตำแหน่งนั้นๆ แต่จะเกิดปัญหาในเรื่องคุณสมบัติรองทันทีเพราะ การทำงานในทีมใหญ่ กับ ทีมเล็ก นั้น จะต้องการคุณสมบัติรองที่แตกต่างกัน เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้ ในทีมที่มีขนาดที่แตกต่างกัน
5 Job Description ที่เขียนจาก AI จะมีปัญหาอีกอย่างหนึ่ง
คือ การกำหนด KPI ที่ได้จากการวัดผลในตำแหน่งงานนี้มักจะเป็น KPI ที่เป็น KPI เฉลี่ยในภาพรวมของตำแหน่งงานเดียวกัน จากหลาย ๆ องค์กร ที่นำมาใส่เป็นฐานข้อมูลไว้ใน Big Data จึงทำให้ KPI ที่ได้นั้น อาจจะเป็น KPI ที่ไม่สามารถวัดผลงานได้จริงสำหรับองค์กรของเรา เพราะ KPI บางอย่างนั้น องค์กรของเราจำเป็นต้องทำ แต่ KPI บางอย่างที่ได้มาจาก AI ที่ดึงมาจากองค์กรอื่น อาจจะไม่มีความจำเป็นที่จะต้องทำในองค์กรของเราดังนั้น จึงทำให้ KPI ที่เกิดจาก Job Description ที่มาจาก AI นั้น มันจะมีทั้งส่วนที่ใช้งานจริงและใช้งานไม่ได้จริง
แก้ปัญหานี้ได้อย่างไรในการนำ Job Description ที่ได้จาก AI มาใช้งาน
แล้วเราจะแก้ปัญหานี้ได้อย่างไรในการนำ Job Description ที่ได้จาก AI มาใช้งาน และปรับใช้ให้เหมาะสมตามความเป็นจริง ตามสถานการณ์หน้างาน และทำให้ได้คนที่เราต้องการอย่างแท้จริง
1 ต้องใช้ทีมงานของบริษัทมาพิจารณากลั่นกรอง Job Description ที่ถูกร่างโดย AI ขึ้นมาก่อน แล้วมาพิจารณาว่าสิ่งใดควรจะต้องปรับเปลี่ยน ปรับออก เพิ่มเติม หรือแก้ไขให้ถูกต้องกับความต้องการขององค์กรอย่างแท้จริง และเหมาะสมกับการใช้งานขององค์กรเราอย่างแท้จริง เราไม่สามารถใช้ทุกสิ่งทุกอย่างที่ AI นำเสนอมานั้น เอามาใช้งานอย่างตรงไปตรงมา โดยที่ไม่ผ่านการกลั่นกรอง หรือแก้ไขได้เลย เพราะจะทำให้เกิดการนำไปสู่ความผิดพลาดในการใช้งานจริง
2 ต้องให้ทีมงานนำ Job Description ที่เกิดจากการเขียนโดย AI มาพิจารณาปรับใช้ให้ตรงกับวัฒนธรรมองค์กรของเราเนื่องจาก สิ่งนี้เป็นสิ่งที่สำคัญ Job Description ที่ดี จะต้องตอบสนองความต้องการขององค์กร ในการแก้ปัญหาหลักของการทำงาน แต่ในขณะเดียวกัน ก็ต้องสอดคล้องกับวัฒนธรรมขององค์กร เพราะ Job Description จะกำหนดคุณสมบัติของพนักงาน รวมอยู่ใน Job Description ด้วย ซึ่งคุณสมบัติเหล่านั้น ถ้าหากไม่สามารถเดินไปในทิศทางเดียวกันกับวัฒนธรรมองค์กรได้แล้ว จะทำให้เรา ได้คนที่ไม่เหมาะสมกับองค์กรของเรา แม้จะมีความสามารถ แต่อาจจะอยู่กับเราได้ไม่นาน เพราะ มีปัญหาเรื่องวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่สอดคล้องกับบุคลิกหรือความต้องการของพนักงานที่มาสมัครงาน
บทความที่น่าสนใจเพิ่มเติม
https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/10525629241294075
บทความเกี่ยวกับการใช้ Ai เพิ่มเติม
