Business Analyst ทำอะไร? คนที่ต้องเข้าใจทั้ง “ปัญหาธุรกิจ” และ “ข้อมูล” ก่อนเสนอทางแก้

ก่อนจะรู้ว่า Business Analyst ต้องทำอะไรบ้าง เราต้องมาตีความก่อนว่าแต่ละคำ หมายความว่ายังไง

Business คือธุรกิจ ซึ่งประกอบไปด้วยหลายสิ่งหลายอย่าง แต่เป้าหมาย ก็คือการเติบโตและการทำกำไรอย่างมั่นคงและยั่งยืน 

Analysis คือการวิเคราะห์ ในสิ่งที่เกิดขึ้นในข้อมูลที่มีอยู่ เพื่อนำไปสู่แนวทางการแก้ไขหรือการพัฒนาให้ดีขึ้น

หน้าที่ของ Business Analyst คือ การวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ทั้งในแง่ที่เป็นข้อมูลเชิงปริมาณ และ ข้อมูลเชิงคุณภาพ เพื่อนำไปสู่แนวทางในการแก้ปัญหาและพัฒนาสิ่งต่างๆให้ดีขึ้น โดยวัดผลลัพธ์ ได้จากการเจริญเติบโตของบริษัทในแง่ของยอดขายและการทำกำไรอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน

4 หน้าที่หลักที่ Business Analyst ต้องทำ

1. วางแผนและกำหนดแนวทางในการเก็บข้อมูลที่เรียกว่า Data ซึ่งข้อมูลส่วนนี้จะแบ่งเป็น 2 ส่วนหลักๆ คือ 1 เรียกว่าเป็น Primary Data คือ ข้อมูลที่เก็บจริงๆในสถานการณ์จริงในเวลาที่ล่าสุด ซึ่งสิ่งเหล่านี้ จะต้องมีการวางแผนตั้งแต่ โครงสร้างของ Data ที่จะเก็บข้อมูลว่า จะต้องเก็บข้อมูลอย่างไร ซึ่งแนวทางในการวางแผนเรื่องของ Data Collecting นั้น ก็จะมีทิศทางมาจาก Vision ที่บริษัท กำลังจะเดินไปแล้ว ย้อนกลับมาเป็น Data Structure ที่ต้องการเก็บข้อมูลที่เป็น Primary Data อย่างถูกต้องและครบถ้วน

นอกจากนี้ ยังมีข้อมูลที่เป็น Secondary Data หรือข้อมูลที่ได้รวบรวมจากที่อื่น เพื่อเป็นแนวทางประกอบหรือสนับสนุน Primary Data หรือ ใช้ในการตรวจสอบย้อนกลับถึงความเป็นไปได้หรือความถูกต้องของ Primary Data ในกรณีที่มีข้อมูลเชื่อมโยงกันได้ หรือสอดคล้องกัน หรืออาจใช้เป็นข้อมูล ที่เป็นแนวทางในการตรวจสอบว่า Primary Data ที่เก็บเข้ามานั้น มีทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่อย่างไร

2. กำหนดแนวทางในการวิเคราะห์ข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ตั้งแต่แรกในวิสัยทัศน์แล้ว ในการจะวิเคราะห์ข้อมูลนั้น ไม่ใช่เรานึกจะวิเคราะห์ข้อมูลตามใจชอบได้ ทุกสิ่งทุกอย่างต้องถูกกำหนดมาตั้งแต่ระดับวิสัยทัศน์ว่า บริษัทต้องการรับรู้ผลการวิเคราะห์อะไรบ้าง เมื่อได้ออกแบบผลลัพธ์ของการวิเคราะห์เรียบร้อยแล้ว จึงจะถอยมาสู่ การกำหนดแนวทางในการวิเคราะห์ข้อมูลว่า จะวิเคราะห์ข้อมูลใดเชิงเดี่ยว หรือ วิเคราะห์ข้อมูลใดเชิงคู่ หรือวิเคราะห์ข้อมูลใดเชิงหลายมิติที่สัมพันธ์กันโดยมีเป้าหมายให้ได้ผลลัพธ์ที่จะไปตอบคำถามที่ถูกกำหนดไว้ในระดับวิสัยทัศน์แล้วว่าต้องการผลลัพธ์อย่างไร ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นตัวควบคุมแนวทางในการวิเคราะห์ข้อมูลให้อยู่ในกรอบตามที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน มิฉะนั้น การวิเคราะห์ข้อมูลไร้ทิศทาง จะทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ออกมานั้น ไม่ได้ประโยชน์อันควร หรือ นำไปใช้ประโยชน์ได้ไม่เต็มที่ และไม่ตอบโจทย์ หรือแก้จุดที่เป็น Pain Point ขององค์กรได้ ทำให้เสียเวลาในการวิเคราะห์ข้อมูล

3. ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์แล้วนั้น จะต้องแปลงมาจาก Data ที่ผ่านเครื่องมือ Tools และ Analysis method  จึงจะนำไปสู่ สิ่งที่เรียกว่า Information ซึ่งสิ่งนี้ คือ สิ่งที่ถูกแปลงมาแล้ว จากข้อมูลดิบ ไปเป็นข้อมูลที่จะใช้ในการวิเคราะห์ทำความเข้าใจ และนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป ในเรื่องของการแก้ปัญหา การพัฒนา และ การออกแบบกลยุทธ์ต่างๆ เพื่อให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ถูกกำหนดไว้ หากมีความผิดพลาดในระบบ ตั้งแต่การเก็บข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ใช้เครื่องมือที่ไม่ถูกต้อง และใช้วิธีการวิเคราะห์ที่ไม่ถูกต้อง ย่อมทำให้ผลลัพธ์ที่เรียกว่า Information นั้น เป็นผลลัพธ์ที่ผิดพลาดในระบบ และเมื่อนำผลลัพธ์นี้ไปใช้ในการวางแผนปรับปรุง แก้ไขเปลี่ยนแปลง หรือ กำหนดนโยบายต่างๆ ในการพัฒนาบริษัทต่อไปนั้น ย่อมทำให้เกิดการหลงทางและในท้ายที่สุด จะไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ดังนั้น สิ่งนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญมาก

4. ตรวจสอบความถูกต้องของผลลัพธ์ที่เรียกว่า Information ก่อนนำไปใช้งานจริง เพราะบางครั้ง Information ที่ได้จากการวิเคราะห์ เป็นสิ่งที่ได้มาจากคณิตศาสตร์ ซึ่งอาจจะมีความผิดพลาดได้ในการนำไปใช้จริง ดังนั้น การตรวจสอบผลที่ออกมาจากการวิเคราะห์แล้วนั้น จึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญอีกขั้นตอนหนึ่ง ที่ต้องใช้ความรู้ความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ ในการประเมินผลรายงานที่ออกมาว่า มีความผิดปกติสิ่งใดซ่อนเร้นอยู่หรือไม่ ไม่ว่าจะโดยใช้ความรู้ที่มีอยู่ หรือใช้ประสบการณ์ หรือใช้ Sense บางอย่างในการอ่าน Information ที่ได้รับมา แล้วสามารถรู้สึกได้ว่า มีบางสิ่งบางอย่างที่มันไม่ชอบมาพากลหรือผิดปกติจากที่มันควรจะเป็น

5 แนวทางนำ Information ไปใช้ให้เกิดประโยชน์จริง

สิ่งที่น่าสนใจ ที่จะนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ ในการปรับกลยุทธ์หรือ การวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ออกมาจากการวิเคราะห์นั้น สามารถจะใช้ในทิศทางใดได้บ้าง

1. วิเคราะห์แบบตรงไปตรงมาในระดับมิติเดียว เช่น การวิเคราะห์เรื่องของค่าเฉลี่ย การวิเคราะห์เรื่องของ Upper Lower Limit เพื่อเห็นว่า ในมิติเดียวของการวิเคราะห์ข้อมูลนั้น อยู่ในช่วงความน่าเชื่อถือ 95% ที่ระดับ ช่วงใด ถึง ช่วงใด ซึ่งจะใช้เป็นแนวทางในการนำไปปรับปรุงให้มีการพัฒนาในการปฏิบัติงานได้ดีขึ้น

2. วิเคราะห์ข้อมูลแบบเชิงสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัวแปร ซึ่งการวิเคราะห์ข้อมูลนี้ จะเป็นการหาความสัมพันธ์ระหว่างปัจจัย 2 ปัจจัย ที่มีความสัมพันธ์กัน เพื่อให้เห็นแนวโน้มของ การส่งเสริมกัน หรือ ขัดแย้งกัน ของ 2 ปัจจัย ในทิศทางของการพัฒนาต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น การพัฒนาของปัจจัยหนึ่ง มีผลจากการพัฒนาของอีกปัจจัยหนึ่งอย่างไร หรือ หมายถึง ยอดขายที่เพิ่มขึ้น มีความสัมพันธ์กับสต๊อกสินค้าอย่างไร ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ จะใช้ในการวิเคราะห์ได้ว่า ระดับสินค้าควรจะมีสต๊อกไว้เพื่อให้มียอดขายอยู่ในจุดที่ดีที่สุด โดยไม่จำเป็นต้องสต๊อกสินค้ามากเกินไป จนเป็นภาระต้นทุน หรือทำให้เกิดปัญหาเรื่องเงินหมุน ก็จะเป็นลักษณะหนึ่งของการนำข้อมูล 2 มิติมาวิเคราะห์ร่วมกัน เพื่อหาจุดที่ดีที่สุด หรือเรียกว่า Optimum Point ในการดำเนินการ หรือบริหารจัดการ สำหรับปัจจัย 2 ปัจจัย ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

3. การวิเคราะห์ข้อมูลในเชิงลักษณะของ 3 ปัจจัยขึ้นไป ซึ่งต้องใช้ความรู้ที่ละเอียดมากขึ้น ในการตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการ หรือ วิธีการที่ใช้ในการวิเคราะห์เบื้องต้น เพื่อให้รู้ว่า วิธีการที่ใช้ในการวิเคราะห์นั้นถูกต้อง และตัวแปรที่นำเข้าไปสู่กระบวนการวิเคราะห์ทุกตัวแปรนั้น มีความสัมพันธ์ หรือ มีความเกี่ยวข้องอย่างแท้จริง เพื่อไม่ให้เกิดการหลงทางในการนำผลลัพธ์ไปใช้ในลักษณะที่ปัจจัยทั้ง 3 ปัจจัยนั้น อาจจะไม่มีความสัมพันธ์กันทุกปัจจัย หรืออาจจะมีบางปัจจัย ที่ไม่มีความสัมพันธ์ จึงทำให้ Information ที่ได้ อาจจะเป็นลักษณะข้อมูลที่ถูกหลอก และเมื่อใช้ทั้ง 3 ปัจจัย ในการไปแก้ปัญหา ย่อมทำให้เกิดความผิดพลาดในการดำเนินงาน เพราะมันมีปัจจัยตัวหนึ่ง ที่อาจจะไม่เกี่ยวข้อง หรือ ไม่มีประโยชน์ แต่ทำให้ผลการวิเคราะห์ผิดพลาด และนำไปใช้ในการวางแผนผิดพลาดได้

4. ลักษณะการเปรียบเทียบ อัตราการเติบโต หรือ ที่เรียกว่า Marginal หมายความว่า เป็นการวิเคราะห์ว่า สิ่งที่เกิดขึ้นจากสถานการณ์หนึ่ง ไปสู่สถานการณ์หนึ่ง มีลักษณะการเพิ่มขึ้นในเชิง มีอัตราเร่ง หรือ มีลักษณะการเพิ่มขึ้นในเชิงมีอัตราการเติบโตแบบปกติ หรือ ลักษณะการเพิ่มขึ้นของเชิงลบแบบถดถอย ยกตัวอย่างเช่น การเพิ่มขึ้นของยอดขาย จะส่งผลให้อัตราการเพิ่มขึ้นของกำไร เป็นลักษณะที่สูงกว่าอัตราการเพิ่มขึ้นของยอดขาย หรือใกล้เคียงกัน หรือ เพิ่มขึ้นในลักษณะที่ช้ากว่า อัตราการเพิ่มขึ้นของยอดขาย ซึ่งหมายความว่า อาจจะนำมาซึ่งความไม่คุ้มค่าในการเพิ่มขึ้นของยอดขาย เพราะอัตราการเพิ่มขึ้นของกำไร น้อยกว่า อัตราการเพิ่มขึ้นของยอดขาย ซึ่งจะเป็นภาระเกี่ยวกับต้นทุน และ การบริหารคลังสินค้าต่างๆ

5. อาจจะมีการวิเคราะห์ในเรื่องของสินค้าต่าง ๆ ว่า สินค้าตัวใด มีการขายดีในช่วงเทศกาลใด หรือในช่วงเดือนใดของปีใด และอัตราการเพิ่มขึ้นของสินค้าในแต่ละปีเป็นอย่างไร หรือ สินค้าใหม่ผ่านไปช่วงเวลาหนึ่งแล้วมีการพัฒนาในเรื่องของยอดขายดีหรือไม่ดีอย่างไร ซึ่งลักษณะนี้ จะเป็นสิ่งหนึ่งที่ Business Analyst จะต้องเป็นคนทำการวิเคราะห์ เพื่อจะได้รู้ว่า จะผลักดันสินค้าตัวไหนต่อไป หรือ สินค้าตัวไหนควรจะเริ่มวางแผนที่จะถอยออก หรือ ชะลอการผลักดัน เพื่อให้ทรัพยากรที่มีอยู่ หรือค่าใช้จ่ายที่มีอยู่นั้น นำไปใช้ในสิ่งที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อให้เกิดกำไรสูงสุด ภายใต้ทรัพยากรที่ใช้ไปน้อยที่สุดที่ต้องลงทุน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ เป็นหน้าที่ของตำแหน่งนี้ ที่จะต้องกำหนดทิศทาง หรือนโยบายให้ Operation ได้เดินต่ออย่างมีทิศทางที่ถูกต้อง

สรุปแล้ว ตำแหน่งนี้คือหัวใจของการขับเคลื่อนธุรกิจด้วยข้อมูล

กล่าวโดยสรุปแล้ว Business Analyst นั้น สามารถจะทำงานได้ในทุกส่วนไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ ยอดขาย เรื่องของการผลิต เรื่องของการเงิน เรื่องของการตลาด เพราะหน้าที่หลักของ Business Analyst คือ การวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆที่เกิดขึ้นทั้งในลักษณะของ เชิงปริมาณ และ เชิงคุณภาพ โดยมีหน้าที่ในการหาความสัมพันธ์ของปัจจัยต่างๆ ทั้ง มิติเดี่ยว หรือ 2 มิติ หรือหลายมิติ เพื่อให้เห็นภาพที่ซ่อนอยู่ภายใต้ข้อมูลเบื้องต้น Data ที่มีอยู่ และเลือกใช้วิธีการถูกต้องในการวิเคราะห์ข้อมูล และเครื่องมือที่ถูกต้อง เพื่อให้ได้ Information ที่ถูกต้อง แม่นยำ ใช้งานได้ จนนำไปสู่การวางแผนขององค์กร ในการพัฒนา ปรับปรุง หรือ แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ให้ตอบโจทย์วิสัยทัศน์ที่วางไว้แล้วทุกอย่าง จะได้มีทิศทางที่ถูกต้อง ไปสู่เป้าหมายที่ต้องการอย่างแท้จริง

บทความที่น่าสนใจเพิ่มเติม
https://www.bridging-the-gap.com/business-analyst-role/

ติดตามบทความอื่น ๆ ได้ที่ บทความจาก OrchidJobs
https://orchidjobs.com/article-2/